آیا یک حساب بانکی می‌تواند ماه تطبیقی ​​را تغییر دهد؟

صاحب کسب‌وکاری داشبورد حسابداری را باز می‌کند و هشداری می‌بیند مبنی بر اینکه مانده اولیه دیگر با آخرین تطبیق مطابقت ندارد. ماه قبل بسته شده بود، صورت‌حساب بانکی بررسی شده بود و به نظر می‌رسید ارقام تسویه شده‌اند. اکنون اعداد متفاوت هستند. صاحب کسب‌وکار آگاهانه چیزی را دوباره باز نکرده است، بنابراین ارتباط بانکی به اولین مظنون تبدیل می‌شود.

یک منبع اطلاعاتی بانکی منبع مناسبی برای فعالیت‌های تراکنشی است، اما با یک صورت مغایرت‌گیری تکمیل‌شده یکسان نیست. صورت مغایرت‌گیری، سوابق حسابداری را با یک صورت‌حساب بانکی مستقل برای یک دوره مشخص مقایسه می‌کند. این صورت‌حساب، اقلامی را برای بررسی و تطبیق ارائه می‌دهد. صورت مغایرت‌گیری تأیید می‌کند که سوابق و صورت‌حساب در آن مقطع زمانی مطابقت دارند.

تمایز مهم این است که یک قلم داده تازه دانلود شده، به طور خودکار هر ماه تطبیق داده شده، بازنویسی نمی‌شود. مشکل معمولاً زمانی ایجاد می‌شود که یک قلم داده به گونه‌ای دسته‌بندی، تطبیق داده شود، لغو شود، کپی شود یا به هر نحوی دیگر به گونه‌ای مدیریت شود که یک ورودی حسابداری موجود را تغییر دهد. تغییراتی که مستقیماً در ثبت ایجاد می‌شوند، می‌توانند بر تطبیق گذشته نیز تأثیر بگذارند.

تصور کنید پرداختی که در ماه مارس از بانک تسویه شده و در دفاتر ثبت شده است. در ماه آوریل، یک مورد خوراک برای همان پرداخت ظاهر می‌شود. اگر کسی آن را به عنوان یک هزینه کاملاً جدید اضافه کند به جای اینکه آن را با ورودی موجود مطابقت دهد، دفاتر می‌توانند پرداخت را دو بار نشان دهند. بسته به تاریخ و نحوه رسیدگی، گزارش مربوط به دوره قبل ممکن است دیگر همان داستان را روایت نکند.

احتمال دیگر این است که تراکنشی که قبلاً تطبیق داده شده است، ویرایش یا حذف شود. تغییر مبلغ، حساب بانکی، تاریخ یا وضعیت تطبیق می‌تواند باعث ایجاد مغایرت در مانده اولیه برای تطبیق بعدی شود. Intuit تراکنش‌های ویرایش شده، حذف شده، باطل شده، منتقل شده و تطبیق داده نشده را از جمله دلایل مشکلات مانده اولیه در QuickBooks Online شناسایی می‌کند.

همچنین ممکن است اتصال فید قطع و دوباره وصل شود و باعث همپوشانی موارد دانلود شده شود. این همپوشانی دلیلی بر این نیست که بانک دو بار از مشتری هزینه دریافت کرده است. این دلیلی است که قبل از پذیرش هر چیزی، فید را با صورتحساب و دفتر کل موجود مقایسه کنید.

با صورتحساب بانکی مربوط به ماه مورد نظر و گزارش تطبیق که در پایان ماه ذخیره شده است، شروع کنید. تفاوت دقیق بین مانده تطبیق‌شده قبلی و مانده اولیه فعلی را مشخص کنید. سپس تغییرات در تراکنش‌های تاریخ‌گذاری‌شده در دوره تطبیق‌شده را بررسی کنید و اقلام ورودی بانک در حال بررسی را بررسی کنید.

هدف، یافتن ورودی خاصی است که تفاوت را توضیح می‌دهد. به دنبال یک مورد تکراری اضافه شده از فید، یک تراکنش موجود که به حساب دیگری منتقل شده، مبلغی که پس از تطبیق تغییر کرده است، یا یک تراکنش حذف شده یا به عنوان تراکنش تطبیق نیافته علامت‌گذاری شده است، باشید. یک گزارش حسابرسی یا سابقه تراکنش، در صورت موجود بودن در پلتفرم حسابداری، می‌تواند به تعیین اینکه چه چیزی تغییر کرده و چه زمانی، کمک کند.

صرفاً برای اینکه صفحه تطبیق را به صفر برسانید، یک ورودی دفتر کل متعادل‌کننده وارد نکنید. این کار ممکن است رکورد تکراری یا مفقود شده اصلی را پنهان کند و مانده هزینه، درآمد یا بدهی را تحریف کند. اصلاح باید پس از تراکنش واقعی و اسناد پشتیبان انجام شود.

صورت‌حساب بانکی مرجع قابل اعتمادی برای گردش پول نقد در آن حساب است، اما به خودی خود نمی‌تواند توضیح دهد که آیا یک مبلغ نشان دهنده پرداخت وام، خرید تجاری، برداشت مالک یا انتقال وجه است. حسابداری همچنان مستلزم شناسایی ماهیت معاملات و حفظ سوابق پشتیبان است.

اداره مالیات داخلی توضیح می‌دهد که سوابق کافی کسب‌وکار، درآمد، هزینه‌ها و ورودی‌های اظهارنامه مالیاتی را پشتیبانی می‌کند. به همین دلیل است که اصلاح مغایرت‌های گذشته باید چیزی بیش از ایجاد مانده نرم‌افزاری باشد. سوابق اصلاح‌شده باید همچنان با فعالیت واقعی بانک و رویدادهای تجاری مستند مطابقت داشته باشند.

بنابراین، یک فرآیند عملی خاتمه ماهانه شامل ذخیره گزارش‌های تطبیق، مستندسازی سوالات باز و کنترل تغییرات در دوره‌های خاتمه یافته قبلی است. سپس می‌توان دانلود فید بعدی را در مقایسه با آن رکورد بررسی کرد، نه اینکه به عنوان دلیلی برای شروع مجدد ماه در نظر گرفته شود.

اگر چندین ماه تحت تأثیر قرار گرفته باشد یا هیچ کس نداند که اختلاف از چه زمانی شروع شده است، یک بررسی ساختارمند حسابداری می‌تواند تراکنش‌های تغییر یافته را جدا کرده و مشخص کند که کدام دوره‌ها نیاز به اصلاح دارند. Paper Trail می‌تواند مغایرت‌ها، فعالیت بانکی و سوابق پشتیبان را از طریق ... بررسی کند. تعمیر حسابداری یا خدمات حسابداری مداوم.

هدف پنهان کردن اختلاف نیست. هدف شناسایی تغییرات، اصلاح دفاتر با توضیحی مستند و بازگرداندن کسب و کار به یک فرآیند ماهانه قابل اعتماد است.