نگهداری سوابق حقوق و دستمزد کالیفرنیا
کارفرمایان کالیفرنیایی معمولاً طبق دستورالعمل وزارت توسعه اشتغال باید سوابق حقوق و دستمزد را حداقل به مدت چهار سال نگهداری کنند. طبق گفته IRS، سوابق مالیات اشتغال فدرال نیز معمولاً باید حداقل به مدت چهار سال پس از ثبت اظهارنامه سه ماهه چهارم برای آن سال نگهداری شوند. سوابق مختلف می‌توانند تعهدات طولانی‌تری داشته باشند، بنابراین یک کسب و کار نباید یک مهلت چهار ساله را به عنوان مجوزی برای از بین بردن هر سند استخدامی در نظر بگیرد.
سوابق EDD کالیفرنیا چیزی بیش از فیش حقوقی را پوشش می‌دهد
راهنمای کارفرمایی EDD، سوابقی را شرح می‌دهد که شرحی صحیح و دقیق از کارگران و پرداخت‌ها ارائه می‌دهند. این اطلاعات شامل جزئیات شناسایی، تاریخ استخدام، پرداخت‌ها، دوره‌های پرداخت، مبالغ کسر شده و سوابق پرداخت است. EDD همچنین به الزام ویژه هشت ساله نگهداری سوابق پرداخت‌های خدمات خانگی در مواردی که معافیت یا وضعیت کارفرمایی موضوع بحث است، اشاره می‌کند. کارفرمایان باید تعیین کنند که کدام قوانین در مورد عملیات آنها اعمال می‌شود، نه اینکه فرض کنند که هر کسب و کار یا ترتیبات کارگری یکسان است.
اسناد مالیات اشتغال فدرال ساعت مخصوص به خود را دارد
اداره مالیات آمریکا (IRS) الزام می‌کند که سوابق مالیات بر درآمد مشاغل حداقل به مدت چهار سال پس از ثبت اظهارنامه مالیاتی سه ماهه چهارم سال نگهداری شوند. این شامل اطلاعاتی مانند نام و آدرس کارمندان، پرداخت دستمزد، مبالغ کسر شده، سپرده‌ها، اظهارنامه‌ها و فرم‌های کسر مالیات مربوطه می‌شود. اداره مالیات آمریکا (IRS) به طور خاص، نگهداری طولانی‌تر سوابق را برای برخی از اسناد اعتبار مالیاتی مرتبط با مشاغل، از جمله سوابق اعتباری خاص که حداقل به شش سال نیاز دارند، توصیه می‌کند. این استثنائات نشان می‌دهد که چرا یک سیاست حذف خودکار پرونده می‌تواند ناکافی باشد.
سایر قوانین استخدامی ممکن است سوابق جداگانه‌ای را الزامی کنند.
مالیات حقوق و دستمزد با هر سابقه‌ی قانون کار یکسان نیست. ثبت زمان، اسناد پرسنلی، صورت‌های دستمزد، سوابق مرخصی و سوابق مربوط به تحقیقات یا اختلاف ممکن است تعهدات جداگانه‌ای داشته باشند. همچنین در صورت وجود ادعا، حسابرسی، نگهداری در دادگاه یا سایر الزامات نگهداری، ممکن است لازم باشد یک سابقه برای مدت طولانی‌تری نگهداری شود. یک سیاست مسئولانه، نوع سابقه و قانون مربوطه را قبل از تعیین تاریخ انقضا مشخص می‌کند. مشاغلی که شرایط غیرمعمول دارند باید به جای تکیه بر یک مقاله‌ی خلاصه‌ی کوتاه، از راهنمایی‌های حرفه‌ای استفاده کنند.
ذخیره‌سازی الکترونیکی باید اطلاعات قابل استفاده را حفظ کند.
بایگانی دیجیتال می‌تواند از بازیابی اطلاعات پشتیبانی کند، اما سیستم باید سوابق را دقیق، قابل دسترس و از دسترسی نامناسب محافظت کند. اسناد حقوق و دستمزد ممکن است شامل آدرس‌ها، شماره‌های تأمین اجتماعی، جزئیات جبران خسارت و اطلاعات بانکی باشد. این مقادیر نباید در مخازن عمومی یا پوشه‌های اشتراکی رایگان قرار گیرند. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که ثبت سوابق الکترونیکی باید اسناد خوانا و قابل دسترس را حفظ کند. نام پوشه به تنهایی یک سیستم انطباق نیست اگر محتوای آن بعداً قابل بازیابی یا درک نباشد.
قبل از دور انداختن اسناد، مسئولیت‌ها را مشخص کنید
یک کسب و کار باید بداند چه کسی سوابق حقوق و دستمزد را جمع‌آوری می‌کند، کجا ذخیره می‌شوند، کدام شخص دسترسی را کنترل می‌کند و چگونه حذف آنها تأیید می‌شود. این سیاست باید از حذف تصادفی هنگام ترک کار توسط یک کارمند یا تغییر نرم‌افزار جلوگیری کند. بررسی دوره‌ای می‌تواند سپرده‌های مالیاتی مفقود شده، اطلاعات شناسایی ناقص یا شکاف در اسناد مورد استفاده توسط ارائه دهنده حقوق و دستمزد را آشکار کند. نگهداری مداوم سوابق در طول سال آسان‌تر از بازسازی آنها پس از دریافت اخطار است.
Paper Trail و سوابق مالی سازمان‌یافته
خدمات Paper Trail بر کار حسابداری شرح داده شده در پیشنهادات تایید شده آن تمرکز دارد. مشتریانی که به کمک در سازماندهی سوابق تجاری عادی نیاز دارند می‌توانند به «حسابداری ماهانه» و «حسابداری آماده مالیات» مراجعه کنند. این مقاله اطلاعات کلی حسابداری را ارائه می‌دهد، نه اطلاعات مربوط به استخدام، مالیات حقوق و دستمزد یا مشاوره حقوقی فردی.