حسابداری کنتاکی

نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند

طبق قوانین اصلاح‌شده کنتاکی، بخش ۳۹.۷۲۰ مربوط به ثبت سوابق، هر فروشنده، هر خرده‌فروش و هر شخصی که در کنتاکی اموال شخصی ملموس، اموال دیجیتال یا خدمات مشمول مالیات را ذخیره، استفاده یا به هر نحوی مصرف می‌کند، ملزم به نگهداری این سوابق، رسیدها، فاکتورها و سایر مدارک مربوطه به شکلی است که وزارت درآمد ممکن است لازم بداند. منبع: مجلس قانونگذاری کنتاکی، https://apps.legislature.ky.gov/Law/statutes/statute.aspx?id=49181

برای فروش معاف از مالیات، خرده‌فروش باید سابقه‌ای از گواهی معافیت مربوطه، سایر اسناد مورد نیاز یا عناصر داده‌ای مربوطه را نگهداری کند تا بتواند از درآمد ناخالص در اظهارنامه مالیات فروش و مصرف کسر کند. بار اثبات این موضوع بر عهده فروشنده است که چرا از مشتری مالیات دریافت نشده است. منبع: اداره درآمد کنتاکی، حقایق مالیات فروش، https://revenue.ky.gov/DOR%20Training%20Materials/Sales%20Tax%20Facts%202011%20-%20Jun.pdf

چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند

ایالت کنتاکی مالیات فروش و مالیات استفاده با نرخ ایالتی ۶ درصد دارد. کنتاکی مالیات فروش محلی عمومی را در سطح ایالت اعمال نمی‌کند، اگرچه مالیات‌های محلی خاصی مانند مالیات اتاق‌های موقت، مالیات رستوران‌ها در برخی شهرها و سایر عوارض محلی مجاز برای اهداف خاص را اعمال می‌کند. بنابراین، حسابداری برای اقامتگاه‌ها و رستوران‌ها باید علاوه بر ۶ درصد ایالتی، مالیات محلی در آن شهر یا شهرستان را نیز بررسی کند.

کنتاکی همچنین مالیات بر درآمد افراد و شرکت‌ها، مالیات بر شرکت‌های با مسئولیت محدود، مالیات کسر از حقوق کارفرما، و مالیات‌های غیرمستقیم و ارائه‌دهندگان خدمات درمانی از جمله مالیات ارائه‌دهندگان خدمات درمانی برای برخی از ارائه‌دهندگان خدمات، مالیات بر قطع زغال سنگ و مالیات بر سوخت موتور دارد. هیچ مالیات ناخالص ایالتی وجود ندارد، اگرچه مالیات شرکت‌های با مسئولیت محدود با توجه به درآمد ناخالص یا سود ناخالص محاسبه می‌شود، که باعث می‌شود سوابق درآمد ناخالص برای شرکت‌های مشمول آن مالیات مهم باشد.

سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما

گزارش استخدام جدید. کارفرمایان کنتاکی، استخدام‌های جدید و استخدام‌های مجدد را ظرف 20 روز از تاریخ استخدام از طریق مرکز گزارش استخدام جدید کنتاکی گزارش می‌دهند. دوره 20 روزه در دستورالعمل‌های مرکز گزارش‌دهی که در گزارش ثانویه فرم خلاصه شده است، ذکر شده است و با چارچوب فدرال سازگار است.

بیمه بیکاری. کارفرمایان در دفتر بیمه بیکاری کنتاکی ثبت نام می‌کنند، گزارش‌های دستمزد و حق بیمه فصلی را ارائه می‌دهند و حق بیمه‌ها را پرداخت می‌کنند. کارفرمایان همچنین برای کسر مالیات در وزارت دارایی ثبت نام می‌کنند. سوابق حقوق و دستمزد باید دستمزدها را به تفکیک فصل، کسر مالیات و مبالغ پرداختی را پشتیبانی کند.

چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟

مالیات ارائه دهندگان خدمات درمانی. بیمارستان‌ها، مراکز پرستاری و برخی دیگر از ارائه دهندگان خدمات درمانی که مشمول مالیات ارائه دهندگان خدمات درمانی هستند، باید سوابق سرشماری، درآمد و خدمات خود را که از اظهارنامه مالیاتی ارائه دهندگان خدمات درمانی پشتیبانی می‌کند، محدود به ارائه دهندگان خدمات درمانی مشمول مالیات، نگهداری کنند.

پذیرش و مهمانداری. هزینه‌های پذیرش عمومی در کنتاکی مشمول مالیات است و سوابق مالیات موقت اتاق باید توسط اپراتورهای اقامتگاه برای حوزه مالیاتی محلی و همچنین برای مالیات فروش ایالتی بر هزینه اتاق در صورت لزوم نگهداری شود.

حسابداری در عمل

موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.

یک خرده‌فروش در کنتاکی تجهیزاتی را به تولیدکننده‌ای می‌فروشد که ادعای معافیت دارد. این خرده‌فروش گواهی معافیت و فاکتور را حداقل به مدت چهار سال از زمان ثبت سوابق نگه می‌دارد و بدون آن پرونده، مبلغ فروش را از درآمد ناخالص در اظهارنامه خود کسر نمی‌کند.

یک رستوران در لوییویل گزارش‌های فروش روزانه‌ای را نگهداری می‌کند که در آن‌ها فروش در رستوران، مالیات رستوران محلی (در صورت وجود) و مالیات فروش ایالتی از هم تفکیک شده‌اند، بنابراین اظهارنامه مالیات فروش ماهانه و سوابق درآمد ناخالص آن برای مالیات نهادی با هم مطابقت دارند.

اثبات معافیت و سوابق مالیاتی اشخاص حقوقی

معافیت تولیدکننده می‌تواند بر دریافت مالیات فروش توسط فروشنده تأثیر بگذارد، اما فاکتور و اسناد معافیت همچنان باید مرتبط باشند. به‌طور جداگانه، کسب‌وکارهای مشمول مالیات بر شرکت‌های با مسئولیت محدود در کنتاکی، علاوه بر گزارش مالیات فروش، به جزئیات درآمد و درآمدهای ناخالص نیز نیاز دارند.

این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در کنتاکی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.

یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای کنتاکی

به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.

برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.

چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم

نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.

شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.