خدمات حسابداری برون سپاری شده

برون‌سپاری به این معنی نیست که هر مسئولیت حسابداری به طور خودکار به یک حسابدار منتقل می‌شود. کسب و کار و ارائه دهنده خدمات باید در مورد اینکه کدام حساب‌ها شامل می‌شوند، دوره گزارش‌دهی، نحوه ثبت تراکنش‌ها و چه کسی اسناد پشتیبان را ارائه می‌دهد، توافق کنند. برخی از مالکان به حسابداری ماهانه مداوم نیاز دارند. برخی دیگر نیاز دارند که سوابق معوق قبل از شروع کار منظم شوند. پردازش حقوق و دستمزد، تهیه اظهارنامه مالیاتی، مشاوره حقوقی یا تجزیه و تحلیل مالی پیچیده هرگز نباید در نظر گرفته شود، مگر اینکه سرویس انتخاب شده به طور خاص چنین چیزی را ذکر کند. مسئولیت‌های کتبی واضح، هم مشتری و هم ارائه دهنده خدمات را از کشف انتظارات نامتناسب ماه‌ها بعد محافظت می‌کند.

یک حسابدار خارجی می‌تواند از راه دور کار کند، اما سوابق باید به روشی مجاز و ایمن قابل دسترسی باشند. ممکن است لازم باشد فاکتورها، رسیدها، فعالیت بانکی و توضیحات مربوط به تراکنش‌های غیرمعمول توسط کسب‌وکار ارائه شود. مالک باید روش توافق‌شده برای اشتراک‌گذاری اسناد، نحوه علامت‌گذاری سوابق مفقود شده و زمان پاسخ به سوالات را درک کند. دسترسی ایمن باید به آنچه ارائه‌دهنده برای انجام کار تأیید شده نیاز دارد، محدود شود. پیوست‌های ایمیل با سوابق حساس نباید به عنوان تنها روش ممکن در صورت وجود گردش کار آپلود خصوصی تأیید شده ارائه شوند.

ارزش یک فرآیند حسابداری سازمان‌یافته صرفاً در این نیست که دفتر کل شامل ورودی‌هایی باشد. کسب و کار باید بتواند فعالیت‌های واقعی کسب و کار را از هزینه‌های شخصی تشخیص دهد، موارد معوق را شناسایی کند و بفهمد که چگونه سوابق از صورت‌های مالی آن پشتیبانی می‌کنند. طبقه‌بندی و تطبیق مداوم می‌تواند خطاها یا اطلاعات از دست رفته‌ای را که در غیر این صورت به راحتی قابل چشم‌پوشی هستند، آشکار کند. سازمان امور مالیاتی داخلی توضیح می‌دهد که سوابق قابل اعتماد، صورت‌های مالی و اقلام گزارش شده در اظهارنامه‌های مالیاتی را پشتیبانی می‌کنند. سوابق منبع حتی زمانی که یک ارائه‌دهنده خارجی کار حسابداری مداوم را انجام می‌دهد، همچنان اهمیت دارند.

ممکن است یک حسابدار خارجی هنگام دریافت سند یا مطرح شدن سوال در مورد پرداخت، حضور فیزیکی نداشته باشد. تأخیر در ارتباطات و دسترسی ناقص می‌تواند روند کار را کند کند. کسب و کار همچنان باید گزارش‌ها را بررسی کند و مسئول تصمیمات عملیاتی خود باشد. یک ارائه دهنده خدمات همچنین به مرزهای مشخصی در مورد محرمانگی و دسترسی به حساب نیاز دارد. بنابراین، مفیدترین ترتیب، بر اساس یک ریتم گزارش‌دهی قابل پیش‌بینی و دامنه‌ای است که مشتری آن را درک می‌کند، نه این ادعا که برون‌سپاری هرگونه مسئولیت اداری را از بین می‌برد.

خدمات حسابداری ماهانه و خدمات مرتبط Paper Trail منبع حقیقت برای انتخاب مشتریان است. اطلاعات بسته‌های موجود را بررسی کنید و از تجربه قیمت‌گذاری سفارشی بومی برای شناسایی کار مورد نیاز کسب‌وکار استفاده کنید. یک قیمت حسابداری برون‌سپاری‌شده تأیید نشده جداگانه ایجاد نکنید یا تلویحاً نگویید که هر کار ممکن در یک قرارداد واحد گنجانده شده است.