حسابداری کالیفرنیا
کسب و کارهای کالیفرنیا اغلب به دفاتر و اسناد پشتیبان جداگانه برای مالیات فروش، گزارش حقوق و دستمزد کارفرما و مالیات بر درآمد یا حق امتیاز نیاز دارند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در کالیفرنیا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
کارفرمایان کالیفرنیا باید برای حساب مالیات بر حقوق و دستمزد کارفرما در اداره توسعه اشتغال، به نام EDD، ثبت نام کنند، دستمزدها و کسورات را گزارش دهند، بیمه بیکاری و مالیات آموزش شغلی را پرداخت کنند، در صورت لزوم بیمه معلولیت ایالتی و مالیات بر درآمد شخصی را کسر و ارسال کنند و کارمندان جدید و در موارد خاص، پیمانکاران مستقل را گزارش دهند. منبع: EDD، آیا من ملزم به ثبت نام به عنوان کارفرما هستم، در https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
کالیفرنیا دارای مالیات فروش و مالیات مصرف است که توسط CDTFA اداره می‌شود، مالیات بر درآمد شخصی و مالیات حق امتیاز شرکت‌ها و مالیات بر درآمد شرکت‌ها که توسط FTB اداره می‌شود، و مالیات حقوق و دستمزد کارفرمایان که توسط EDD اداره می‌شود، یعنی بیمه بیکاری، مالیات آموزش شغلی، بیمه معلولیت ایالتی و کسر مالیات بر درآمد شخصی. مالیات فروش و مصرف منطقه‌ای، نرخ‌های محلی را بر اساس منطقه اضافه می‌کند، بنابراین سوابق فروش به محل فروش یا تحویل نیاز دارند.
کالیفرنیا همچنین مالیات‌ها و هزینه‌هایی را برای صنایع خاص که توسط CDTFA و سایر آژانس‌ها اداره می‌شوند، از جمله مالیات بر حشیش، مالیات بر سوخت، مالیات بر الکل و دخانیات، و زباله‌های خطرناک و سایر برنامه‌های هزینه‌ای، وضع کرده است. فقط مشاغلی که در این برنامه‌ها قرار دارند، مشمول این مالیات‌ها هستند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان کالیفرنیا باید کارمندان تازه استخدام شده را ظرف 20 روز تقویمی از تاریخ شروع کار، که اولین روزی است که خدمات مربوط به دستمزد انجام شده است، به اداره ثبت کارمندان جدید گزارش دهند. استخدام مجدد پس از جدایی حداقل 60 روز متوالی نیز باید ظرف 20 روز تقویمی گزارش شود. کارفرمایانی که به صورت الکترونیکی از طریق خدمات الکترونیکی برای کسب و کار گزارش می‌دهند، دو گزارش ماهانه را که حداقل 12 روز و حداکثر 16 روز فاصله داشته باشند، ارائه می‌دهند. اطلاعات مورد نیاز کارفرما شامل شماره حساب مالیات حقوق و دستمزد هشت رقمی کارفرما EDD، شماره شناسایی کارفرمای فدرال، نام و آدرس کسب و کار و اطلاعات تماس است. اطلاعات مورد نیاز کارمند شامل نام، شماره تأمین اجتماعی، آدرس منزل و تاریخ شروع به کار است. منبع: EDD، اداره ثبت کارمندان جدید کالیفرنیا، در https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting
کارفرمایان کالیفرنیا همچنین باید در موارد مشخص شده، پیمانکاران مستقل را ظرف 20 روز تقویمی با استفاده از گزارش پیمانکار مستقل، فرم DE 542 گزارش دهند، که در آن کسب و کار ملزم به ارائه فرم فدرال 1099-NEC یا 1099-MISC برای خدمات، پرداخت‌ها یا قراردادهای 600 دلار یا بیشتر است و پیمانکار یک فرد، مالک انحصاری یا شرکت با مسئولیت محدود تک عضوی است. منبع: EDD، منابع کارفرمای جدید، در https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer
مدت زمان نگهداری سوابق
برای مودیان مالیاتی که گزارش‌های ترکیبی ارائه می‌دهند، طبق آیین‌نامه نگهداری سوابق FTB، سوابق یک ساله باید برای مدت طولانی‌تری که مالیات بر حق امتیاز یا مالیات بر درآمد مشمول تعدیل است، نگهداری شود و نباید بیش از هشت سال از تاریخ سررسید یا تاریخ سررسید تمدید شده اظهارنامه، یا دوره‌ای که اعتراض، تجدیدنظرخواهی یا دادخواست بازپرداخت در حال بررسی است، باشد. مودی مالیاتی برای مسائلی که مورد اختلاف نیستند، نیازی به نگهداری سوابق بیش از هشت سال ندارد. منبع: FTB، دفترچه راهنمای Waters Edge، فصل ۱۹، در https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf این قانون هشت ساله در اینجا فقط برای آن زمینه گزارش ترکیبی بیان شده است، نه به عنوان یک قاعده کلی برای همه مشاغل کالیفرنیا.
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
کانابیس تجاری، واضح‌ترین نمونه در کالیفرنیا است که شامل قانون هفت سال سابقه در بخش نگهداری، به علاوه پیگیری و ردیابی سوابق موجودی و سوابق مالیاتی کانابیس CDTFA می‌شود. فقط مشاغل دارای مجوز کانابیس مشمول این وظایف هستند.
کارفرمایان ساختمانی کالیفرنیا وظایف تأیید شده‌ای در مورد حقوق و دستمزد در پروژه‌های کارهای عمومی دارند و باید سوابق حقوق و دستمزد را برای آن پروژه‌ها طبق قانون دستمزد حاکم نگهداری و ارائه دهند. این وظیفه در مورد پیمانکاران کارهای عمومی و پیمانکاران فرعی اعمال می‌شود، نه برای همه کارهای ساختمانی.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش کالیفرنیایی کالایی را برای فروش مجدد می‌فروشد. این خرده‌فروش از خریدار گواهی فروش مجدد دریافت می‌کند، گواهی را به همراه فاکتور فروش بایگانی می‌کند و دفتر روزنامه فروش، نوارهای ثبت و فاکتورهای خرید را برای دوره چهار ساله ثبت مالیات فروش که در بخش نگهداری توضیح داده شده است، نگه می‌دارد تا حسابرس بتواند فروش معاف از مالیات را ردیابی کند.
یک کافه در سن دیگو یک باریستا استخدام می‌کند و همچنین یک پیمانکار تعمیرات انفرادی را با دستمزد ۸۰۰ دلار در سال استخدام می‌کند که فرم ۱۰۹۹ برای آن الزامی است. این کافه، باریستا را ظرف ۲۰ روز تقویمی از اولین روز کاری به اداره ثبت کارمندان جدید گزارش می‌دهد و پیمانکار را ظرف ۲۰ روز تقویمی طبق قانون EDD در بخش حقوق و دستمزد، در فرم DE 542 گزارش می‌دهد.
گزارش مالیات فروش و اشتغال منطقه‌ای
یک خرده‌فروش کالیفرنیایی ممکن است یک سپرده کارت خالص دریافت کند که شامل فروش‌های مشمول مالیات، بازپرداخت‌ها و هزینه‌های پردازش متعدد می‌شود. دفاتر باید معاملات ناخالص و اطلاعات حوزه قضایی را به جای در نظر گرفتن سپرده بانکی به عنوان فروش، حفظ کنند. تطبیق حقوق و دستمزد به یک فایل جداگانه نیاز دارد که گزارش‌های دستمزد، پرداخت‌ها و بدهی‌های حقوق و دستمزد را به هم مرتبط کند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در کالیفرنیا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای کالیفرنیا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.