تراکنش‌های تکراری می‌توانند موجودی شما را از بین ببرند

هزینه‌ای که از یک رسید وارد شده است، می‌تواند دوباره از طریق وارد کردن بانکی ظاهر شود. پرداخت مشتری ممکن است در فاکتور ثبت شود و سپس وقتی واریز به بانک می‌رسد، دوباره اضافه شود. وارد کردن محدوده‌های تاریخ همپوشانی یکی دیگر از دلایل رایج است. مبالغ مشابه به تنهایی تکرار را اثبات نمی‌کنند، زیرا پرداخت‌های مکرر می‌توانند به طور قانونی تکرار شوند.

برای پرداخت مشکوک به پرداخت تکراری به تأمین‌کننده، مبلغ، تاریخ، شماره فاکتور، مرجع پرداخت و فعالیت صورتحساب را با هم مقایسه کنید. اگر بانک یک پرداخت ۷۸۰ دلاری را نشان می‌دهد اما دفاتر دو برداشت برای همان فاکتور را نشان می‌دهند، بررسی کنید که کدام ورودی سابقه صحیح صورتحساب را حفظ می‌کند. حذف نسخه اشتباه می‌تواند یک صورتحساب پرداخت شده را دوباره باز کند یا مغایرت‌گیری تکمیل شده را مختل کند.

پس از اصلاح، موجودی تأمین‌کننده یا مشتری، گزارش مربوط به مشکل و صورت مغایرت را بررسی کنید. موجودی نقدی که اکنون درست است، ممکن است همچنان یک فاکتور را در نرم‌افزار پرداخت نشده باقی بگذارد. توضیح کوتاهی در مورد اصلاحیه ارائه دهید و گردش کار واردات یا تطبیق را که باعث ایجاد مشکل شده است، تنظیم کنید. راهنمای ثبت سوابق IRS بر ثبت کامل تراکنش‌ها و صورت مغایرت تأکید دارد، که هر دو به تشخیص پرداخت دوم واقعی از یک ورودی تکراری کمک می‌کنند.