بررسی ماهانه حسابداری

این بررسی باید دوره، گزارش‌های مورد استفاده و اینکه آیا حسابداری مربوطه کامل است یا خیر را مشخص کند. اگر صورت‌حسابی وجود ندارد یا گروهی از معاملات طبقه‌بندی نشده باقی مانده‌اند، بحث باید آن محدودیت را منعکس کند. یک گزارش موقت می‌تواند مفید باشد، اما نباید با یک گزارش ماه کامل اشتباه گرفته شود.

این سرویس با خودِ کارِ تراکنش متفاوت است. بررسی یک گزارش، جایگزین ثبت فعالیت‌های از دست رفته یا تطبیق حسابی که هرگز بررسی نشده است، نمی‌شود.

هر تغییری در یک گزارش نیازی به بحث طولانی ندارد. یک بررسی مفید، تغییراتی را که برای مالک مهم است، مانند افزایش در یک هزینه‌ی تکراری، نوع جدیدی از هزینه یا تغییر در درآمد ثبت شده، جستجو می‌کند. تراکنش‌های مرتبط می‌توانند نشان دهند که آیا این تغییر نشان‌دهنده‌ی فعالیت عادی کسب‌وکار است یا یک خطا.

مالک، زمینه‌ای را فراهم می‌کند که دفتر کل نمی‌تواند از آن مطلع شود. یک رویداد برنامه‌ریزی‌شده، تأخیر در پرداخت مشتری یا خرید یک پروژه جدید می‌تواند الگویی را توضیح دهد که در غیر این صورت غیرمنتظره به نظر می‌رسد.

فاکتورهای پرداخت نشدهمانده حساب‌های تأمین‌کنندگان قدیمی و حساب‌های وام یا کارت می‌توانند مشکلاتی داشته باشند که از سود ماهانه مشخص نیستند. بررسی این مانده‌ها به شناسایی مواردی که ممکن است نیاز به سند، درخواست پرداخت یا تصمیم حسابدار داشته باشند، کمک می‌کند. نکته این است که کار معوقه قابل فهم باشد.

تغییرات نقدی نیز نیاز به بررسی دارند. ماهی با فروش قوی، اگر پرداخت‌های مشتری دیرتر برسد، تجهیزات خریداری شده باشد یا اصل بدهی بازپرداخت شده باشد، همچنان می‌تواند تنگنا به نظر برسد. قبل از نتیجه‌گیری، باید سوابق مربوطه را با هم بررسی کرد.

مثال روشنگر: هزینه نرم‌افزار از ۱۵۰ دلار به ۴۵۰ دلار در ماه افزایش می‌یابد. با نگاهی به جزئیات، هزینه تمدید سالانه ۳۰۰ دلار در کنار اشتراک معمول نشان داده می‌شود. این افزایش ممکن است درست باشد و لزوماً به معنای سه برابر شدن هزینه ماهانه جاری نیست.

سپس مالک می‌تواند تصمیم بگیرد که آیا ابزار سالانه هنوز به کسب و کار خدمت می‌کند یا خیر. اگر هزینه اضافی به جای آن، یک ورودی تکراری باشد، پیگیری، اصلاح حسابداری است. همین تغییر در گزارش می‌تواند پس از مشخص شدن علت، منجر به اقدامات متفاوتی شود.

یک بررسی عملی با یک گزارش کوتاه و مشخص از آنچه هنوز نیاز به توجه دارد، به پایان می‌رسد. هر مورد باید بیان کند که چه چیزی نامشخص است، چه اطلاعاتی مفید خواهد بود و چه کسی می‌تواند آن را ارائه دهد. به عنوان مثال، یک خرید نامشخص ممکن است به توضیح مالک نیاز داشته باشد، در حالی که یک سوال در مورد استهلاک ممکن است به حسابدار مربوط باشد.

مرور بعدی می‌تواند بررسی کند که آیا مورد حل شده است یا خیر. حفظ پیوستگی مانع از آن می‌شود که بدون تغییر دفاتر یا فرآیند پشت سر آنها، بارها و بارها در مورد یک موضوع بحث شود.

برای هر مورد باز، توضیح واضح، شواهد مورد نیاز و فردی مسئول پاسخگویی ارائه دهید. یک فاکتور مفقود شده را از یک پرداخت تطبیق داده نشده یا تراکنشی که هدف تجاری آن هنوز مشخص نیست، تشخیص دهید.

موارد حل نشده را با ارجاعات اولیه‌شان به جلو ببرید، نه اینکه هر ماه آنها را به عنوان یک لیست جدید دوباره ایجاد کنید. وقتی یک مورد حل شد، سند پشتیبان و توضیح تغییر حاصل را نگه دارید تا بررسی بعدی بتواند پس از تصمیم انجام شود.

بهترین نقطه شروع اغلب عددی است که مالک بیشتر می‌خواهد آن را بفهمد. یک مالک ممکن است از بررسی مختصر چند تغییر معنی‌دار بهره‌مند شود، در حالی که یک کسب‌وکار با چندین کانال پرداخت ممکن است به جزئیات بیشتری نیاز داشته باشد. دامنه و قالب باید در مورد گزارش‌ها و سوابق موجود توافق شود.

بررسی حسابداری، حسابرسی صورت‌های مالی، برنامه‌ریزی مالیاتی یا پیش‌بینی عملکرد آینده نیست. بلکه راهی برای درک فعالیت‌های ثبت‌شده و قابل مشاهده کردن کارهای باقیمانده است. هنگامی که یک تصمیم به مشاوره تخصصی نیاز دارد، بررسی می‌تواند حقایق مربوطه را برای متخصص مربوطه سازماندهی کند.

این بررسی می‌تواند سابقه‌ای از تغییرات مورد بحث، تراکنش‌های نیازمند توضیح و موارد تعیین‌شده برای پیگیری را ایجاد کند. نگهداری این سابقه در کنار گزارش‌های ماهانه به جلوگیری از انتقال همان عدم قطعیت به آینده کمک می‌کند. مسئله‌ای که نیاز به اصلاح، مستندات اضافی یا بررسی حسابدار شما دارد، می‌تواند جدا از کاری که قبلاً تکمیل شده است، شناسایی شود.