صورتحساب‌های آتی فروشندگان را در معرض دید نگه دارید
فهرستی از صورتحساب‌های پرداخت نشده شامل نام تأمین‌کنندگان، مبلغ فاکتور، تاریخ سررسید، اعتبارات و وضعیت پرداخت را نگهداری کنید. صورتحساب‌های سررسید ماه آینده را در کنار رسیدهای مورد انتظار مشتری و نقدینگی فعلی بررسی کنید. گزارش سود به تنهایی زمان‌بندی هر پرداخت آتی را نشان نمی‌دهد.
صورتحساب را قبل از پایان تاریخ سررسید ثبت کنید
تاریخ فاکتور، دوره خدمات یا تحویل و شرایط پرداخت توافق شده را حفظ کنید. صورتحساب‌ها را در قسمت اختلاف و اعتبارات مورد انتظار تأمین‌کننده علامت‌گذاری کنید. اگر از گزارش‌دهی نقدی استفاده می‌کنید، یک برنامه صورتحساب عملیاتی همچنان می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی پرداخت‌ها کمک کند، حتی زمانی که یک صورتحساب پرداخت نشده بر کل هزینه مالیاتی آن دوره تأثیری نداشته باشد.
جدا کردن بدهی از برنامه ریزی شده و پرداخت شده
پرداختی که با عنوان «زمان‌بندی‌شده» علامت‌گذاری شده باشد، لزوماً به معنای تسویه حساب بانکی نیست. به همین ترتیب، ممکن است برداشت وجه بدون اعمال شدن روی صورتحساب در نرم‌افزار رخ داده باشد. این وضعیت‌ها را از هم متمایز نگه دارید و قبل از ارسال پرداخت دیگر، آنها را با هم تطبیق دهید. این کار خطر پرداخت دیرهنگام و پرداخت تکراری را کاهش می‌دهد.
یک نمای غلتان کوتاه بسازید
برای مثال، تعهدات ماه آینده را بر اساس هفته گروه‌بندی کنید و مشخص کنید کدام یک تکرارپذیر هستند، کدام یک مربوط به یک پروژه هستند و کدام یک به تأیید تأمین‌کننده بستگی دارند. برنامه را با تاریخ‌های وصول واقع‌بینانه مقایسه کنید، نه با ارزش کل تمام فاکتورهای معوق. مالک همچنان مسئول تأیید اولویت‌های پرداخت است. حسابداری قابل اعتماد، تاریخچه صورتحساب‌ها و مانده‌های مورد نیاز برای تصمیم‌گیری را با غافلگیری کمتری ارائه می‌دهد.