بربنک

یک پروژه می‌تواند در حالی که دفترداری آن باز است، تمام شده به نظر برسد. برگشت تجهیزات ممکن است هزینه‌های اضافی ایجاد کند. یک تأمین‌کننده ممکن است صورتحساب اصلاح‌شده ارسال کند. یک مشتری ممکن است پرداخت نهایی را در حین بررسی اقلام تحویلی نگه دارد. اگر این موارد در ایمیل‌ها و صورتحساب‌های کارت پراکنده باشند، کل پروژه می‌تواند مدت‌ها پس از اینکه فکر می‌کردید کار سودآور است، تغییر کند.

به هر پروژه یک نام یا کد پروژه ثابت بدهید. از آن مرجع در فاکتورها، صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان و سوابق پشتیبانی استفاده کنید. سپس یک گزارش پروژه می‌تواند هزینه‌های مستقیم را از هزینه‌های مشترک تجاری، مانند اشتراک‌های نرم‌افزار عمومی و اجاره دفتر، متمایز کند. هزینه‌های مشترک هنوز هم مهم هستند، اما نباید صرفاً به این دلیل که آن پروژه اتفاقاً صورتحساب بعدی را پرداخت کرده است، به یک پروژه اختصاص داده شوند.

پرداخت مشتری باید در صورت وجود فاکتور صحیح، با آن مطابقت داده شود. ثبت فاکتور و پرداخت آن به عنوان فروش جداگانه می‌تواند درآمد را بیش از حد نشان دهد. به طور مشابه، پرداخت صورتحساب تأمین‌کننده، مبلغ بدهی موجود را تسویه می‌کند، در حالی که آن صورتحساب قبلاً ثبت شده است. برداشت از حساب بانکی هزینه دوم نیست.

بررسی‌های مفید ماهانه فاکتورهای پرداخت نشده، صورتحساب‌های پرداخت نشده، سپرده‌ها و بازپرداخت‌ها در کنار مانده‌های تطبیقی بانک و کارت. نحوه حسابداری پیش‌پرداخت‌ها به ترتیب و مبنای گزارش‌دهی بستگی دارد. ما سوابق اساسی را سازماندهی می‌کنیم و مواردی را که نیاز به تأیید دارند، علامت‌گذاری می‌کنیم، نه اینکه فرض کنیم هر انتقال ورودی، درآمد کسب شده است.

تصور کنید یک فروشنده کوچک ۶۰۰۰ دلار برای یک قرارداد ۱۰۰۰۰ دلاری جمع‌آوری می‌کند. در طول پروژه، ۲۴۰۰ دلار برای اجاره تجهیزات پرداخت می‌کند و ۱۶۰۰ دلار صورتحساب پیمانکار فرعی دریافت می‌کند که هنوز پرداخت نشده است. ۴۰۰۰ دلار باقیمانده از مشتری نیز معوق است. نگاه صرف به حساب بانکی، هم هزینه پرداخت نشده و هم مانده وصول نشده را از دست می‌دهد.

یک برنامه‌ی زمانی پروژه، این چهار مورد را در کنار هم قرار می‌دهد. این به مالک کمک می‌کند تا ببیند چه چیزی جمع‌آوری شده، چه چیزی معوق مانده و کدام هزینه‌ها متحمل شده است. این یک دیدگاه برنامه‌ریزی است، نه وعده‌ی سود نهایی. هزینه‌های کارکنان، سربار، تغییرات تأیید شده و روش گزارش‌دهی همچنان بر تصویر نهایی تأثیر می‌گذارند. این ارقام صرفاً جهت توضیح هستند و یک مشتریِ «ردیابی کاغذی» را توصیف نمی‌کنند.

فهرست پروژه‌ها را به‌روز نگه دارید و مشخص کنید چه کسی می‌تواند هزینه مورد اختلاف را تأیید کند. فاکتورهای اصلاح‌شده را در کنار فاکتورهای اصلی، به همراه یادداشتی که تغییر را توضیح می‌دهد، ذخیره کنید. یک فهرست کوتاه از موارد حل‌نشده مفیدتر از این است که بی‌سروصدا هر تراکنش را در یک دسته قرار دهید.

برای یک گفتگوی اولیه، تعداد پروژه‌های فعال، نحوه‌ی فاکتورنویسی و اینکه آیا ماه‌های گذشته ناتمام مانده‌اند یا خیر، اطلاعات بسیار بیشتری از یک مانده حساب دقیق به ما می‌دهد. می‌توانیم از این نمای کلی برای بحث در مورد دامنه‌ی تطبیق، پیگیری پروژه و گزارش‌دهی استفاده کنیم. پورتال رسمی تجاری Burbank همچنین منابع تجاری محلی را جدا از حسابداری ارائه می‌دهد.