پرداخت‌های نقدی را در کنار سایر فروش‌های خود ثبت کنید
پرداخت‌های نقدی مشتریان را هنگام دریافت، با جزئیات کافی برای اتصال رسید به فروش یا فاکتور ثبت کنید. حتی اگر پول بلافاصله واریز نشود، رسید نقدی را ثبت کنید. واریز وجه نقد بعداً معمولاً جابجایی پولی است که از قبل ثبت شده است، نه فروش دوم.
ایجاد سابقه رسید قابل ردیابی
تاریخ، مبلغ، هدف و مرجع فاکتور یا رسید را ذکر کنید. از یک سیستم شماره‌گذاری رسید یا ثبت فروش ثابت استفاده کنید. اگر مشتری بخشی از فاکتور را پرداخت می‌کند، مبلغ را در آن فاکتور اعمال کنید و مانده حساب را قابل مشاهده بگذارید. پول نقد شخصی را از رسیدهای تجاری جدا نگه دارید.
پیگیری اتفاقات قبل از واریز
یک کسب و کار ممکن است ۳۰۰ دلار پول نقد دریافت کند و ۴۰ دلار آن را برای یک خرید تجاری مستند قبل از واریز ۲۶۰ دلار استفاده کند. سوابق باید ۳۰۰ دلار دریافتی، ۴۰ دلار خرج شده و ۲۶۰ دلار واریز شده را توضیح دهند. ثبت فقط واریز، بخشی از فعالیت فروش و هزینه را حذف می‌کند. این مثال فرض می‌کند هیچ تعدیل دیگری انجام نشده است.
وجه نقد و همچنین وجه بانک را با هم تطبیق دهید
مانده نقدی ثبت شده را با شمارش فیزیکی مقایسه کنید و تفاوت‌ها را بررسی کنید. از رسیدها برای هزینه‌های نقدی استفاده کنید و جابجایی‌های نقدی مجاز را مستند کنید. واریزها را با دسته رسید مربوطه مطابقت دهید تا درآمد تکراری نباشد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) سوابق دریافت نقدی روزانه و اسناد پشتیبان را به عنوان بخشی از یک سیستم ثبت سوابق توصیف می‌کند. ردیابی کاغذی می‌تواند به سازماندهی ردیابی از فروش تا دریافت و واریز کمک کند و تأیید فعالیت نقدی را آسان‌تر کند.