حسابداری هاوایی

نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند

هاوایی جدا از قوانین مالیاتی خود، یک قانون حسابداری عمومی واحد برای همه مشاغل خصوصی ندارد. وظایف اجرایی از قوانین مالیات غیرمستقیم و مالیات بر مصرف عمومی، قوانین مالیات بر درآمد و قوانین دستمزد ناشی می‌شود. برای اهداف مالیات غیرمستقیم عمومی، مشاغل باید سوابق درآمد ناخالص و درآمد ناخالص، اسنادی که معافیت‌های ادعا شده را تأیید می‌کنند و سایر دفاتر، سوابق حساب و فاکتورها را به زبان انگلیسی و در داخل ایالت، حداقل به مدت سه سال نگهداری کنند. منبع: اداره مالیات هاوایی، مقدمه‌ای بر مالیات غیرمستقیم عمومی، https://files.hawaii.gov/tax/legal/brochures/GE_brochure-23.pdf

کسب‌وکارها دفتر کل، صورت مغایرت‌های بانکی و اسناد مرجع را برای همه انواع مالیات در کنار هم نگه می‌دارند، زیرا اداره مالیات می‌تواند سوابق مربوط به انواع مالیات را در طول حسابرسی بررسی کند.

چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند

هاوایی مالیات فروش خرده‌فروشی سنتی ندارد. در عوض، یک مالیات غیرمستقیم عمومی، که اغلب GET نامیده می‌شود، بر کسب‌وکارها به دلیل امتیاز انجام کسب‌وکار در ایالت اعمال می‌کند. GET به طور گسترده برای خرده‌فروشی، خدمات، پیمانکاری، اجاره و کمیسیون اعمال می‌شود و مالیاتی بر کسب‌وکار است، نه مالیات فروشی که از مصرف‌کننده به همان شکل قانونی که در اکثر ایالت‌ها وجود دارد، دریافت می‌شود، اگرچه کسب‌وکارها معمولاً هزینه را به طور قابل مشاهده‌ای منتقل می‌کنند. نرخ پایه ایالتی ۴ درصد است و در هونولولو و سایر شهرستان‌هایی که آن را اتخاذ می‌کنند، هزینه اضافی شهرستانی دریافت می‌شود. منبع: بروشور اداره مالیات هاوایی که در بخش ثبت سوابق پیوند داده شده است.

هاوایی همچنین مالیات استفاده بر اموال شخصی ملموس وارد شده برای استفاده در ایالتی که GET در آن پرداخت نشده است، مالیات اقامت موقت بر اقامت کوتاه مدت، و مالیات بر درآمد افراد و شرکت‌ها در ایالت، به علاوه مالیات کسر شده توسط کارفرما بر دستمزدها دارد. هر مالیات نیاز به اظهارنامه مالیاتی و برنامه پشتیبان خود دارد، بنابراین حسابداری باید درآمد ناخالص را بر اساس فعالیت و بر اساس شهرستانی که در آن هزینه اضافی شهرستان اعمال می‌شود، تفکیک کند. این وزارتخانه به یک برنامه GE تکمیل شده با اظهارنامه‌های مالیاتی دوره‌ای و سالانه GET در صورت درخواست معافیت یا کسورات، و تخصیص بر اساس شهرستان در اظهارنامه نیاز دارد.

سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما

گزارش استخدام جدید. کارفرمایان، استخدام‌های جدید را به فهرست ایالتی استخدام‌های جدید که از طریق آژانس اجرای قانون حمایت از کودکان اداره می‌شود، گزارش می‌دهند. چارچوب فدرال و ایالتی که توسط آن آژانس شرح داده شده است، به کارفرمایان تا 20 روز از تاریخ استخدام فرصت می‌دهد تا نام، آدرس و شماره تأمین اجتماعی کارمند و نام، آدرس و شماره شناسایی کارفرمای فدرال را گزارش دهند. منبع: دادستان کل هاوایی، آژانس اجرای قانون حمایت از کودکان، http://ag.hawaii.gov/csea/locate/

بیمه بیکاری. کارفرمایانی که طبق قانون امنیت شغلی هاوایی مسئول هستند، گزارش‌های دستمزد فصلی را ارائه می‌دهند و حق بیمه را به وزارت کار و روابط صنعتی، بخش بیمه بیکاری، پرداخت می‌کنند. بنابراین، حسابداری باید دستمزدها را به تفکیک کارمند و مبالغی را که مشمول پایه دستمزد مشمول مالیات ایالتی برای آن سال هستند، ثبت کند.

درآمد، خرید و اسناد

سوابق دریافتنی را بر اساس مشتری و بر اساس جزیره یا شهرستان نگه دارید، زیرا تخصیص GET بر اساس شهرستان بر بازده تأثیر می‌گذارد، و سوابق پرداختی را نگه دارید که نشان می‌دهد آیا خرید برای فروش مجدد، برای استفاده تجاری مشمول مالیات مصرف یا برای خدمات مشمول مالیات بوده است.

چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟

اقامتگاه‌های موقت و اجاره‌های کوتاه‌مدت. اپراتورهایی که مشمول مالیات اقامتگاه‌های موقت هستند، باید علاوه بر سوابق GET مربوط به همان درآمد اجاره، سوابق رزرو، نرخ و میزان اشغال اقامتگاه را که از مالیات پشتیبانی می‌کنند، نگهداری کنند. حسابداری باید اقامت‌های مشمول مالیات را از اقامت‌های طولانی‌تر که ممکن است با آنها متفاوت رفتار شود، جدا کند.

پیمانکاری. هاوایی، پیمانکاری تحت قانون GET را بسته به ساختار، به صورت عمده‌فروشی یا خرده‌فروشی مالیات می‌دهد و پیمانکاران به سوابقی نیاز دارند که مبلغ قرارداد، مصالح و هرگونه مبلغ پیمانکار فرعی که به عنوان کسر یا اعتبار در صورت مجاز بودن مطالبه شده است را نشان دهد. مستندسازی پرداخت‌ها به پیمانکاران فرعی دارای مجوز اهمیت دارد زیرا مبالغ بی‌اساس می‌توانند به طور کامل مشمول مالیات شوند.

حسابداری در عمل

موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.

یک شرکت نظافتی در هونولولو برای خدمات ماهانه هزینه دریافت می‌کند. این شرکت درآمد ناخالص را بر اساس مشتری و شهرستان ثبت می‌کند، اظهارنامه‌های مالیاتی GET را به صورت دوره‌ای ارائه می‌دهد، فاکتورها و هرگونه نامه معافیت را برای سه سال یا بیشتر نگه می‌دارد و یک فایل Schedule GE را نگهداری می‌کند که هر کسورات مطالبه شده در اظهارنامه مالیاتی سالانه را توضیح می‌دهد.

یک خرده‌فروش کوچک یک کارمند استخدام می‌کند. او ظرف ۲۰ روز، اطلاعات مربوط به استخدام جدید را گزارش می‌دهد، در زمان استخدام، اطلاعیه کتبی حقوق را ارائه می‌دهد، هر روز پرداخت، صورتحساب حقوق ارائه می‌دهد که شامل حقوق ناخالص، هر کسور و حقوق خالص است و نسخه‌هایی از این صورتحساب‌های حقوق را به مدت شش سال نگهداری می‌کند.

مالیات غیرمستقیم عمومی بر درآمد ناخالص مشاغل

هاوایی نمونه بارزی از این است که چرا حسابداری نمی‌تواند فرض کند که هر ایالت، مالیات بر خرده‌فروشی را به یک روش محاسبه می‌کند. درآمد ناخالص بر اساس فعالیت برای مالیات غیرمستقیم عمومی اهمیت دارد و سوابق پشتیبان برای موارد استثنا یا معافیت باید به تراکنش‌هایی که آنها را ایجاد کرده‌اند، متصل بمانند.

این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در هاوایی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.

یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای هاوایی

به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.

برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.

چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم

نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.

شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.