حسابداری آلاباما
فعالیت‌های فروش، استفاده و اجاره می‌توانند مجموعه‌های مختلفی از سوابق را ایجاد کنند، به خصوص زمانی که یک کسب و کار در حوزه‌های مالیاتی محلی فعالیت می‌کند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در آلاباما اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
قانون مالیات آلاباما در عنوان ۴۰ قانون آلاباما، وظایف ثبت سوابق را در رابطه با مالیات گزارش شده اعمال می‌کند. برای مالیات فروش، استفاده و اجاره، یک خرده‌فروش، فروشنده، موجر یا شخصی که در آلاباما تجارت می‌کند، باید سوابق کامل و کافی مورد نیاز وزارت درآمد آلاباما را برای تعیین مالیات بدهی نگه دارد. متن قانون، سوابقی از جمله درآمدهای ناخالص حاصل از فروش یا پرداخت اجاره در آلاباما را فهرست می‌کند، صرف نظر از اینکه فروشنده این رسیدها را مشمول مالیات بداند یا خیر. منبع: آیین‌نامه مالیات فروش و استفاده وزارت درآمد آلاباما، خلاصه قانون ۸۱۰-۲۷-۱-.۷.۰۱ در نتایج جستجو، در https://www.revenue.alabama.gov/ultraviewer/viewer/basic_viewer/index.html?form=2022/08/Sales_Use_Rulebook.pdf
مودیان مالیاتی باید کپی اظهارنامه‌های مالیاتی ثبت‌شده را به عنوان بخشی از سوابق خود نگه دارند و سوابق املاک را تا زمانی که برای محاسبه مبنای اموال لازم باشد، نگه دارند. این عبارت در دستورالعمل‌های اظهارنامه مالیات بر درآمد افراد در آلاباما که توسط وزارت درآمد منتشر شده است، آمده است. منبع: https://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2026/01/25f40bk.pdf
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ایالت آلاباما دارای مالیات فروش ایالتی، مالیات استفاده، مالیات اجاره بر اموال شخصی ملموس طبق قانون ذکر شده در بالا، مالیات بر درآمد افراد، مالیات بر درآمد شرکت‌ها و کسر مالیات کارفرما از مالیات بر درآمد آلاباما است. هر مالیات اظهارنامه مالیاتی مخصوص به خود را دارد، بنابراین حسابداری باید درآمدهای ناخالص، فروش مشمول مالیات و غیرمشمول مالیات، خریدهای مشمول مالیات استفاده و دستمزدهای مشمول کسر مالیات را از هم جدا کند. منابع: آیین‌نامه اداره درآمد آلاباما در بالا، و کتابچه مالیات بر درآمد آلاباما در بالا، که در مورد مالیات بر درآمد افراد، اظهارنامه‌های کسر مالیات، اظهارنامه‌های مالیات فروش و ثبت فرم W-2 بحث می‌کند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
همه کارفرمایان آلاباما باید هر کارمند تازه استخدام شده یا فراخوانده شده را ظرف هفت روز از تاریخ استخدام یا استخدام مجدد به وزارت کار آلاباما گزارش دهند. کارفرمایانی که به صورت الکترونیکی گزارش می‌دهند می‌توانند دو بار در ماه، با فاصله حداقل ۱۲ روز و حداکثر ۱۶ روز، گزارش دهند. کارفرمایانی که پنج کارمند یا بیشتر دارند باید از طریق سیستم اینترنتی گزارش دهند. داده‌های مورد نیاز شامل نام، آدرس و شماره تأمین اجتماعی کارمند، اولین روز کاری، اینکه آیا فرد تازه استخدام شده یا فراخوانده شده است، و شماره شناسایی کارفرمای فدرال، نام و آدرس کارفرما است. همانطور که در صفحه آژانس ذکر شده است، عدم گزارش ممکن است برای هر تخلف تا ۲۵ دلار جریمه شود. منبع: وزارت کار آلاباما، استخدام جدید آلاباما، در https://adol.alabama.gov/employers/alabama-new-hire/
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
مشاغل موجود در صنایع تحت نظارت آلاباما، از جمله فروشندگان وسایل نقلیه موتوری و دفاتر صدور مجوز برای اسناد خودرو، مؤسسات مالی و مشاغل مشمول مالیات الکل، دخانیات و سوخت موتور در آلاباما، وظایف ثبت سوابق اضافی تحت رژیم‌های صدور مجوز خود دارند. یادداشت نگهداری سند خودرو که در نتایج جستجو یافت شد، خطاب به مقامات صدور مجوز بود، نه مشاغل عمومی، بنابراین در اینجا تعمیم داده نمی‌شود. منبع: یادداشت وزارت درآمد آلاباما در http://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2017/05/Memo_2016-23_Record_Retention_Requirements-1.pdf
کارفرمایان در صنایع ساختمانی و سایر صنایعی که کارگرانی را استخدام می‌کنند که تحت پوشش قوانین بیکاری و جبران خسارت کارگران آلاباما هستند، باید علاوه بر سوابق مالیاتی، سوابق حقوق و دستمزد و سوابق مربوط به آسیب‌دیدگی مورد نیاز این برنامه‌ها را نیز نگهداری کنند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش کوچک در آلاباما فروشی انجام می‌دهد، مالیات فروش را جمع‌آوری می‌کند و بعداً تجهیزاتی را از یک فروشنده خارج از ایالت که مالیاتی دریافت نکرده است، خریداری می‌کند. دفاتر این فروشگاه به یک دفتر روزنامه فروش نیاز دارند که درآمد ناخالص معامله اول و یک سابقه خرید که هزینه تجهیزات معامله دوم را نشان می‌دهد، در آن ثبت شود، بنابراین اظهارنامه فروش و هرگونه اظهارنامه مالیات بر مصرف می‌توانند هر دو از یک سوابق تهیه شوند.
یک کافه روز دوشنبه یک آشپز استخدام می‌کند. صاحب کافه ظرف هفت روز، استخدام جدید را به وزارت کار گزارش می‌دهد، یک پرونده حقوق و دستمزد با تاریخ شروع به کار و شماره تأمین اجتماعی تنظیم می‌کند و گزارش دستمزد بیکاری فصلی و اظهارنامه مالیاتی را از همان فهرست حقوق و دستمزد ثبت می‌کند، بنابراین هر سه گزارش با هم مطابقت دارند.
معاملات اجاره و شکاف بین مالیات فروش ایالتی و محلی
کسب‌وکاری که هم تجهیزات را اجاره می‌دهد و هم می‌فروشد، نمی‌تواند فرض کند که شرح رسید یکسانی به هر دو دسته درآمد تعلق دارد. دفتر کل ماهانه باید رسیدهای اجاره را جداگانه شناسایی کند، توافق‌نامه‌های مربوطه را حفظ کند و فعالیت فروش را به حوزه قضایی که در آن رخ داده است، مرتبط نگه دارد.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در آلاباما مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت کسب‌وکار بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای آلاباما
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.