دسترسی امن به حسابداری: قبل از استخدام یک ارائه دهنده خدمات برون سپاری، چه مواردی را باید تأیید کنید
منتشر شده
استخدام یک حسابدار برون‌سپاری‌شده به معنای ارائه دید کافی به کسی در مورد فعالیت‌های مالی کسب‌وکارتان است. این دید می‌تواند شامل صورتحسابها، سوابق تراکنش‌ها، فاکتورها، اطلاعات مشتری و توضیحات پرداخت‌ها باشد. قبل از انتخاب ارائه‌دهنده، مالک باید دقیقاً بداند که کار به چه دسترسی‌هایی نیاز دارد و به چه دسترسی‌هایی نیاز ندارد.
هدف عملی است. یک ارائه‌دهنده خدمات به اطلاعات کافی برای نگهداری دقیق دفاتر نیاز دارد، در حالی که کسب‌وکار کنترل حساب‌ها، تصمیمات پرداخت و سوابق حساس خود را حفظ می‌کند.
مشاهده فعالیت‌های مالی را از جابجایی پول جدا کنید
خواندن فعالیت بانکی برای حسابداری به معنای مجاز بودن برای انتقال وجه نیست. برخی از موسسات مالی و سیستم‌های حسابداری به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند مجوزهای کاربری مجزایی را اختصاص دهند. در صورت وجود این گزینه‌ها، مالک می‌تواند سطح دسترسی لازم برای سوابق و تطبیق را بدون اعطای اختیارات گسترده اداری یا پرداخت فراهم کند.
قبل از شروع به کار، بپرسید که ارائه‌دهنده برای هر حساب به چه دسترسی‌هایی نیاز دارد و چرا. آپلود صورتحساب بانکی ممکن است برای برخی کارها کافی باشد. سایر گردش‌های کاری مکرر ممکن است از اتصالات حساب امن یا دسترسی خواندن بهره‌مند شوند. انتخاب مناسب به سیستم‌ها، دامنه توافق شده و کنترل‌های موجود موسسه بستگی دارد.
تصور نکنید که یک ارائه‌دهنده خدمات، صرفاً به این دلیل که حساب را تطبیق می‌دهد، باید از حساب بانکی شخصی مالک استفاده کند. اعتبارنامه‌های مشترک، شناسایی اینکه چه کسی به حساب دسترسی داشته و لغو دسترسی به طور کامل پس از پایان رابطه را دشوارتر می‌کند.
تعریف مسئولیت‌های پرداخت و تأیید
پیگیری فاکتور، هماهنگی صورتحساب فروشنده و تأیید پرداخت، خدمات قابل تعویض نیستند. یک حسابدار ممکن است فاکتوری را ثبت کند یا تشخیص دهد که پرداختی سررسید شده است، بدون اینکه مجوز تأیید آن پرداخت را داشته باشد.
بنویسید چه کسی می‌تواند صورتحسابها را ایجاد کند، چه کسی می‌تواند آنها را بررسی کند، چه کسی می‌تواند پرداخت را تأیید کند و چه کسی می‌تواند پول را جابجا کند. اگر دو نفر باید طبق سیاست‌های شرکت، تراکنشی را تأیید کنند، ترتیبات حسابداری نباید به طور تصادفی از این فرآیند عبور کنند.
این امر به ویژه هنگام خرید یک کسب و کار اهمیت دارد حساب‌ها و صورتحساب پشتیبانی در کنار حسابداری. مالک باید تأیید کند که کدام اقدامات مربوط به سوابق اداری است و کدام یک نیاز به مجوز صریح از طرف کسب و کار دارد.
محافظت از اسناد قبل از ارسال
رسیدها، سوابق حقوق و دستمزد، فرم‌های مالیاتی و صورت‌های حساب می‌توانند حاوی اطلاعاتی باشند که نباید از طریق یک لینک عمومی معمولی یا یک رشته ایمیل ناامن به اشتراک گذاشته شوند. کمیسیون تجارت فدرال به مشاغل توصیه می‌کند که فقط آنچه را که نیاز دارند جمع‌آوری کنند، از اطلاعات حساس محافظت کنند و دسترسی را بر اساس مسئولیت‌های کاری مشروع محدود کنند.
بپرسید که اسناد چگونه تحویل داده می‌شوند، چه کسی می‌تواند آنها را مشاهده کند، آیا می‌توان دسترسی را حذف کرد یا خیر، و ارائه‌دهنده چه مدت فایل‌ها را نگه می‌دارد. تأیید کنید که در صورت تغییر ارائه‌دهنده، کسب‌وکار می‌تواند سوابق خود را بازیابی کند.
یک فرآیند شفاف برای اسناد، سردرگمی را نیز کاهش می‌دهد. وقتی آپلودها به یک مکان توافق‌شده ارسال می‌شوند و اسناد مفقود شده ردیابی می‌شوند، هیچ‌کدام از طرفین مجبور نیستند ماه‌ها پیام‌های پراکنده را برای بازسازی یک تراکنش جستجو کنند.
بررسی کاربران نرم‌افزار و برنامه‌های متصل
پلتفرم‌های حسابداری اغلب شامل چندین نقش کاربری، یکپارچه‌سازی و تنظیمات اتوماسیون هستند. آشنایی اولیه با سیستم باید شامل بررسی کاربران واقعی که می‌توانند به داده‌های شرکت دسترسی داشته باشند، مجوزهای اختصاص داده شده به ارائه‌دهنده جدید و هرگونه برنامه متصل که سوابق را تبادل می‌کند، باشد.
اگر اتصال از کار بیفتد، باید کسی مسئول رفع آن باشد. اگر قرارداد ارائه‌دهنده خدمات به پایان برسد، کسب‌وکار به روشی برای لغو دسترسی نیاز دارد، بدون اینکه به‌طور تصادفی ارتباط کارمندان خود را قطع کند یا سوابق مهم را حذف کند.
اینها جزئیات عملیاتی هستند، نه صرفاً ترجیحات فنی. آنها تعیین می‌کنند که آیا شرکت می‌تواند با تغییر ترتیب حسابداری خود، تداوم و کنترل را حفظ کند یا خیر.
بپرسید که اصلاحات و سوالات چگونه تأیید می‌شوند
هر تراکنش غیرمعمولی را نمی‌توان صرفاً بر اساس شرح بانکی، به طور مسئولانه طبقه‌بندی کرد. ارائه‌دهنده خدمات ممکن است از مالک بخواهد که هدف از دریافت وجه را مشخص کند، اصلاحیه را تأیید کند یا رسید مفقود شده را ارائه دهد.
کسب‌وکار باید بداند که این سؤالات چگونه مطرح می‌شوند و پاسخ‌ها چگونه مستند می‌شوند. سوابق حسابداری خوب، نه تنها عدد نهایی وارد شده، بلکه دلیل اتخاذ یک تصمیم مهم را نیز حفظ می‌کنند.
وقتی سوابق ناقص هستند، ارائه‌دهنده خدمات باید به جای ارائه فرضیات به عنوان حقایق مالی تأیید شده، توضیح دهد که چه چیزهایی ناشناخته مانده است.
دسترسی را به بخشی از مکالمه نقل قول تبدیل کنید
قبل از پذیرش یک پیشنهاد حسابداری، تعداد حساب‌ها، فراوانی گزارش‌ها، فرآیند اسناد و الزامات دسترسی را تأیید کنید. پیشنهادی که ارزان به نظر می‌رسد اما به مجوزهای گسترده نیاز دارد یا مسئولیت اصلاحات را نامشخص می‌گذارد، ممکن است ریسک غیرضروری ایجاد کند.
ردپای کاغذی می‌تواند در مورد آن بحث کند حسابداری ماهانه, حسابداری هفتگی, حساب‌ها و صورتحساب، و تعمیر حسابداری خدمات از نظر کار واقعی درخواستی. مالکی که به دنبال پشتیبانی برون‌سپاری شده است، باید بتواند قبل از اجازه دسترسی به سوابق شرکت، مسئولیت‌ها و مرزهای تأیید را درک کند.