تطبیق حساب هر کارت اعتباری تجاری
بله، هر حساب کارت اعتباری تجاری که موجودی یا فعالیت دارد باید با صورتحساب آن تطبیق داده شود. تطبیق حساب بانکی به تنهایی، پرداخت‌های انجام شده از بانک را تأیید می‌کند، اما ثابت نمی‌کند که خریدهای تک تک کارت‌ها، بازپرداخت‌ها، کارمزدها و بدهی باقیمانده کارت صحیح است.
ساختار حساب کاربری مناسب را بررسی کنید
برخی از برنامه‌های کارت ویزیت، یک صورتحساب اصلی برای چندین کارت کارمند ارائه می‌دهند. مشخص کنید که آیا نرم‌افزار، حساب اصلی، کارت‌های جداگانه یا هر دو را ردیابی می‌کند. به گونه‌ای تطبیق دهید که با ساختار صورتحساب صادرکننده مطابقت داشته باشد تا یک فعالیت مشابه در دو حساب شمارش نشود.
شامل کارت‌هایی که تعویض یا بسته شده‌اند
ممکن است کارت جایگزین‌شده هنوز بازپرداخت داشته باشد یا تراکنش‌های آن با تأخیر انجام شده باشد. یک حساب بسته ممکن است موجودی، کارمزد یا پرداخت نهایی را حفظ کند. صورت‌حساب‌ها را نگه دارید و تأیید کنید که فعالیت در طول دوره نهایی ثبت شده است. یک برچسب غیرفعال در نرم‌افزار، تأیید نمی‌کند که موجودی پایانی پشتیبانی می‌شود.
پرداخت‌ها را بدون تکرار هزینه‌ها بررسی کنید
یک پرداخت بانکی ۵۰۰ دلاری، مبلغ بدهی کارت را کاهش می‌دهد؛ خریدهایی که این مانده را ایجاد کرده‌اند، باید از قبل ورودی‌های خود را داشته باشند. هر دو طرف پرداخت را با هم مقایسه کنید و اعتبارات اعمال نشده را بررسی کنید. یک مغایرت‌گیری کامل کارت باید مانده پایان صورتحساب، اقلام زمان‌بندی معوق و هرگونه اختلاف باقیمانده را توضیح دهد. این امر هزینه‌های اعتباری را حتی زمانی که تا یک ماه بعد از بانک پرداخت نمی‌شود، قابل مشاهده نگه می‌دارد.