سازماندهی رسیدها برای ثبت در دفاتر مالیاتی
رسیدهای تجاری زمانی بیشترین کاربرد را دارند که مشخص کنند چه چیزی، چه زمانی، از چه کسی و چرا به کسب و کار تعلق دارد. یک فرآیند رسید منظم، آن سند پشتیبان را به تراکنش ثبت شده، از جمله خریدهای نقدی، متصل می‌کند. نسخه‌های دیجیتال زمانی می‌توانند کار کنند که الزامات ثبت اسناد را برآورده کنند، اما صرفاً گرفتن یک عکس تار تضمین نمی‌کند که سابقه کامل یا قابل دسترسی باشد.
دلیل خرید را ثبت کنید
یک صورت‌حساب بانکی می‌تواند نشان دهد که پول به یک خرده‌فروش رسیده است، اما لزوماً نشان‌دهنده‌ی خرید آن کسب و کار نیست. خرید از یک فروشگاه ابزارآلات می‌تواند شامل مصالح ساختمانی، ابزار، لوازم اداری یا یک وسیله‌ی شخصی باشد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که اسناد پشتیبان به اثبات تراکنش‌ها کمک می‌کنند و اثبات پرداخت به تنهایی حق کسر مالیات را ایجاد نمی‌کند. یک سابقه‌ی عملی باید شامل نام فروشنده، تاریخ، مبلغ و شرح کالا یا خدمات، همراه با زمینه‌ی کافی برای شناسایی هدف کسب و کار باشد.
رسیدها را همزمان با انجام تراکنش‌ها سازماندهی کنید
صبر کردن تا پایان سال، جستجو در ایمیل‌ها، وسایل نقلیه، کشوها و برنامه‌های پرداخت را ایجاد می‌کند. یک روش قابل اعتمادتر، ثبت سند به محض رسیدن و اختصاص آن به یک دسته یا مرجع پروژه مناسب است. روش دقیق می‌تواند متفاوت باشد. برخی از مشاغل از پوشه‌ها بر اساس سال و ماه استفاده می‌کنند، برخی دیگر رسیدها را مستقیماً به نرم‌افزار حسابداری متصل می‌کنند. این سیستم باید برای افرادی که باید آن را نگهداری کنند، سازگار و قابل فهم باشد، نه اینکه آنقدر پیچیده باشد که کارکنان از استفاده از آن اجتناب کنند.
رسیدهای نقدی شایسته توجه ویژه هستند
خریدهای نقدی ممکن است هرگز تراکنش بانکی یا کارت اعتباری ایجاد نکنند که به بازسازی جزئیات در آینده کمک کند. یک کسب و کار باید رسید را نگه دارد و دلیل تجاری آن را فوراً ثبت کند. اگر رسیدی در دسترس نباشد، مالک باید شرایط را طبق راهنمایی مشاور حرفه‌ای خود و قوانین مربوطه مستند کند، نه اینکه یک رسید جایگزین بسازد. نحوه برخورد مالیاتی با یک هزینه، مسئله‌ای جدا از این است که آیا می‌توان خرید را در سوابق حسابداری یافت یا خیر.
نسخه‌های دیجیتال باید خوانا و قابل بازیابی باشند.
سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که سیستم‌های ذخیره‌سازی الکترونیکی برای دفاتر و سوابق مالیاتی باید اطلاعات کامل، دقیق و قابل دسترس را حفظ کنند. فایلی که قابل باز شدن نباشد، برای خواندن خیلی تار باشد یا فاقد جزئیات پشتیبان باشد، ممکن است مفید نباشد. برنامه‌های اسکن می‌توانند به ثبت رسیدهای کاغذی حرارتی قبل از محو شدن آنها کمک کنند، اما صاحبان مشاغل باید تصویر را بررسی کرده و آن را به طور قابل اعتمادی سازماندهی کنند. پشتیبان‌گیری، کنترل دسترسی و یک روش نامگذاری ثابت، از گم شدن اطلاعات جلوگیری می‌کند و به یک کسب و کار کمک می‌کند تا در صورت درخواست سابقه در سال‌ها بعد، به آن پاسخ دهد.
سوابق مربوط به دوره مربوطه را نگه دارید
سوابق مالیاتی مختلف ممکن است الزامات نگهداری متفاوتی داشته باشند. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) دوره‌های محدودیت کلی را ارائه می‌دهد و استثنائاتی را مشخص می‌کند. مشاغل نباید اسناد را صرفاً به دلیل پایان سال تقویمی یا به دلیل اینکه تراکنش قبلاً در نرم‌افزار حسابداری ثبت شده است، از بین ببرند. سوابق مالکیت، دارایی‌ها، اطلاعات حقوق و دستمزد و اقلام مربوط به حسابرسی می‌توانند نیاز به برخورد متفاوتی داشته باشند. یک سیاست نگهداری سوابق باید منعکس کننده دسته بندی مربوطه و توصیه‌های متخصص مالیاتی مربوطه باشد.
سازمان رسید از کتاب‌های قابل استفاده پشتیبانی می‌کند
صفحات موجود حسابداری آماده مالیاتی و حسابداری ماهانه Paper Trail ، گزینه‌های خدمات تأیید شده را شرح می‌دهند. اسناد منبع سازمان‌یافته به قابل فهم ماندن سوابق برای بررسی و تهیه اظهارنامه مالیاتی کمک می‌کنند، اما کار حسابداری Paper Trail نباید به عنوان مشاوره مالیاتی ارائه شود. از بسته‌های موجود یا صفحه انتخاب قیمت بومی برای بحث در مورد پشتیبانی حسابداری مورد نیاز استفاده کنید.