حسابداری برون‌سپاری شده در مقابل استخدام حسابدار داخلی

وقتی یک کسب‌وکار از صفحات گسترده غیررسمی و کمک‌های گاه‌به‌گاه حسابداری فراتر می‌رود، مالک اغلب به یک تصمیم استخدام نیرو می‌رسد. آیا شرکت باید اولین حسابدار اختصاصی خود را استخدام کند یا باید با یک ارائه‌دهنده خدمات حسابداری خارجی قرارداد ببندد؟

انتخاب‌ها فراتر از مقایسه‌ی قیمت ماهانه با حقوق است. این موضوع تعیین می‌کند که چه کسی دفاتر را نگهداری می‌کند، کسب و کار چگونه بر کار نظارت می‌کند، وقتی فرد مسئول در دسترس نیست چه اتفاقی می‌افتد و چگونه با رشد شرکت، سوابق مالی در دسترس باقی می‌مانند.

با شناسایی وظایفی که واقعاً باید انجام شوند شروع کنید. دسته‌بندی تراکنش‌ها، تطبیق حساب‌ها، ردیابی درآمد و هزینه، ثبت حساب‌های پرداختنی و دریافتی و تهیه صورت‌های مالی، مسئولیت‌های متفاوتی هستند. برخی از شرکت‌ها همچنین به صدور منظم فاکتور، پیگیری پرداخت‌ها یا تجزیه و تحلیل مالی نیاز دارند.

شرح شغل یا پیشنهاد خدمات باید مشخص کند که کدام یک از این وظایف شامل می‌شود، کار چند وقت یکبار انجام می‌شود، کسب و کار باید چه اطلاعاتی را ارائه دهد و گزارش‌ها چه زمانی تحویل داده می‌شوند. اگر یک قرارداد شامل تطبیق هفتگی و دیگری فقط شامل بررسی پایان ماه باشد، آنها پیشنهادهای معادلی نیستند.

یک کسب و کار همچنین باید حسابداری را از خدماتی که نیاز به تخصص تخصصی مالیاتی یا حقوقی دارند، جدا کند. کسی که سوابق دقیقی را نگهداری می‌کند، به طور خودکار به تهیه‌کننده مالیات، حسابرس یا مدیر مالی استراتژیک شرکت تبدیل نمی‌شود.

استخدام یک کارمند می‌تواند جذاب باشد وقتی که حسابداری کاملاً با عملیات روزانه ادغام شده باشد. یک فرد در بین کارکنان می‌تواند به سوالات داخلی فوری رسیدگی کند، کارهای اداری را در بین بخش‌ها هماهنگ کند و مستقیماً با مدیران در هنگام ایجاد فاکتورها و تراکنش‌ها همکاری کند.

این در دسترس بودن با مسئولیت‌های مدیریتی همراه است. کارفرما باید نقش را تعریف کند، بر کیفیت نظارت داشته باشد، غیبت‌ها را پوشش دهد، دسترسی امن را حفظ کند و در صورت استعفای کارمند، برای تداوم همکاری برنامه‌ریزی کند. مالیات حقوق و دستمزد، مزایای کارکنان، هزینه‌های استخدام و آموزش نیز ممکن است بسته به نقش و ترتیب استخدام مرتبط باشند.

سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که طبقه‌بندی کارگر به رابطه واقعی، از جمله کنترل رفتاری، کنترل مالی و نوع رابطه بستگی دارد. یک کسب‌وکار نباید فرض کند که اگر کسی را پیمانکار مستقل بنامد، آن طبقه‌بندی صحیح است.

یک ارائه دهنده خدمات حسابداری برون سپاری شده معمولاً به جای یک کارمند تمام وقت، یک سرویس مشخص ارائه می‌دهد. این قرارداد می‌تواند بدون استخدام شخصی برای نشستن در دفتر، پوشش حسابداری دوره‌ای را برای مالک فراهم کند. همچنین می‌تواند در صورت مشخص بودن توافق نامه خدمات، یک تحویل ساختار یافته و وظایف دوره‌ای مستند را فراهم کند.

اما برون‌سپاری، مسئولیت مالک را در ارائه اطلاعات دقیق، پاسخ به سوالات مربوط به معاملات و بررسی گزارش‌ها از بین نمی‌برد. شرکت همچنان به فردی مجاز برای تأیید تصمیمات، ارائه رسیدهای مفقود شده و توضیح فعالیت‌های غیرمعمول نیاز دارد.

دامنه‌ی فعالیت ارائه‌دهنده مهم است. آیا این توافق‌نامه تمام حساب‌های مالی را پوشش می‌دهد یا فقط حساب‌های منتخب را؟ آیا محدودیت‌های تراکنش ماهانه وجود دارد؟ تراکنش‌های دسته‌بندی نشده چگونه بررسی می‌شوند؟ وقتی سوابق ماه‌ها عقب می‌افتند چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا این سرویس شامل فاکتورها یا هماهنگی صورتحساب‌ها می‌شود یا اینکه این فاکتورها به صورت جداگانه ذکر می‌شوند؟

این سوالات مانع از آن می‌شود که کسب‌وکارها بسته‌ای را بر اساس یک برچسب خریداری کنند، در حالی که فرض می‌کنند شامل کاری است که ارائه‌دهنده هرگز موافقت نکرده انجام دهد.

یک رابطه حسابداری هرگز نباید فقط به حافظه یک نفر وابسته باشد. کسب و کار به مالکیت کامل نرم‌افزار حسابداری، سوابق بانکی، فاکتورها، اسناد پشتیبان و تاریخچه گزارش‌های خود نیاز دارد. باید درک کند که در صورت تغییر ارائه‌دهنده یا کارمند، چگونه می‌توان دسترسی را منتقل کرد.

سابقه‌ی شفاف از دوره‌های تطبیقی ​​و سوالات معوق، ماه آینده را آسان‌تر می‌کند. اگر رابطه پایان یابد، شرکت باید بداند چه سوابقی را دریافت خواهد کرد، چه مواردی ناقص باقی مانده است و کدام تاییدیه‌ها هنوز مورد نیاز هستند.

اداره مالیات آمریکا (IRS) می‌گوید سوابق کسب‌وکار باید از مبالغ گزارش‌شده در اظهارنامه‌های مالیاتی پشتیبانی کنند. این تعهد مستمر متعلق به کسب‌وکار است، صرف‌نظر از اینکه کارمند یا ارائه‌دهنده خارجی دفاتر را نگهداری کرده باشد.

انتخاب درست به فعالیت تراکنش‌های شرکت، تعداد حساب‌ها، تعداد کارکنان داخلی، فوریت سوالات روزمره و اشتیاق برای مدیریت یک کارمند بستگی دارد. برخی سازمان‌ها در کنار یک حسابدار خارجی به یک هماهنگ‌کننده مالی داخلی نیاز دارند. برخی دیگر با یک سرویس برون‌سپاری شده‌ی دوره‌ای و واضح، به خوبی خدمات ارائه می‌دهند.

پیشنهادات Paper Trail حسابداری ماهانه, حسابداری هفتگی، و تعمیر حسابدارییک مشتری بالقوه می‌تواند درخواست قیمت بر اساس حساب‌ها، فعالیت و فراوانی گزارش‌دهی که کسب‌وکار واقعاً به آن نیاز دارد. سوال مفید این نیست که کدام مدل حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد. سوال این است که کدام ترتیب، سوابق قابل اعتمادی را با مسئولیت‌های واضح و کمترین اختلال در کسب‌وکار ارائه می‌دهد.