آیا بررسی ماهانه می‌تواند شکاف‌های حقوق و دستمزد و مالیات فروش را مشخص کند؟

صاحب یک کسب و کار به گزارش سود ماهانه نگاه می‌کند و فروش خوبی را می‌بیند. دستمزدها به عنوان هزینه در نظر گرفته می‌شوند و حساب جاری پول نقد کافی برای پوشش حقوق و دستمزد بعدی را دارد. به نظر می‌رسد ماه خوبی بوده است. اما اگر مالیات حقوق و دستمزد بدون ثبت بدهی تطبیق داده شده باشد، یا اگر مالیات فروش جمع‌آوری شده در هنگام پرداخت به عنوان درآمد ثبت شده باشد، دفتر کل حسابداری ممکن است تنها بخشی از داستان را بیان کند.

بررسی ماهانه حسابداری می‌تواند علائم هشدار دهنده را در آن سوابق شناسایی کند. این کار جایگزین پردازش حقوق و دستمزد، تهیه اظهارنامه مالیاتی یا تأیید ثبت و واریز وجه نمی‌شود. ارزش آن در مقایسه مجموعه‌های جداگانه اطلاعات قبل از انباشته شدن عدم تطابق‌ها در دوره‌های مختلف است.

حقوق و دستمزد و مالیات فروش هر کدام برنامه‌های گزارشگری خاص خود را دارند. این تعهدات لزوماً با پایان ماه مطابقت ندارند. یک بررسی می‌تواند سوابق متناقض را پیدا کند، اما کسب‌وکار و متخصصان حقوق و دستمزد یا مالیات تعیین‌شده آن هنوز باید مهلت‌های مربوطه را رعایت کنند.

حقوق خالص کارمند، مبلغی است که به حساب بانکی کارمند واریز می‌شود. دستمزد ناخالص، مالیات کسر شده از حقوق کارمند، مالیات حقوق کارفرما، مزایا و بدهی‌های حقوق و دستمزد می‌توانند در دفاتر با روش‌های مختلفی ثبت شوند. ثبت فقط پرداخت خالص به عنوان هزینه دستمزد می‌تواند باعث شود هزینه‌ها و بدهی‌ها کمتر از واقع نشان داده شوند یا به اشتباه طبقه‌بندی شوند.

یک بررسی ماهانه می‌تواند خلاصه‌های ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد را با حساب‌های هزینه حقوق و دستمزد، بدهی‌های حقوق و دستمزد و پرداخت‌های بانکی مرتبط مقایسه کند. تفاوت‌های بزرگ و غیرقابل توضیح، مانده بدهی‌های قدیمی، ورودی‌های تکراری حقوق و دستمزد یا هزینه‌های مالیاتی کارفرما که از قلم افتاده‌اند، ممکن است نشان دهنده نیاز به بررسی باشند.

اداره مالیات آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که کارفرمایان عموماً باید مالیات‌های استخدامی مربوطه را واریز و گزارش کنند و برنامه‌های واریز فدرال می‌تواند با تناوب پرداخت حقوق و دستمزد متفاوت باشد. بنابراین، بررسی ماهانه مجوزی برای صبر کردن تا پایان ماه و رسیدگی به واریزی که زودتر سررسید شده است، نیست.

سوابق مالیات بر اشتغال نیز باید حفظ شوند. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) اعلام کرده است که کارفرمایان عموماً باید سوابق مالیات بر اشتغال را حداقل به مدت چهار سال نگهداری کنند. بررسی حسابداری می‌تواند تأیید کند که گزارش‌های حقوق و دستمزد و تأییدیه‌های واریز بدون ادعای جایگزینی کارفرما یا ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد، نگهداری می‌شوند.

یک فروش ممکن است شامل مبلغی باشد که به عنوان مالیات فروش وصول می‌شود. بسته به معامله و قوانین مربوطه، مالیات وصول شده ممکن است به جای درآمد کسب و کار، مبلغی باشد که به یک مرجع مالیاتی بدهکار است. اگر همه رسیدهای پرداخت به عنوان درآمد طبقه‌بندی شوند، یک صورت مالی می‌تواند فروش را بیش از حد نشان دهد و تعهد مربوطه را نشان ندهد.

یک بررسی باید خلاصه نقطه فروش یا فاکتور را با فروش‌های ثبت‌شده، بازپرداخت‌ها، فعالیت‌های مشمول مالیات و غیرمشمول مالیات و حسابی که برای ردیابی بدهی‌های مالیات فروش استفاده می‌شود، مقایسه کند. کارمزدهای پردازنده پرداخت و زمان واریز نیز مهم هستند زیرا ممکن است سپرده‌های بانکی با فروش ناخالص گزارش‌شده توسط سیستم برابر نباشند.

برای کسب و کارهای کالیفرنیا، اداره مالیات و هزینه های کالیفرنیا، سوابق مورد نیاز برای تعیین تعهدات مالیاتی فروش و مصرف، از جمله دفاتر حسابداری، اسناد منبع و اسناد کاری مورد استفاده برای تهیه اظهارنامه مالیاتی را شرح می‌دهد. دستورالعمل‌های اظهارنامه مالیاتی آن همچنین کل فروش را از کسورات مربوط به معاملات غیر مشمول مالیات متمایز می‌کند.

میزان دقیق مالیات بر یک محصول یا خدمات به حوزه قضایی و حقایق فروش بستگی دارد. یک حسابدار نباید فرض کند که هر فروشی مشمول مالیات است یا اینکه رویه یکسانی در ایالت‌های مختلف اعمال می‌شود. طبقه‌بندی‌های مالیاتی نامشخص باید به متخصص مالیات مربوطه ارجاع داده شوند.

برای حقوق و دستمزد، بررسی‌کننده گزارش‌های ارائه‌دهنده را با فعالیت دفتر کل، مانده بدهی حقوق و دستمزد و شواهد موجود از واریز مالیات مقایسه می‌کند. مبالغ نامشخص برای پیگیری اختصاص داده می‌شوند. برای مالیات فروش، بررسی‌کننده سیستم‌های فروش و جمع کل حسابداری را مقایسه می‌کند، بدهی ثبت‌شده و پشتیبانی بایگانی موجود را بررسی می‌کند و مواردی را که قابل تطبیق نیستند، مستند می‌کند.

بررسی‌کننده همچنین باید زمان‌بندی را در نظر بگیرد. حقوق و دستمزد ممکن است نزدیک به پایان ماه پردازش و در ماه بعد تسویه شود. فروش‌های جمع‌آوری‌شده در اواخر ماه ممکن است دیرتر به بانک برسند. تفاوتی که به دلیل زمان‌بندی ایجاد می‌شود لزوماً خطا نیست، اما همچنان نیاز به توضیحی دارد که در سوابق منطقی باشد.

مفیدترین نتیجه‌ی این بررسی، فهرست کوتاهی از مغایرت‌ها، اسناد پشتیبان، اشخاص مسئول و گام‌های اصلاحی است. این به مالک چیزی برای اقدام می‌دهد، نه یک گزارش مالی که ظاهری آراسته دارد اما مانده‌های حل‌نشده را پنهان می‌کند.

بررسی ماهانه نمی‌تواند تضمین کند که هر پرداخت مالیات حقوق و دستمزد به درستی ثبت شده است، هر نرخ مالیات فروش دقیق است، یا اینکه حسابرسی آینده هیچ مشکلی پیدا نخواهد کرد. این قضاوت‌ها مستلزم بررسی پرونده‌های مربوطه، مسئولیت‌های ارائه‌دهنده، قوانین قضایی و اسناد منبع است.

همچنین نمی‌تواند سوابق منبع ناقص را دقیق کند. اگر کسب‌وکار صورت‌های حقوق و دستمزد، صادرات نقطه فروش یا اطلاعات حساب مالیاتی مربوطه را ارائه نکرده باشد، تجزیه و تحلیل باید شواهد مفقود شده را افشا کند.

نرم‌افزار Paper Trail می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا سوابق حقوق و دستمزد و اطلاعات حسابداری را سازماندهی کنند، فعالیت حساب‌ها را بررسی کنند و اختلافات را برای پیگیری شناسایی کنند. مشتریانی که به مدیریت حقوق و دستمزد نیاز دارند، باید سیستم حقوق و دستمزد پشتیبانی‌شده خود را داشته باشند، در حالی که مسئولیت‌های ثبت مالیات و مشاوره مالیاتی بر عهده ارائه‌دهنده یا متخصص مربوطه است.