حسابداری مجازی با سوابق شفاف و پشتیبانی از راه دور

در مورد محل نگهداری صورتحساب‌ها، صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان، فاکتورهای مشتریان و رسیدها توافق کنید. اسناد را بر اساس دوره و حساب سازماندهی کنید تا سوالی در مورد یک پرداخت به جستجو در فایل‌های نامرتبط تبدیل نشود. اداره مالیات (IRS) زمانی که سوابق الکترونیکی همان الزامات سوابق کاغذی را برآورده می‌کنند و قابل دسترسی و خوانا باقی می‌مانند، آنها را می‌پذیرد.

در صورت امکان از دعوت‌نامه‌ها و مجوزهای کاربری پلتفرم استفاده کنید. دسترسی به حسابداری و اختیار جابجایی پول دو چیز متفاوت هستند. کسب‌وکار شما باید کنترل حساب‌های خود را حفظ کند و تصمیم بگیرد چه کسی می‌تواند پرداخت‌ها را تأیید کند. اسناد مالی دقیق، جدا از مکالمه اولیه وب‌سایت، باید در یک کانال اسناد امن توافق‌شده قرار گیرند.

یک فرآیند از راه دور با یک نفر که بتواند تراکنش‌های نامشخص، مهلت ارسال اسناد ماهانه و فهرست کتبی موارد حل نشده را توضیح دهد، بهتر عمل می‌کند. به عنوان مثال، یک رستوران ممکن است نیاز به توضیح واریز وجه نقد داشته باشد، در حالی که یک شرکت مشاوره ممکن است نیاز به شناسایی فاکتوری که وجه آن پرداخت شده باشد، داشته باشد. Paper Trail می‌تواند با درک نرم‌افزار شما، تعداد حساب‌ها و میزان به‌روز بودن سوابق شروع شود، سپس روال سند و بررسی را برای خدمات توافق شده ایجاد کند.

حسابداری مجازی، از راه دور و برون‌سپاری‌شده، نحوه ارائه پشتیبانی یا اینکه چه کسی آن را انجام می‌دهد را شرح می‌دهند. آن‌ها تک تک وظایف مربوطه را مشخص نمی‌کنند. توافق کنید که آیا کار فوری، پاکسازی سوابق، جبران ماه‌های از دست رفته یا حفظ دوره فعلی است. سپس حساب‌های تحت پوشش، گزارش‌های مورد انتظار و روال موارد حل نشده را مشخص کنید.

یک قرارداد از راه دور می‌تواند فایل حسابداری که از قبل در حال استفاده است را در زمانی که برای کار مناسب است، حفظ کند. تغییر ارائه‌دهنده خدمات به خودی خود نیازی به تغییر نرم‌افزار ندارد. در صورت نیاز به انتقال، گزارش‌های قبلی، سوابق تطبیق و تاریخ شروع توافق شده را حفظ کنید تا روال جدید پایه و اساس قابل فهمی داشته باشد.

برای یک کسب و کار مشاوره‌ای، این انتقال ممکن است شامل فعالیت فاکتور، پرداخت‌های مشتری، صورتحساب‌های تأمین‌کننده و صورت‌حساب‌های بانکی باشد. یک خرده‌فروش نیز ممکن است به سوابق تسویه حساب، بازپرداخت و فروش نقدی نیاز داشته باشد. اسناد مربوطه از گردش کار کسب و کار، نه از محل فیزیکی حسابدار، تهیه می‌شوند.

در مورد مهلت ارسال اسناد و روشی برای پیگیری جزئیات مفقود شده توافق کنید. یک توضیح کتبی کوتاه می‌تواند یک پرداخت ناآشنا را به طور مؤثرتری نسبت به ارسال مکرر لیست تراکنش‌های مشابه حل کند. زوم می‌تواند از بررسی گزارش‌ها و موارد معوق پشتیبانی کند، در حالی که اسناد اصلی در سیستم اشتراک‌گذاری سوابق توافق شده، سازماندهی می‌شوند.

کسب و کار شما باید مالکیت فایل حسابداری و دسترسی به سوابق تکمیل شده خود را حفظ کند. در صورت امکان از مجوزهای کاربری جداگانه استفاده کنید و توافق کنید که چه کسی تنظیمات را تأیید می‌کند. دسترسی به تراکنش‌های ثبت شده به طور خودکار شامل اختیار آزادسازی پرداخت‌ها یا تغییر ترتیبات بانکی نمی‌شود.

یک معامله از راه دور مفید، همچنان دوره پوشش داده شده، حساب‌های بررسی شده و کارهای انجام نشده را نشان می‌دهد. موقعیت مکانی نباید این مسئولیت‌ها را مبهم کند. پشتیبانی سراسری Paper Trail از همان نیاز به سوابق پشتیبانی شده، نتایج شفاف و هماهنگی با متخصص مالیات شما در صورت نیاز به نظرات آنها پیروی می‌کند.