حسابداری را به روز کنید: دفاتر معوقه ماه‌ها را به‌روز کنید

کار مشتری را تمام می‌کنید، فوری‌ترین صورتحساب‌ها را پرداخت می‌کنید و به خودتان قول می‌دهید که آخر هفته پرونده‌ها را مرتب کنید. سپس یک هفته دیگر پر می‌شود. در نهایت، باز کردن نرم‌افزار حسابداری به جای بررسی کسب و کار، مانند شروع یک پروژه به نظر می‌رسد.

نقطه شروع مفید، یک مرز مشخص است. آخرین ماهی را که می‌دانید بررسی شده است، مشخص کنید، سپس ماه‌هایی را که هنوز نیاز به توجه دارند، فهرست کنید. انباشت تراکنش‌های ثبت نشده، کار متفاوتی را نسبت به فایلی که حاوی تراکنش‌ها است اما مانده‌های نادرستی دارد، می‌طلبد. نامگذاری مشکل واقعی، سازماندهی تعمیر را آسان‌تر می‌کند.

فهرستی از حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری و خدمات پرداختی که کسب و کار در طول دوره مورد استفاده قرار داده است، تهیه کنید. حساب‌هایی را که بسته یا جایگزین شده‌اند، نیز در آن لحاظ کنید. صورت‌حساب‌های هر ماه را جمع‌آوری کنید، سپس فاکتورها، رسیدها و سایر اسنادی را که فعالیت را توضیح می‌دهند، جمع‌آوری کنید.

اداره مالیات آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که اسناد پشتیبان، جزئیات مربوط به ثبت‌های دفاتر تجاری را ارائه می‌دهند. صورت‌حساب بانکی ممکن است نشان دهد که پول جابجا شده است، در حالی که فاکتور یا رسید به توضیح خرید کمک می‌کند. نگه داشتن هر دو، بررسی را نسبت به نام گیرنده‌ای که دیگر نمی‌شناسید، محکم‌تر می‌کند.

بررسی کل یک سال به عنوان یک توده بزرگ، تشخیص اینکه تفاوت از کجا شروع شده را دشوارتر می‌کند. یک توالی ماهانه، مسیر واضح‌تری ایجاد می‌کند. نقطه شروع را تأیید کنید، تراکنش‌های آن دوره را بررسی کنید و فعالیت ثبت شده را با صورت‌های مالی مربوطه مقایسه کنید.

انتقال وجه و پرداخت‌های کارت اعتباری شایسته توجه ویژه هستند. جابجایی پول بین حساب‌های تجاری، فروش جدیدی ایجاد نمی‌کند. پرداخت موجودی کارت نیز با ثبت خریدهای تکی روی آن کارت متفاوت است. در نظر گرفتن این جابجایی‌ها به عنوان درآمد یا هزینه‌های عادی می‌تواند گزارش‌ها را تحریف کند، حتی زمانی که جمع کل بانکی آشنا به نظر می‌رسد.

برخی از ورودی‌ها نیاز به توضیح بیشتری دارند. یک پرداخت ممکن است توضیح مبهمی داشته باشد، یک رسید ممکن است مفقود باشد یا یک واریز ممکن است چندین پرداخت مشتری را با هم ترکیب کند. یک لیست کوتاه با تاریخ، مبلغ، حساب و جزئیات مورد نیاز تهیه کنید. این کار مفیدتر از بررسی مکرر همان عدم قطعیت بدون ثبت یافته‌های شماست.

برای مثال، سه هزینه مشابه از یک تأمین‌کننده را تصور کنید. این صورت‌حساب به تنهایی ممکن است توضیح ندهد که آیا آنها سفارش‌های جداگانه، پرداخت تکراری یا هزینه‌ای بوده‌اند که به دنبال آن بازپرداخت صورت گرفته است. مقایسه سوابق تأمین‌کننده با پرداخت‌ها به حل مشکل کمک می‌کند، بدون اینکه نیازی به حدس زدن یا حذف یک ورودی صرفاً برای از بین بردن تفاوت باشد.

تطبیق کامل بخش مهمی از کار است، اما هر تصمیم تجاری را توضیح نمی‌دهد. دسته‌های درآمد و هزینه حاصل، فاکتورهای پرداخت نشده مشتری، صورتحساب‌های فروشندگان و مانده حساب‌های مربوطه را بررسی کنید. یک تراکنش می‌تواند در حساب بانکی درست ظاهر شود در حالی که هنوز در دسته اشتباه ثبت شده است.

هدف از سوابق قابل اعتماد فراتر از ثبت اظهارنامه مالیاتی است. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) خاطرنشان می‌کند که سوابق خوب، صورت‌های مالی را پشتیبانی می‌کنند و به صاحبان مشاغل کمک می‌کنند تا کسب‌وکار خود را رصد کنند. پس از پاکسازی، گزارش‌ها باید راحت‌تر با کارهایی که به خاطر دارید، از جمله خریدهای غیرمعمول، ماه‌های آرام و دوره‌هایی با فروش بالاتر، مرتبط شوند.

قوی‌ترین نتیجه، مجموعه‌ای از سوابق بررسی‌شده به علاوه‌ی یک روال قابل مدیریت است. فهرستی واضح از ماه‌های تکمیل‌شده و هر چیزی که هنوز در انتظار اطلاعات است، تهیه کنید. اسناد پشتیبان را ذخیره کنید تا فردی که ماه آینده بررسی می‌کند، بتواند دوره‌ی مربوطه را بدون شروع جستجوی جدید پیدا کند.

یک تحویل و تحویل کوچک و مکرر می‌تواند کاری را که بین بررسی‌ها انباشته می‌شود، کاهش دهد. این می‌تواند شامل صورت‌حساب‌های دریافتی جدید، رسیدهایی که نیاز به توضیح دارند و تغییرات در حساب‌های تجاری باشد. این روال باید با نحوه عملکرد کسب و کار مطابقت داشته باشد. جبران عقب‌ماندگی زمانی ارزشمندتر می‌شود که ماه آینده به جای ایجاد مجدد همان حجم کار انباشته، بر اساس کار تکمیل شده باشد.

حسابداری جبرانی، دوره‌های مفقودی را تکمیل می‌کند. پاکسازی حسابداری، فعالیت‌های ثبت‌شده‌ای را که تکراری، طبقه‌بندی نادرست، بدون پشتیبانی یا تطبیق‌نیافته هستند، اصلاح می‌کند. یک کسب‌وکار می‌تواند همزمان به هر دو سرویس نیاز داشته باشد. این تمایز مهم است زیرا فایلی حاوی هزاران ورودی دانلود شده ممکن است هنوز به بررسی بیشتری نسبت به فایلی با تراکنش‌های کمتر که هرگز وارد نشده‌اند، نیاز داشته باشد.

یک محدوده مفید، دوره‌ها، حساب‌ها و خروجی‌های مربوطه را نامگذاری می‌کند. همچنین توضیح می‌دهد که چگونه اسناد مفقود شده و مانده‌های حل نشده مدیریت خواهند شد. تعداد ماه‌ها بخشی از تصویر را نشان می‌دهد، در حالی که وضعیت مانده‌های اولیه و سوابق پشتیبان، بقیه را توضیح می‌دهد. سپس می‌توان حسابداری ماهانه فعلی را از کار تاریخی پشتیبانی شده شروع کرد.