چتسورث

پرداخت به تأمین‌کننده نشان می‌دهد که پول از بانک خارج شده است. این پرداخت به خودی خود به شما نمی‌گوید چه چیزی رسیده، چه چیزی در قفسه مانده یا کدام اقلام فروخته شده‌اند. سوابق محصول علاوه بر مسیر پرداخت، به جزئیات خرید، مقادیر و اطلاعات دریافت نیز نیاز دارند.

نحوه برخورد با موجودی کالا به روش حسابداری و شرایط تجاری بستگی دارد. سوابق کاری باید همچنان خریدها، مرجوعی‌ها، جابجایی موجودی و فروش را قابل فهم کنند. فهرست منسجم محصولات و تفکیک واضح بین کالاهای فروش مجدد، لوازم و تجهیزات کارگاه، اعمال نحوه برخورد توافق شده را بدون تکیه بر یک دسته خرید عمومی آسان‌تر می‌کند.

فاکتور تأمین‌کننده ممکن است شامل اقلامی باشد که در محموله‌های جداگانه می‌رسند. برخی از کالاها ممکن است برگشت داده شوند یا آسیب ببینند و اعتبار ممکن است تا مدتی به حساب نرسد. پرداخت کل صورتحساب بدون بررسی تک تک اسناد می‌تواند باعث ایجاد اعتبار حل نشده یا صورتحساب تکراری در دفاتر شود.

مدارک خرید، رسیدهای دریافتی، فاکتورها و اسناد اعتباری را در کنار هم نگه دارید. بررسی موجودی تأمین‌کننده باید توضیح دهد که چه چیزی هنوز معوق است و کدام اعتبارات اعمال شده است. اگر سوابق موجودی در یک سیستم جداگانه نگهداری می‌شود، جمع کل آن نیاز به یک اتصال تعریف‌شده به سوابق حسابداری دارد. قبل از وعده یک سرویس ماهانه روتین، باید پیچیدگی شناسایی شود.

تصور کنید یک توزیع‌کننده کوچک ۱۰۰ واحد کالا می‌خرد و ۶۰ واحد را در طول ماه می‌فروشد. ۴۰ واحد دیگر در دست می‌ماند. اگر مالک فقط به پرداخت خرید و سپرده‌های فروش نگاه کند، تفسیر ماه ممکن است دشوار باشد زیرا برخی از کالاهای خریداری شده برای فروش‌های آینده در دسترس هستند.

یک برنامه‌ی جابجایی موجودی، مقادیر اولیه، رسیدها، فروش‌ها، برگشتی‌ها و مقادیر نهایی را به هم متصل می‌کند. سپس می‌توان سوابق حسابداری را با استفاده از روش موجودی توافق‌شده، در مقایسه با آن برنامه بررسی کرد. شمارش فیزیکی ممکن است تفاوتی را نشان دهد که نیاز به بررسی دارد. این اعداد گویا هستند و مثال، روش مالیاتی یا سیاست ارزیابی موجودی را تجویز نمی‌کند.

صورت‌حساب‌های بانکی نمی‌توانند مقادیر از دست رفته را بازسازی کنند، کالاهای آسیب‌دیده را شناسایی کنند یا تأیید کنند که آیا سفارشی تحویل داده شده است یا خیر. این حقایق از سوابق عملیاتی و افرادی که موجودی را مدیریت می‌کنند، به دست می‌آیند. اگر این سوابق ناقص باشند، اولین وظیفه این است که مشخص شود چه چیزی قابل پشتیبانی است و چه چیزی نیاز به بررسی جداگانه موجودی دارد.

بحث اولیه می‌تواند شامل این موارد باشد: اینکه آیا شما کالا می‌فروشید، محصول تولید می‌کنید یا عمدتاً خدمات ارائه می‌دهید، موجودی کالا کجا پیگیری می‌شود و آیا مانده حساب تأمین‌کنندگان به‌روز است یا خیر. از آنجا، می‌توانیم در مورد دسته‌بندی خرید، مغایرت‌گیری بانکی و پیگیری حساب‌های پرداختنی بحث کنیم. سیستم‌های هزینه‌یابی تخصصی تولید یا موجودی پیچیده ممکن است قبل از شروع ثبت‌های روتین، به یک حسابدار یا متخصص دیگر نیاز داشته باشند تا روش را تعریف کند.