آیا یک حسابدار می‌تواند تراکنش‌های از دست رفته‌ی ماه‌ها را جبران کند؟

یک شرکت می‌تواند در حالی که حسابداری‌اش عقب مانده است، همچنان مشغول بماند. مشتریان به پرداخت ادامه می‌دهند، فروشندگان به ارسال صورتحساب ادامه می‌دهند و حساب بانکی همچنان فعال است. در همین حال، نرم‌افزار حسابداری تنها بخشی از داستان را نشان می‌دهد. شاید ورود اطلاعات بانکی در ماه مه متوقف شده باشد. شاید فاکتورها وارد شده باشند اما خریدهای کارتی انجام نشده باشند. شاید مالک، دسته‌بندی تراکنش‌ها را تا زمانی که حجم کار غیرممکن شده باشد، به تعویق انداخته باشد.

یک حسابدار اغلب می‌تواند ماه‌های از دست رفته را بازسازی کند، اما کار صرفاً فشردن یک دکمه برای وارد کردن تراکنش‌ها نیست. این فرآیندی است که شامل بازسازی یک سابقه دقیق از درآمد، هزینه‌ها، نقل و انتقالات، بدهی‌ها و مانده حساب‌ها و سپس تطبیق آن با اسناد مستقل است.

اولین وظیفه، تعیین شکاف است. تراکنش‌های مفقود شده در یک حساب با کل سالی که در آن هیچ حساب بانکی، کارت اعتباری، فعالیت حقوق و دستمزد یا فاکتوری ثبت نشده است، متفاوت است.

صورت‌حساب‌های بانکی نقطه شروع بسیاری از کسب‌وکارها هستند، زیرا مشخص می‌کنند که در طول دوره، هر حساب واقعاً چه چیزی را تسویه کرده است. صورت‌حساب‌های کارت اعتباری، گزارش‌های پردازنده پرداخت، سوابق فاکتور، رسیدها، صورت‌حساب‌های وام و خلاصه حقوق و دستمزد، اطلاعاتی را اضافه می‌کنند که صورت‌حساب بانکی به تنهایی نمی‌تواند ارائه دهد.

برای مثال، سپرده‌ای که در صورتحساب بانکی نشان داده می‌شود، ممکن است ترکیبی از چندین پرداخت مشتری پس از کسر کارمزد توسط پردازشگر باشد. ثبت تنها سپرده خالص به عنوان فروش می‌تواند درآمد ناخالص را کمتر از واقع نشان دهد و کارمزدهای پرداخت را ثبت نشده باقی بگذارد. حسابدار ممکن است برای تفکیک صحیح اجزا به گزارش تسویه پردازشگر نیاز داشته باشد.

به همین ترتیب، پرداخت به کارت اعتباری لزوماً یک هزینه تجاری نیست. ممکن است انتقالی باشد که یک بدهی را پرداخت می‌کند، در حالی که خریدهای کارت اصلی به طور جداگانه ثبت می‌شوند. در نظر گرفتن هر دو به عنوان هزینه می‌تواند هزینه‌ها را دو برابر کند.

سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) می‌گوید سوابق تجاری باید درآمد و هزینه‌ها را مشخص کنند و توسط اسنادی مانند فاکتورها، رسیدها، صورت‌های حساب و سایر شواهد تراکنش پشتیبانی شوند. این اصول چه ورودی‌ها به موقع انجام شوند و چه بعداً بازسازی شوند، اعمال می‌شوند.

یک جبران خسارت ساختاریافته با آخرین دوره‌ای که از صحت آن اطمینان حاصل شده است، آغاز می‌شود. حسابدار، تمام حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری، وام‌ها و پلتفرم‌های پرداخت مربوطه را شناسایی می‌کند، سپس صورت‌حساب‌ها و سوابق موجود را برای ماه‌های ناقص جمع‌آوری می‌کند. تراکنش‌های موجود در دفتر کل با آن صورت‌حساب‌ها مقایسه می‌شوند تا از اضافه شدن دوباره یک رویداد مشابه جلوگیری شود.

تراکنش‌های مفقود شده وارد یا تطبیق داده می‌شوند، طبقه‌بندی‌ها بررسی می‌شوند و انتقال بین حساب‌های تجاری شناسایی می‌شوند. ورودی‌های حقوق و دستمزد با سیستم حقوق و دستمزد مقایسه می‌شوند. فاکتورهای پرداخت نشده مشتریان و صورتحساب‌های فروشندگان جدا از گردش نقدی که ممکن است در نهایت ایجاد کنند، بررسی می‌شوند.

پس از انجام تراکنش‌ها، هر حساب بانکی و کارت اعتباری مربوطه به ترتیب تطبیق داده می‌شود. اختلاف در یک ماه ممکن است به ماه بعدی منتقل شود. به همین دلیل است که تطبیق تنها ماه اخیر ممکن است سابقه حسابداری ناقص را حل نکند.

بررسی نهایی باید به نتایج سود و زیان، ترازنامه، مطالبات معوق، بدهی‌ها، مانده وام‌ها و مانده حساب‌های غیرمعمول بپردازد. یک گزارش می‌تواند به صورت مکانیکی تراز شود و همچنان شامل هزینه‌ای باشد که به حساب اشتباه کدگذاری شده یا انتقالی که به اشتباه درآمد تلقی می‌شود.

فقدان اسناد پشتیبان، به طور خودکار تمام بازسازی‌ها را غیرممکن نمی‌کند. صورت‌حساب‌ها و سوابق ارائه‌دهنده خدمات ممکن است به شناسایی پرداخت‌ها کمک کنند، اما همیشه هدف خرید یا اینکه آیا یک کالا تجاری بوده یا شخصی را مشخص نمی‌کنند. یک حسابدار باید موارد بدون پشتوانه یا نامشخص را برای مالک علامت‌گذاری کند تا به جای حدس زدن، توضیح دهد.

اگر نتوان صورت‌حساب یا سابقه‌ی مهم حقوق و دستمزد را دریافت کرد، حسابدار ممکن است مجبور شود تا زمان بازیابی منبع، یک استثنای مستند را باقی بگذارد. بهتر است نشان دهیم چه چیزی حل‌نشده است تا اینکه قطعیت ساختگی ارائه دهیم.

الزامات نگهداری سوابق به سوابق و هدف آنها بستگی دارد. اسناد مالیات بر اشتغال الزامات نگهداری فدرال خاصی دارند و اسناد مالیات بر فروش ممکن است الزامات ایالتی اضافی داشته باشند. کسب و کار باید در مواردی که ممکن است پرونده‌ها یا کسورات تحت تأثیر قرار گیرند، با تهیه‌کننده مالیات یا متخصص مربوطه خود همکاری کند.

فاصله زمانی تقویمی تنها یکی از معیارهای سنجش حجم کار است. سه ماه تراکنش در هشت حساب می‌تواند به بررسی بیشتری نسبت به شش ماه در یک کسب‌وکار با استفاده از یک حساب بانکی با اسناد و مدارک منسجم نیاز داشته باشد. تعداد تراکنش‌ها، کیفیت سوابق منبع، پیچیدگی حقوق و دستمزد و میزان کار تطبیق قبلی، همگی مهم هستند.

نتیجه باید مجموعه‌ای تعریف‌شده از دوره‌های اصلاح‌شده و فهرستی از موارد حل‌نشده باشد، نه یک وعده تأییدنشده مبنی بر اینکه هر تراکنش تاریخی می‌تواند بلافاصله تکمیل شود.

پس از بازسازی سوابق، یک روال حسابداری هفتگی یا ماهانه می‌تواند از ایجاد یک انباشت دیگر جلوگیری کند. Paper Trail ارائه می‌دهد تعمیر حسابداری برای سوابق معوق یا ناقص و حسابداری مداوم برای کمک به حفظ دفاتر پس از پروژه اصلاحی.