حسابداری کلرادو
کسب و کارهایی که در سراسر کلرادو فروش دارند، ممکن است مجبور شوند مالیات فروش جمع‌آوری‌شده توسط ایالت را از مالیات‌های اداره‌شده توسط شهرهای محلی متمایز کنند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در کلرادو اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
مالیات‌دهندگان کلرادو باید دفاتر و سوابق کافی برای تعیین مسئولیت مالیات‌های کلرادو که توسط اداره درآمد کلرادو اداره می‌شود، از جمله مالیات بر درآمد، مالیات فروش و مصرف و مالیات کسر شده، را نگهداری کنند. مقررات کلرادو در مورد منبع‌یابی مبتنی بر بازار، این اصل را در یک زمینه مرتبط بیان می‌کند که یک مالیات‌دهنده باید سوابق همزمان را که روش و فرضیات اساسی آن را توضیح می‌دهد، نگه دارد و در صورت درخواست، این سوابق را به اداره ارائه دهد. منبع: مواد مربوط به آیین‌نامه مقررات کلرادو در https://www.sos.state.co.us/CCR/GenerateRulePdf.do?ruleVersionId=8043&fileName=1%20CCR%20201-2
سوابق فروش را با تعیین حوزه مالیاتی ثبت کنید، زیرا کلرادو مالیات‌های فروش و مصرف ایالتی، شهرستانی، شهری و منطقه‌ای ویژه دارد که بسیاری از آنها توسط ایالت جمع‌آوری می‌شوند و برخی از مالیات‌های شهریِ مربوط به قوانین داخلی، توسط خود شهر جمع‌آوری می‌شوند.
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
کلرادو دارای مالیات فروش ایالتی، مالیات بر مصرف، مالیات بر درآمد ایالتی بر افراد و شرکت‌ها و کسر مالیات بر درآمد کلرادو توسط کارفرما است. صفحه مالیات فروش و مصرف وزارت درآمد، ثبت مالیات فروش خرده‌فروشی، از جمله مراحل جدید ثبت الکترونیکی اجباری برای مالیات فروش خرده‌فروشی، مالیات اقامت شهرستانی، مالیات مزایای بازدیدکنندگان و مالیات بازاریابی محلی را که از سال ۲۰۲۶ بر اساس آستانه‌های فروش ناخالص سال قبل آغاز می‌شود، شرح می‌دهد. منبع: وزارت درآمد، بخش مالیات، مالیات فروش و مصرف کلرادو، در https://tax.colorado.gov/sales-use-tax
کلرادو همچنین مالیات بر درآمد حاصل از فروش نفت، گاز، زغال سنگ و مواد معدنی، مالیات ماریجوانا برای مشاغل دارای مجوز ماریجوانا و مالیات غیرمستقیم بر سوخت، الکل و دخانیات دارد. فقط مشاغلی که در این فعالیت‌ها فعالیت می‌کنند، مشمول این مالیات‌ها هستند.
از آنجا که بسیاری از مالیات‌های محلی توسط ایالت جمع‌آوری می‌شوند و برخی از شهرهای ایالت، مالیات خود را دریافت می‌کنند، یک فروشنده در کلرادو به سوابقی نیاز دارد که آدرس تحویل و حوزه قضایی هر فروش را نشان دهد و باید بداند که باید مستقیماً به کدام شهرها مالیات خود را ارائه دهد.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان کلرادو باید استخدام‌های جدید را ظرف 20 روز تقویمی پس از تاریخ استخدام، یا در صورتی که لیست حقوق و دستمزد بعد از دوره 20 روزه باشد، تا اولین لیست حقوق و دستمزد منظم پس از تاریخ استخدام، به فهرست استخدام‌های جدید ایالت گزارش دهند. منبع: وزارت کار و اشتغال کلرادو، چک لیست کارفرمای جدید، در https://cdle.colorado.gov/employers/recruiting-hiring/new-employer-checklist
همین چک لیست، کارفرمایان را ملزم می‌کند که به جز موارد استثنا، بیمه جبران خسارت کارگران را برای کارمندان خود دریافت و حفظ کنند، برای حساب بیمه بیکاری ثبت نام کنند، و گزارش‌های جزئیات دستمزد سه ماهه مورد نیاز را ارائه دهند و حق بیمه بیکاری را از طریق MyUI Employer plus، پورتال آنلاین وزارتخانه که در آن صفحه ذکر شده است، پرداخت کنند.
مدت زمان نگهداری سوابق
دوره‌های محدودیت کلرادو، یک کف نگهداری عملی ارائه می‌دهند. طبق آیین‌نامه 39-21-107، قانون مرور زمان در مورد ارزیابی مالیات فروش، استفاده و مالیات بر درآمد، در میان سایر مالیات‌های غیر درآمدی، سه سال از تاریخ ثبت اظهارنامه است، البته با استثنائاتی از جمله انصراف کتبی و تعدیل پیشنهادی به موقع. برای مالیات بر درآمد، این دوره معمولاً دوره ارزیابی فدرال به علاوه یک سال است. منبع: مجموعه قوانین کلرادو در https://www.sos.state.co.us/CCR/GenerateRulePdf.do?ruleVersionId=5443
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
تولیدکنندگان مالیات بر سنوات، سوابق تولید و حجم کار را نگهداری می‌کنند. پیمانکاران ساختمانی در کلرادو، رویه مالیاتی فروش و مصرف خاصی برای مصالح ساختمانی دارند و سوابق قراردادها و مصالح را بر اساس شغل نگهداری می‌کنند. مشاغل اقامتی، سوابق مالیات‌های اقامتی شهرستانی و مالیات‌های بازاریابی محلی جمع‌آوری‌شده توسط ایالت را، همانطور که در صفحه مالیات فروش وزارتخانه در بخش مالیات ایالتی ذکر شده است، نگهداری می‌کنند.
کارفرمایان کلرادو در حوزه مراقبت‌های بهداشتی و سایر مراکز دارای مجوز، علاوه بر سوابق مالیاتی و حقوق و دستمزد، از قوانین ثبت سوابق هیئت صدور مجوز خود نیز پیروی می‌کنند. در منابع بررسی شده، هیچ قانون کلی حسابداری مراقبت‌های بهداشتی برای همه ارائه دهندگان خدمات درمانی یافت نشد.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک فروشنده آنلاین در کلرادو سفارش‌ها را به مشتریانی در چندین شهر ارسال می‌کند. سیستم سفارش آن، آدرس تحویل هر سفارش را ذخیره می‌کند، زیرا مالیات‌های محلی جمع‌آوری‌شده توسط ایالت و هرگونه مالیات شهری که خود شخص دریافت می‌کند، به محل تحویل کالا بستگی دارد، نه فقط به محل قرارگیری فروشنده.
یک کارفرمای اهل دنور یک تکنسین استخدام می‌کند، استخدام را ظرف 20 روز تقویمی گزارش می‌دهد و کدهای حقوق و دستمزد را برای کسر مالیات کلرادو، دستمزد بیکاری و حق بیمه FAMLI تنظیم می‌کند، بنابراین گزارش دستمزد بیکاری فصلی، گزارش دستمزد FAMLI و اظهارنامه کسر مالیات، همگی می‌توانند از یک دفتر ثبت حقوق و دستمزد با مجموع‌های جداگانه تهیه شوند.
شهرهای تحت حاکمیت خانگی و حسابداری حقوق و دستمزد مرخصی با حقوق
برای فروشندگان کلرادو، ثبت آدرس صرفاً یک وظیفه حمل و نقل نیست. همچنین می‌تواند تعیین کند که کدام سیستم مالیاتی محلی اعمال می‌شود. سوابق حقوق و دستمزد نیز از کدهای جداگانه‌ای برای بیکاری، کسر مالیات و مرخصی با حقوق بهره‌مند می‌شوند، زیرا این مانده‌ها نشان‌دهنده تعهدات متفاوتی هستند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در کلرادو مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای کلرادو
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.