حسابداری سررسید گذشته

اولین وظیفه، شناسایی اولین دوره ناتمام و هر حساب تجاری است که در طول آن فعال بوده است. حسابی که شش ماه پیش بسته شده است، اگر در دوره مورد بررسی تراکنش داشته باشد، همچنان اهمیت دارد. پلتفرم‌های پرداخت، کارت‌های اعتباری تجاری و فعالیت وام نیز می‌توانند به توضیح آنچه در حساب جاری اصلی ظاهر می‌شود، کمک کنند.

یک نقشه انباشت، صورت‌حساب‌های مفقود، فعالیت‌های ثبت‌نشده و ورودی‌هایی که وجود دارند اما بررسی نشده‌اند را از هم جدا می‌کند. اینها کارهای متفاوتی هستند و باید در محدوده قابل مشاهده باشند.

مانده حساب بانکی اخیر به خودی خود نمی‌تواند چندین ماه دفترداری ناتمام را توضیح دهد. کارهای جبرانی به یک نقطه شروع قابل اعتماد نیاز دارند، که اغلب آخرین مغایرت‌گیری تکمیل شده یا مانده حساب تهیه شده توسط حسابدار قبلی است. اگر آن نقطه شروع حاوی خطا باشد، ممکن است قبل از اینکه ماه‌های بعد با اطمینان تکمیل شوند، نیاز به توجه داشته باشید.

به همین دلیل است که کار کردن از قدیمی‌ترین دوره مرتبط به جلو اغلب مفیدتر از دسته‌بندی جدیدترین تراکنش‌ها در ابتدا است. در غیر این صورت، خطاهای قبلی می‌توانند در کل انباشتگی ادامه پیدا کنند.

صورت‌های مالی گذشته به شناسایی فعالیت کمک می‌کنند، اما وارد کردن آنها زمانی که برخی تراکنش‌ها از قبل وجود دارند، نیاز به دقت دارد. یک پرداخت دستی وارد شده و یک دانلود بانکی ممکن است رویداد یکسانی را توصیف کنند. به همین ترتیب، یک فاکتور مشتری و پرداخت در ازای آن فاکتور نباید به دو فروش جداگانه تبدیل شوند.

این بررسی، ورودی‌های مرتبط را به هم متصل می‌کند و به دنبال شکاف در توالی می‌گردد. تاریخ‌ها، مبالغ و توضیحات پشتیبان به تشخیص سوابق تکراری واقعی از خریدهای جداگانه‌ای که اتفاقاً مبلغ یکسانی دارند، کمک می‌کند.

مثال روشنگر: یک مشاور آخرین بار دفاتر را در ماه مارس تکمیل کرد و به سوابق تا سپتامبر نیاز دارد. این بررسی ابتدا مانده‌های ماه مارس را تأیید می‌کند، سپس از آوریل تا سپتامبر برای حساب جاری، کارت و پلتفرم پرداخت مربوطه کار می‌کند. رسیدهای مفقود شده به جای اینکه مانع از ادامه هر تراکنش دیگری شوند، به یک لیست متمرکز تبدیل می‌شوند.

سپس مشاور می‌تواند ببیند که کدام ماه‌ها تکمیل شده‌اند، کدام ورودی‌ها نیاز به توضیح دارند و آیا تصمیمی باقی مانده است که به متخصص مالیات مربوط باشد یا خیر. دامنه‌ی این فرآیند یک شروع و یک پایان دارد.

به خاطر سپردن خریدهای قدیمی دشوارتر است و بازیابی برخی از سوابق ممکن است زمان‌بر باشد. این کار باید یک سند غیرقابل دسترس را از معامله‌ای که هرگز رخ نداده است، متمایز کند. نام فروشنده به تنهایی ممکن است هدف تجاری یک پرداخت را توضیح ندهد و یک صورت‌حساب به تنهایی ممکن است همه چیز مورد نیاز برای پشتیبانی مالیاتی را مشخص نکند.

توضیحات مالک می‌تواند به اتصال قطعات پازل کمک کند، اما شواهد گمشده باید قابل مشاهده باقی بمانند. هدف، مجموعه‌ای صادقانه از سوابق با شکاف‌های مستند است، نه گزارشی که به دلیل اختصاص بی‌سروصدای موارد نامشخص به یک دسته، کامل به نظر می‌رسد.

برای اطلاعات ناقص، از یک لیست جستجوی جداگانه استفاده کنید، به همراه تاریخ تراکنش، مبلغ و سند یا توضیح مورد نیاز. پرداختی که در انتظار دریافت رسید است باید از حسابی که کل صورتحساب آن ناقص است، قابل تشخیص باشد.

فعالیت‌های مرتبط را با هم حل کنید. واریز مشتری ممکن است مربوط به فاکتوری باشد که در ماه دیگری وارد شده است، در حالی که پرداخت با کارت ممکن است خریدهای ثبت شده قبلی را تسویه کند. هنگام بازسازی دوره‌های قبلی، این پیوندها را حفظ کنید.

حسابداری مستمر و حسابداری جبرانی ریتم‌های متفاوتی دارند. در حالی که دوره‌های زمانی گذشته بررسی می‌شوند، ذخیره رسیدهای جدید و حفظ دسترسی به حساب جاری می‌تواند فعالیت‌های جدید را سازماندهی کند. این به توافق در مورد اینکه کدام شخص در حال ثبت تراکنش‌های جدید و کدام شخص در حال کار بر روی دوره‌های قدیمی‌تر است، کمک می‌کند تا کار آنها با هم تداخل نداشته باشد.

در زمان تحویل، نتایج مورد توافق می‌تواند شامل دفاتر کل به‌روز شده، دوره‌های تطبیقی، گزارش‌های به‌روز شده و خلاصه‌ای از موارد حل نشده باشد. هرگونه تخمین زمانی باید منعکس کننده حجم کار و در دسترس بودن سوابق باشد، نه وعده‌ای که فقط بر اساس تعداد ماه‌ها باشد.

موجودی حساب‌های معوق به ترتیب بررسی می‌شود، زیرا مانده حساب‌های حل نشده از یک ماه قبل می‌تواند به هر ماه بعد منتقل شود. با تکمیل دوره‌ها، سوابق باید مشخص کنند که کدام حساب‌ها تطبیق داده شده‌اند و کدام تراکنش‌ها هنوز نیاز به توضیح دارند. این امر باعث می‌شود پیشرفت بدون ارائه سوابق تاریخی ناقص به عنوان تکمیل شده، قابل مشاهده باشد.