گزارش‌های مالی ماهانه

تهیه گزارش آسان است. مفید بودن آن بستگی به این دارد که آیا تراکنش‌های مربوطه ثبت شده‌اند، دسته‌بندی‌ها بررسی شده‌اند و مانده حساب‌ها تطبیق داده شده‌اند یا خیر. فعالیت‌های از قلم افتاده می‌تواند خلاصه‌ای دقیق از یک ماه ناقص ایجاد کند. گزارش باید روشن کند که آیا یک حساب یا ورودی مهم حل نشده باقی مانده است یا خیر.

دوره و مبنای گزارشگری نیز مهم هستند. یک ماه تقویمی کامل نباید به طور نامحسوس با یک ماه جزئی مقایسه شود و نتایج مبنای نقدی نباید به طور مستقیم با نتایج مبنای تعهدی قابل تعویض تلقی شوند.

گزارش سود و زیان، که صورت سود و زیان نیز نامیده می‌شود، درآمد و هزینه‌ها را برای دوره انتخاب شده خلاصه می‌کند. دسته‌بندی‌های منسجم به نشان دادن اینکه آیا تغییر از فعالیت مشتری، هزینه‌های عملیاتی یا یک رویداد خاص ناشی شده است، کمک می‌کنند. یک جمع کل بزرگ وقتی که بتوان آن را به تراکنش‌های پشت آن ردیابی کرد، اطلاعات بیشتری ارائه می‌دهد.

این گزارش تمام موارد استفاده از پول نقد را به عنوان هزینه نشان نمی‌دهد. پرداخت اصل وام یا انتقال پول بین حساب‌های تجاری، مانده حساب‌ها را به شیوه‌ای متفاوت از پرداخت یک هزینه عملیاتی معمولی تحت تأثیر قرار می‌دهد.

ترازنامه با نشان دادن مانده‌ها در یک مقطع زمانی، گزارش فعالیت ماهانه را تکمیل می‌کند. وجه نقد، مبالغ بدهی مشتریان، بدهی‌های تجاری و حقوق صاحبان سهام، نمونه‌هایی از انواع اطلاعاتی هستند که بسته به نوع کسب و کار و روش حسابداری آن، می‌تواند در بر داشته باشد.

یک مانده حساب بدون توضیح، حتی اگر ماه سودآور بوده باشد، شایسته توجه است. مطالبات قدیمی، مانده کارتی که مطابقت ندارد یا وامی که به اشتباه ثبت شده است، می‌تواند تصویر را غیرقابل اعتمادتر کند. این گزارش نقطه شروعی برای درک این موارد است.

مثال روشنگر: یک کسب و کار در ماه ۴۰۰۰ دلار سود ثبت شده دارد و همچنین ۲۵۰۰ دلار از اصل وام را بازپرداخت می‌کند. بازپرداخت، وجه نقد و مانده وام را کاهش می‌دهد، اما اصل، هزینه عملیاتی دیگری نیست. بنابراین، مانده حساب بانکی صرفاً با سود گزارش شده افزایش نمی‌یابد.

این مثال نشان می‌دهد که چرا یک گزارش نمی‌تواند به هر سوال مالی پاسخ دهد. جابجایی وجه نقد ممکن است شامل معاملات مالک، خرید تجهیزات یا زمان پرداخت نیز باشد. بررسی گزارش‌های مرتبط، زمینه بیشتری را فراهم می‌کند.

مقایسه با ماه قبل یا مدت مشابه سال گذشته می‌تواند تغییرات را برجسته کند، اما این مقایسه نیاز به زمینه دارد. الگوی فروش فصلی، خرید یک‌باره یا پرداخت بیمه سالانه می‌تواند تفاوتی را توضیح دهد که در غیر این صورت ممکن است نگران‌کننده به نظر برسد. اولین وظیفه شناسایی فعالیت است، نه اینکه فرض کنیم هر تغییری یک روند است.

جزئیات گزارش باید در خدمت تصمیماتی باشد که مالک سعی در اتخاذ آنها دارد. تفسیر دسته‌های توضیح داده نشده‌ی زیاد می‌تواند به اندازه‌ی تفسیر یک مجموع کلی و متفرقه دشوار باشد.

مقایسه‌ای را انتخاب کنید که با سوال مطابقت داشته باشد. ماه قبل ممکن است به توضیح یک تغییر اخیر کمک کند، در حالی که همان ماه در یک سال قبل ممکن است زمینه بهتری برای فعالیت فصلی فراهم کند. قبل از تفسیر تفاوت، مبنای حسابداری و تاریخ‌های گزارش‌دهی را ثابت نگه دارید.

یک جابجایی قابل توجه را در سوابق اصلی ردیابی کنید. تغییرات در فاکتورهای پرداخت نشده، صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان یا موجودی کالا می‌تواند تصویر مالی را تحت تأثیر قرار دهد، حتی زمانی که موجودی بانک آشنا به نظر می‌رسد. جابجایی وجه نقد و نتیجه عملیاتی نباید به عنوان توضیحات قابل تعویض در نظر گرفته شوند.

نسخه گزارش مورد بحث با مالک و توضیح کوتاهی از تغییرات اساسی را نگه دارید. اگر اصلاحیه بعدی، دوره قبلی را تغییر می‌دهد، ارقام اصلاح‌شده را مشخص کنید. مقایسه‌ها زمانی که یک ماه شامل اصلاحاتی باشد که نسخه دیگر آن را منعکس نمی‌کند، کمتر مفید خواهند بود.

دامنه رسیدگی باید گزارش‌های موجود، دوره گزارشگری و نحوه ارائه موارد حل نشده را مشخص کند. یک بسته ممکن است شامل گزارش سود و زیان، ترازنامه و جزئیات پشتیبان برای مانده‌های منتخب باشد. صورت جریان وجوه نقد یا تحلیل‌های اضافی فقط زمانی باید گنجانده شوند که مورد توافق قرار گرفته و توسط سوابق پشتیبانی شوند.

اینها گزارش‌های حسابداری هستند، نه یک حسابرسی یا نظر تضمینی. ارزش آنها از ورودی‌های دقیق، تنظیمات ثابت و توضیحات واضح ناشی می‌شود. اگر وام‌دهنده یا گیرنده دیگری به فرمت یا گواهینامه حرفه‌ای خاصی نیاز دارد، این الزام باید قبل از تهیه بسته مورد بحث قرار گیرد.

ردیابی کاغذی می‌تواند تاریخ‌های گزارش‌دهی و مبنای حسابداری را شناسایی کند، موارد حل‌نشده‌ای را که بر تفسیر تأثیر می‌گذارند، یادداشت کند و مجموع‌های غیرمعمول را با سوابق اصلی مرتبط سازد. گزارش‌های ماهانه قابل مقایسه به تشخیص یک الگوی تکرارشونده از یک تراکنش واحد، یک صورتحساب سالانه یا تغییر در زمان پرداخت مشتریان کمک می‌کند. این زمینه، استفاده از ارقام را آسان‌تر می‌کند.

برای کسب‌وکاری با چندین حساب یا یک تیم عملیاتی شلوغ‌تر، تاریخ‌های گزارش‌دهی و نحوه‌ی برخورد با حساب‌ها به‌طور خاص مفید هستند. گزارش‌ها باید از سوابق بررسی‌شده‌ی یکسانی تهیه شوند و موارد مهم حل‌نشده را شناسایی کنند. خروجی توافق‌شده می‌تواند از بررسی مالک یا انتقال به یک رابط مالی داخلی یا حسابدار خارجی پشتیبانی کند، بدون اینکه جزئیات تراکنش پشت سر جمع‌ها از دست برود.