یافتن تراکنش‌های از دست رفته در ماه
با مقایسه دفاتر با سوابق مستقل برای کل ماه، از جمله صورتحسابهای بانکی، صورتحسابهای کارت، سیستم‌های فروش و سوابق تأمین‌کنندگان، کامل بودن آنها را بررسی کنید. گزارشی که تراکنش‌ها را نشان می‌دهد، ثابت نمی‌کند که همه تراکنش‌ها ثبت شده‌اند. هر منبع به یک تاریخ شروع و پایان مشخص نیاز دارد.
بررسی هر حساب فعال
حساب‌ها و کانال‌های پرداخت مورد استفاده در طول ماه، از جمله حساب‌های تازه افتتاح شده یا اخیراً بسته شده را فهرست کنید. پیوستگی صورتحساب، محدوده تاریخ وارد شده و فواصل غیرمعمول را بررسی کنید. یک کارت ثانویه قطع شده می‌تواند باعث شود هزینه‌ها حتی زمانی که حساب بانکی اصلی کاملاً تطبیق داده شده است، از قلم بیفتند.
فعالیت‌های خارج از فید بانکی را نیز لحاظ کنید
فروش نقدی، فاکتورهای پرداخت نشده مشتری، صورتحسابهای پرداخت نشده تامین‌کنندگان و وجوه پلتفرم در انتظار پرداخت ممکن است در صورتحساب بانکی ظاهر نشوند. اینکه کدام موارد بر گزارش‌های مالی تأثیر می‌گذارند، به مبنای گزارش‌دهی بستگی دارد، اما کسب‌وکار همچنان برای ردیابی آنها به سوابق عملیاتی نیاز دارد. جمع کل فروش و فعالیت فاکتورها را با سپرده‌ها مقایسه کنید، بدون اینکه فرض کنید مبالغ همیشه باید مستقیماً مطابقت داشته باشند.
قبل از اینکه ماه را کامل بنامید، شکاف‌ها را برطرف کنید
تصور کنید که یک کسب‌وکار در اواسط ماه پردازنده‌های خود را تغییر می‌دهد. ممکن است سپرده‌های پلتفرم جدید در بانک ظاهر شوند در حالی که کارمزدها و بازپرداخت‌های آن در دفاتر ثبت نشده باشند. گزارش‌های هر دو پلتفرم را دریافت کرده و این انتقال را پیگیری کنید. یک چک لیست از صورتحسابهای مورد انتظار و گزارش‌های منبع تهیه کنید و شکاف‌های حل نشده را توضیح دهید. این کار فرآیند نهایی شدن معامله را قابل تکرار می‌کند و به مالک دید واضح‌تری از آنچه گزارش‌های ماهانه شامل می‌شود، می‌دهد.