پیگیری واریزهای مشتری قبل از اتمام کار
واریزهای مشتری را بر اساس مشتری، پروژه، مبلغ و شرایط پیگیری کنید، به همراه سابقه‌ای واضح از کار یا بازپرداختی که هنوز بدهکار است. هر واریز را پس از تحقق هدف، در فاکتور یا بازپرداخت مربوطه اعمال کنید. نحوه حسابداری و مالیات به توافق و روش گزارش‌دهی بستگی دارد، بنابراین وجه نقد دریافتی به طور خودکار سود محسوب نمی‌شود.
به توافق در مورد پرداخت پایبند باشید
مشتری، پروژه، مبلغ، تاریخ پرداخت و شرایط حاکم بر استفاده یا بازپرداخت آن را ثبت کنید. سپرده امنیتی قابل استرداد با پیش‌پرداخت برای خدمات متفاوت است. برچسب غیرقابل استرداد به تنهایی همه سوالات حسابداری یا مالیاتی را حل نمی‌کند. در صورت عدم شفافیت در مورد نحوه برخورد، حقایق قرارداد را به کارشناس مالیاتی خود ارائه دهید.
واریز وجه را به فاکتور نهایی وصل کنید
برای مثال، مشتری ۶۰۰ دلار برای یک پروژه ۲۰۰۰ دلاری پرداخت می‌کند. وقتی موعد پرداخت مبلغ باقیمانده فرا می‌رسد، فاکتور و سوابق پرداخت باید ۶۰۰ دلار دریافتی و ۱۴۰۰ دلار مانده را نشان دهد. ثبت وصول ۲۰۰۰ دلار دوم بدون اعمال سپرده، تعهد مشتری را بیش از حد نشان می‌دهد یا درآمد را دو برابر می‌کند.
سپرده‌های معوق را مرتباً بررسی کنید
سپرده‌های مربوط به کارهایی که ناتمام، لغو شده یا در انتظار بازپرداخت هستند را فهرست کنید. سوابق سپرده را با مانده حساب مشتری و موارد مربوطه مقایسه کنید. ترازنامه در صورت لزوم، حساب کنید. گزارشگری مالی تعهدی اغلب تعهدات مربوط به خدماتی را که هنوز ارائه نشده‌اند، پیگیری می‌کند، در حالی که نحوه برخورد مالیاتی با پیش‌پرداخت‌ها می‌تواند از قوانین متفاوتی پیروی کند. Paper Trail می‌تواند تاریخچه سپرده و ورودی‌های تأیید شده را سازماندهی کند، به طوری که دفاتر، هم پول دریافتی و هم کار انجام نشده را توضیح می‌دهند.