خدمات حسابداری ماهانه

کسب‌وکاری که از طریق فاکتورهای مشتری پرداخت می‌شود، نیازهای متفاوتی برای ثبت سوابق نسبت به کسب‌وکاری دارد که روزانه تسویه حساب با کارت انجام می‌دهد. دامنه ماهانه باید منعکس‌کننده حساب‌ها، کانال‌های پرداخت، حجم تراکنش‌ها و سوابقی باشد که کسب‌وکار واقعاً از آنها استفاده می‌کند. این امر باعث می‌شود کار بدون اضافه کردن جزئیات غیرضروری به یک عملیات ساده، مرتبط باشد.

ماه اول همچنین مانده اولیه را تعیین می‌کند. اگر ماه‌های قبل ناتمام یا غیرقابل اعتماد باشند، ممکن است قبل از اینکه یک روال ماهانه منظم بتواند طبق برنامه عمل کند، نیاز به جبران یا تعمیر باشد.

تراکنش‌ها باید یک بار ثبت شوند، در حساب‌های ثابت قرار گیرند و با اطلاعات کافی برای توضیح هدفشان پشتیبانی شوند. اطلاعات بانکی می‌توانند به ورود فعالیت به سیستم کمک کنند، اما آنها از هر وضعیت تجاری اطلاع ندارند. نقل و انتقالات، وجوه مالک، بازپرداخت‌ها و پرداخت‌های وام نیاز به توجه ویژه دارند زیرا ممکن است با درآمد یا هزینه‌های عادی اشتباه گرفته شوند.

یک فهرست متمرکز از درخواست‌های مالک، به حل فعالیت‌های ناآشنا در حالی که هنوز جدید هستند، کمک می‌کند. هدف، یک گفتگوی قابل مدیریت در مورد استثنائات است، نه اینکه از شما خواسته شود هر ورودی روتین را بررسی کنید.

تطبیق ماهانه، فعالیت ثبت‌شده را با صورت‌حساب‌ها و حساب‌های مربوط به اقلام معوق معتبر مقایسه می‌کند. این کار به آشکار شدن موارد از قلم‌افتاده، واردات تکراری و تغییرات در سوابق تکمیل‌شده قبلی کمک می‌کند. هر حساب بانکی یا کارت اعتباری مربوطه باید جایگاه مشخصی در روال داشته باشد، از جمله حسابی با فعالیت کم.

این فرآیند همچنین باید صورت‌حساب‌های مفقود شده یا مشکلات دسترسی را فوراً علامت‌گذاری کند. گزارشی که بدون ارائه صورت‌حساب کامل صادر می‌شود، ممکن است تا زمان رفع آن شکاف، موقت باقی بماند.

مثال روشنگر: یک استودیوی کوچک از طریق یک پردازشگر، پرداخت‌ها را دریافت می‌کند، اجاره را از طریق چک پرداخت می‌کند و از کارت برای تهیه مایحتاج استفاده می‌کند. بررسی ماهانه، فعالیت پردازشگر را به سپرده‌ها متصل می‌کند، خریدهای کارت را ثبت می‌کند، پرداخت کارت را مطابقت می‌دهد و مانده حساب‌های پایانی را بررسی می‌کند. خریدی که هدف مشخصی ندارد، با مالک مطرح می‌شود.

گزارش‌های حاصل، ماه را بر اساس مبنای حسابداری توافق‌شده نشان می‌دهند. آن‌ها انتقال وجه برای پرداخت کارت را به عنوان مجموعه دوم هزینه‌های تأمین در نظر نمی‌گیرند.

فاکتور پرداخت نشده، سپرده تطبیق داده نشده و رسید مفقود شده قابل تعویض نیستند. پیگیری ماهانه باید مشکل و اطلاعات مورد نیاز برای حل آن را شرح دهد. در مواردی که فاکتور و صورتحساب باز بخشی از محدوده کار است، این سوابق باید به تاریخچه تراکنش‌های مربوطه متصل شوند.

همچنین به توافق در مورد اینکه چه کسی فاکتورها را ایجاد می‌کند، چه کسی پرداخت‌ها را تأیید می‌کند و چه کسی به سوالات حسابداری پاسخ می‌دهد، کمک می‌کند. نگهداری سوابق به طور خودکار شامل مجوز پرداخت، وصول مطالبات، پردازش حقوق و دستمزد یا ثبت مالیات نمی‌شود.

صورت سود و زیان را در کنار ترازنامه و جداول حساب‌های پشتیبان مطالعه کنید. پرداخت مشتری می‌تواند یک حساب دریافتنی موجود را کاهش دهد، در حالی که پرداخت وام می‌تواند هم بر بدهی و هم بر هزینه بهره تأثیر بگذارد. برداشت از بانک به تنهایی این تفاوت‌ها را توضیح نمی‌دهد.

هنگام مقایسه ماه‌ها، از تاریخ اختتامیه و مبنای گزارش یکسان استفاده کنید. نسخه گزارش ارائه شده به مالک را نگه دارید تا تغییرات بعدی را بتوان با اطلاعات بررسی شده قبلی توضیح داد، نه اینکه به حافظه تکیه کنید.

موارد پیگیری را مشخص نگه دارید. رسید کارت مفقود شده، پرداخت مشتری اعمال نشده و اعتبار تأمین‌کننده هر کدام به شواهد متفاوتی نیاز دارند. ثبت نام فرد مسئول و اقدام بعدی، مکالمه ماهانه را مفیدتر از یک درخواست کلی برای بررسی دفاتر می‌کند.

گزارش‌های ماهانه می‌توانند تغییرات در درآمد، هزینه‌های عملیاتی و مانده‌ها را قبل از اینکه توضیح این تغییرات دشوار شود، نشان دهند. یک دوره زمانی و مبنای گزارش‌دهی ثابت، مقایسه‌ها را مفیدتر می‌کند. یک افزایش غیرمعمول باید قبل از اینکه به عنوان یک روند پایدار تلقی شود، به فعالیت پشت آن ردیابی شود.

روال تحویل باید منعکس کننده زمان ارائه صورتجلسات و پاسخ‌های مالک باشد. یک بسته مفید، مشخص می‌کند که چه چیزی تکمیل شده و چه چیزی باز می‌ماند. هدف، ایجاد یک تصویر قابل اعتماد در طول زمان است، به طوری که سوابق برای تصمیمات روزمره و در نهایت تحویل سالانه سازماندهی شوند.

روال ماهانه، وظایف فردی را به یک چرخه گزارش‌دهی متصل می‌کند. تراکنش‌ها جمع‌آوری و دسته‌بندی می‌شوند، فعالیت‌های بانکی و کارتی تطبیق داده می‌شوند، اقلام باز شناسایی می‌شوند و گزارش‌های توافق‌شده از سوابق به‌روز شده تهیه می‌شوند. یک تحویل منظم، مشاهده تغییرات و مواردی که هنوز به ورودی شما نیاز دارند را آسان‌تر می‌کند.

کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ می‌توانند نیازهای حسابداری ماهانه متفاوتی داشته باشند. یک مالک ممکن است برای نگهداری چند حساب به کمک نیاز داشته باشد، در حالی که یک تیم متخصص ممکن است به یک انتقال مداوم بین چندین حساب و سیستم پرداخت نیاز داشته باشد. روال باید مشخص کند که چه کسی هر مجموعه از سوابق را ارائه می‌دهد، چه کسی اصلاحات را تأیید می‌کند و کدام گزارش‌ها مورد نیاز است. حجم تراکنش‌ها و وضعیت سوابق به تعریف کار کمک می‌کند.