حسابداری کانزاس
خرده‌فروشان کانزاس با حوزه‌های مالیاتی محلی و قوانین خاص اسناد و مدارک برای تراکنش‌های معاف از مالیات سر و کار دارند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، مرتبط می‌کند. جزئیات زیر، سوابقی را که در کانزاس اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
بخش مشروح ۷۹-۳۶۰۹ از قوانین کانزاس، هر شخصی را که در فروش اموال شخصی ملموس در خرده‌فروشی یا ارائه خدمات مشمول مالیات فعالیت می‌کند، ملزم به نگهداری سوابق و دفاتر مربوط به تمام این فروش‌ها، به همراه فاکتورها، بارنامه‌ها، سوابق فروش، کپی صورتحسابهای فروش و سایر اسناد و مدارک مربوطه می‌کند. این سوابق باید در ساعات کاری برای بازرسی توسط مدیر درآمد یا نمایندگان مجاز در دسترس باشند. منبع: متن قانون مجلس قانونگذاری کانزاس، https://kslegislature.com/li_2022/s/statute/079_000_0000_chapter/079_036_0000_article/079_036_0009_section/079_036_0009_k.pdf
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
طبق راهنمای وزارت درآمد برای فروشندگان رویداد، کانزاس مالیات فروش خرده‌فروشان و مالیات استفاده جبرانی دارد. نرخ ایالتی ۶.۵ درصد است و مالیات‌های فروش محلی که توسط شهرها و شهرستان‌ها اعمال می‌شوند، نرخ‌های ترکیبی زیادی و بیش از ۹۰۰ حوزه مالیاتی در سراسر ایالت ایجاد می‌کنند. بنابراین، حسابداری باید کد حوزه قضایی و نرخ محل فروش یا تحویل را ثبت کند. منبع: راهنمای فروشندگان رویداد وزارت درآمد کانزاس، https://www.ksrevenue.gov/pdf/specialevents/SalesTaxEventsGuide.pdf
کانزاس همچنین مالیات بر درآمد افراد و شرکت‌ها، مالیات بر امتیاز موسسات مالی به جای مالیات بر درآمد شرکت‌ها برای آن موسسات، کسر مالیات از کارفرما، مالیات مهمانان موقت در برخی مناطق و مالیات غیرمستقیم بر سوخت، الکل و دخانیات دارد. هیچ مالیات ناخالص ایالتی برای همه مشاغل وجود ندارد.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
گزارش استخدام جدید. قوانین فدرال و ایالتی، کارفرمایان کانزاس را ملزم می‌کند که کارمندان تازه استخدام شده و دوباره استخدام شده را ظرف 20 روز از تاریخ استخدام به فهرست استخدام جدید کانزاس گزارش دهند. استخدام‌های مجدد پس از جدایی 60 روز متوالی یا بیشتر نیز باید گزارش شوند، از جمله معلمان، نیروهای جایگزین و کارگران فصلی که به کار خود بازگشته‌اند. این گزارش شامل نام، آدرس و شماره تأمین اجتماعی کارمند و نام، آدرس و شماره شناسایی فدرال کارفرما می‌شود. منبع: وزارت کار کانزاس، http://www.dol.ks.gov/employers/employer-services/new-hire-reporting
بیمه بیکاری. کارفرمایان در وزارت کار کانزاس ثبت نام می‌کنند، گزارش‌های دستمزد فصلی ارائه می‌دهند و طبق قانون امنیت اشتغال کانزاس، حق بیمه پرداخت می‌کنند. دفاتر حقوق و دستمزد باید دستمزد هر کارمند را به صورت فصلی و مالیات کسر شده ثبت شده در وزارت درآمد را تأیید کنند.
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
کارهای ساختمانی و پروژه‌ای. ایالت کانزاس برای برخی از پروژه‌های ساختمانی و برای مالکان معاف، گواهی معافیت پروژه صادر می‌کند. پیمانکاران باید گواهی، قرارداد و سوابق خرید را به تفکیک پروژه نگه دارند تا مصالح خریداری شده تحت این گواهی فقط در همان پروژه استفاده شود.
فروش‌های موقت و رویدادهای خاص. خرده‌فروشان در رویدادهای ویژه باید ثبت‌نام کنند، گواهی ثبت مالیات فروش را در معرض دید عموم در محل فروش قرار دهند، مالیات را با نرخ صحیح حوزه قضایی جمع‌آوری کنند و در صورت دستور وزارتخانه، با استفاده از فرم‌های رویداد، وجه را پرداخت کنند. منبع: راهنمای فروشندگان رویداد که در بخش مالیات ایالتی لینک آن آمده است.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک فروشنده در نمایشگاهی در شهری متفاوت از فروشگاه خود، اجناس خود را می‌فروشد. فروشنده کد حوزه قضایی و نرخ ترکیبی محل نمایشگاه را بررسی می‌کند، آن نرخ را دریافت می‌کند، گواهی ثبت خود را در غرفه نصب می‌کند و سوابق فروش رویداد و نسخه حواله را برای دوره بازرسی سه ساله نگه می‌دارد.
یک خرده‌فروش فروشی انجام می‌دهد که آن را معاف از مالیات می‌داند اما هیچ گواهی در پرونده ندارد. او ظرف ۹۰ روز پس از فروش، گواهی تکمیل‌شده را دریافت می‌کند و آن را به همراه فاکتور ارائه می‌دهد، بنابراین در صورت درخواست مدیر برای اثبات، معافیت مستند می‌شود.
جزئیات حوزه قضایی و گواهی‌های معافیت
یک فروشنده اهل کانزاس که در رویدادهایی در چندین شهر شرکت می‌کند، نباید بدون بررسی قوانین مربوط به منبع‌یابی، از نرخ فروشگاه محلی خود برای هر تراکنش استفاده کند. گزارش فروش رویداد و سوابق معافیت مربوطه باید همراه با پرونده حسابداری ارسال شود.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در کانزاس مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای کانزاس
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورتحسابهای بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.