اشتباهاتی که بررسی ماهانه حسابداری می‌تواند آشکار کند

یک هزینه ۴۰ دلاری ناآشنا که هر هفته تکرار می‌شود، ممکن است به اندازه یک خرید بزرگ مورد توجه قرار گیرد. نام فروشندگان، دفعات پرداخت، اعتبارات و تغییرات حساب را مقایسه کنید. پرداختی را که فاقد صورتحساب منطبق است یا دسته هزینه‌ای که بدون توضیح تجاری به شدت تغییر می‌کند، بررسی کنید. اختلاف دلیلی برای بررسی است، نه اثبات تخلف.

فرض کنید یک تأمین‌کننده دو بار با نام‌های کمی متفاوت ظاهر می‌شود و دو پرداخت برای یک فاکتور مشابه دریافت می‌کند. فاکتور واقعی، تأییدیه‌های پرداخت و فعالیت بانکی را با هم مقایسه کنید. مشکل می‌تواند یک رکورد فروشنده تکراری، یک خطای ثبت یا یک پرداخت غیرمجاز باشد. قبل از اصلاح حسابداری، این سوابق را نگه دارید.

از یک مالک مجاز بخواهید پرداخت‌های غیرمنتظره و تغییرات در جزئیات پرداخت تأمین‌کنندگان را بررسی کند. دسترسی به حساب را برای کاری که هر فرد باید انجام دهد محدود کنید و سابقه‌ای از تأییدیه‌ها را نگهداری کنید. تطبیق با مقایسه دفاتر با صورت‌های مالی مستقل، از این فرآیند پشتیبانی می‌کند. ردیابی کاغذی می‌تواند اختلافات حسابداری را شناسایی و موارد باز را مستند کند، در حالی که سرقت مشکوک یا فعالیت بانکی غیرمجاز نیاز به توجه فوری مالک و موسسه مربوطه دارد.