قبل از پایان ماه، صورتحسابهای پرداخت نشده را بررسی کنید
بله، قبل از پایان ماه، صورتحسابهای پرداخت نشده تأمین‌کنندگان را بررسی کنید تا تأیید کنید که چه مقدار بدهی باقی مانده است و آیا پرداخت‌های ثبت شده با صورتحساب‌ها مطابقت دارند یا خیر. این بررسی از برنامه‌ریزی نقدی پشتیبانی می‌کند و می‌تواند بر گزارش‌های تعهدی تأثیر بگذارد. کسب‌وکاری که از گزارشگری نقدی استفاده می‌کند، از یک برنامه دقیق برای تعهدات آتی نیز بهره‌مند می‌شود.
بررسی کنید که آیا هر صورتحساب باز معتبر است یا خیر
صورتحساب‌ها را با صورتحسابهای تأمین‌کننده، یادداشت‌های اعتباری و فعالیت بانکی مقایسه کنید. به دنبال فاکتورهای تکراری، پرداخت‌های وارد شده بدون تطابق صورتحساب و مانده‌های قدیمی بدون توضیح باشید. تأیید کنید که خدمات یا کالاها دریافت شده‌اند و مبالغ مورد اختلاف را جداگانه شناسایی کنید، نه اینکه بی‌سروصدا آنها را حذف کنید.
صورتحساب را از پرداخت آن متمایز کنید
اگر یک صورتحساب ۹۵۰ دلاری برای تأمین‌کننده وارد شده باشد و برداشت بعدی از حساب بانکی به عنوان هزینه دیگری اضافه شده باشد، تأمین‌کننده همچنان می‌تواند پرداخت نشده به نظر برسد در حالی که هزینه‌ها بیش از حد واقعی گزارش شده‌اند. تطبیق یا ثبت صحیح پرداخت، این رابطه را حل می‌کند. اصلاح خاص به نحوه ایجاد ورودی‌های اولیه و اینکه آیا دوره از قبل تطبیق داده شده است یا خیر، بستگی دارد.
فهرست تعهدات پشتیبانی‌شده را به اشتراک بگذارید
تاریخ‌های سررسید، پرداخت‌های برنامه‌ریزی‌شده و هرگونه اعتبار مورد انتظار ماه آینده را ثبت کنید. صورتحساب‌ها را نزدیک به تاریخ بسته شدن با استفاده از روش حسابداری ثابت کسب‌وکار بررسی کنید، و سوالات مربوط به زمان‌بندی غیرمعمول را به متخصص مالیات ارجاع دهید. گزارش صورتحساب باز را با بسته شدن ماهانه ذخیره کنید تا بررسی‌کنندگان آینده بتوانند مانده را درک کنند. Paper Trail می‌تواند این بررسی را به عنوان بخشی از حفظ سوابق تأمین‌کنندگان قابل اعتماد و دفاتر ماهانه سازماندهی کند.