مانده‌گیری حساب بانکی و کارت اعتباری

تطبیق به حساب صحیح، تاریخ صورتحساب و مانده‌های شروع و پایان نیاز دارد. مانده آنلاین زنده می‌تواند شامل فعالیت‌های جدیدتر باشد و نباید جایگزین مانده پایان صورتحساب از تاریخ قبلی شود. شروع با دوره اشتباه باعث می‌شود تفاوت‌های زمانی معمول مانند خطا به نظر برسند.

اگر مانده اولیه دیگر با تطبیق قبلی مطابقت نداشته باشد، سوابق قبلی نیاز به بررسی دارند. یک تراکنش تغییر یافته یا حذف شده ممکن است این تفاوت را توضیح دهد و باید قبل از تکمیل دوره جاری این موضوع مشخص شود.

این بررسی، واریزها، خریدها، برداشت‌ها، کارمزدها و پرداخت‌های ثبت‌شده را با صورتحساب مطابقت می‌دهد. فعالیت‌هایی که در صورتحساب آمده اما در دفاتر ثبت نشده‌اند، نیاز به بررسی دارند. ورودی‌های موجود در دفاتر که تسویه نشده‌اند، ممکن است اقلام معوق قانونی باشند، یا ممکن است نشان‌دهنده موارد تکراری و اشتباهات در ثبت باشند.

یک مورد معوقه برای اینکه قابل درک باشد، به زمینه کافی نیاز دارد. یک چک اخیر ممکن است صرفاً در انتظار پاس شدن باشد، در حالی که یک سپرده قدیمی که هرگز به حساب نرسیده است، ممکن است نیاز به بررسی دقیق‌تری داشته باشد.

کارت اعتباری تجاری شامل خریدها، اعتبارات، کارمزدها، بهره‌ها و پرداخت‌هایی است که باید با صورتحساب کارت مقایسه شوند. تطبیق حساب جاری به تنهایی نشان نمی‌دهد که خریدهای کارت کامل یا به درستی ثبت شده‌اند. هر حساب بخش متفاوتی از مسیر تراکنش را ارائه می‌دهد.

پرداخت از طریق چک به کارت باید دو حساب را به هم متصل کند. نباید خریدهای جداگانه را به عنوان هزینه دیگری تکرار کند. در غیر این صورت، ممکن است وجه نقد با هم تطبیق داده شود در حالی که گزارش سود و زیان هنوز هزینه‌ها را بیش از حد نشان می‌دهد.

مثال توضیحی: صورتحساب کارت ویزیت، هزینه سالانه ۹۰ دلار را نشان می‌دهد، اما این هزینه هرگز در تراکنش‌های وارد شده ظاهر نشده است. تطبیق، تفاوتی را مشخص می‌کند که می‌توان آن را در صورتحساب ردیابی کرد. ثبت هزینه پشتیبانی‌شده، این نقص را برطرف کرده و هزینه را در جای مناسب خود قرار می‌دهد.

در شرایط دیگر، همان اختلاف ۹۰ دلاری می‌تواند ناشی از یک پرداخت تکراری یا یک مبلغ نادرست باشد. میزان اختلاف به تنهایی تعیین‌کننده‌ی اصلاح نیست، بلکه فعالیت پشتیبان آن را تعیین می‌کند.

یک تطبیق زمانی قوی‌ترین حالت را دارد که فعالیت انتخاب‌شده، مانده صورت‌حساب را توضیح دهد و ورودی‌های معوق باقیمانده منطقی باشند. اضافه کردن یک تعدیل بدون توضیح فقط برای رسیدن به صفر می‌تواند سوابق را گمراه‌کننده کند. بررسی باید دلیل هرگونه اصلاح را حفظ کند و مواردی را که هنوز نیاز به تأیید دارند، شناسایی کند.

تطبیق همچنین هدف خاصی دارد. این روش مشخص نمی‌کند که آیا هر خریدی ضروری بوده است، آیا هر هزینه‌ای قابل کسر است یا اینکه آیا کل یک کسب و کار عاری از خطا است یا خیر. دسته‌بندی و بررسی اسناد پشتیبان، بخش‌های دیگری از فرآیند حسابداری را پوشش می‌دهند.

فهرستی از حساب‌ها تهیه کنید که شامل حساب‌های غیرفعال، کارت‌های جایگزین و حساب‌هایی باشد که فقط گاهی اوقات فعالیت دارند. هر صورتحساب و مانده نهایی آن را به حساب صحیح متصل نگه دارید، نه اینکه با یک حساب غیرفعال به عنوان حسابی که دیگر نیازی به بررسی ندارد، رفتار کنید.

انتقال وجه را از هر دو طرف سوابق پیگیری کنید. پرداخت از حساب جاری به کارت ویزیت باید با اعتبار مربوطه در حساب کارت مطابقت داشته باشد. تاریخ‌های مختلف ارسال می‌تواند زمان‌بندی را توضیح دهد، اما نباید مبلغی را که هرگز نرسیده است پنهان کند.

برای اختلاف حل نشده، ردیف صورتحساب، ورودی حسابداری و سوال را همچنان باز نگه دارید. این کار بررسی بعدی را مشخص می‌کند و امکان ردیابی اصلاح بعدی را بدون بازگشایی معاملات نامرتبط یا از دست دادن شواهد تطبیق قبلی فراهم می‌کند.

اطلاعات تطبیق تکمیل‌شده، مرجعی برای دوره بعدی و برای هر کسی که بعداً حساب‌ها را بررسی می‌کند، فراهم می‌کند. دامنه توافق‌شده باید حساب‌های تحت پوشش، فراوانی کار و نحوه اطلاع‌رسانی استثنائات را مشخص کند. یک حساب تازه افتتاح‌شده یا بسته‌شده باید زمانی که فعالیت آن بر دوره تأثیر می‌گذارد، لحاظ شود.

اولین توصیف می‌تواند ساده باشد: کسب‌وکار از چند حساب بانکی و کارتی استفاده می‌کند، آیا قبلاً تطبیق داده شده‌اند و چه مواردی در حال حاضر مطابقت ندارند. صورت‌حساب‌ها و سوابق دقیق تراکنش‌ها می‌توانند پس از تعریف کار، از طریق روش امن توافق‌شده پیگیری شوند.

هر دوره صورتحساب نیاز به بررسی خاص خود دارد، از جمله فعالیتی که هنوز در تاریخ اختتامیه معوق مانده است. یک تراکنش تسویه نشده با تراکنشی که دو بار وارد شده یا به حساب اشتباه اختصاص داده شده است، متفاوت است. Paper Trail این تفاوت‌ها را با سوابق و اسناد موجود در مورد اقلام حل نشده بررسی می‌کند و توضیحی در مورد جمع کل تطبیق‌ها به یک مغایرت‌گیری تکمیل شده ارائه می‌دهد.

وقتی یک کسب‌وکار از چندین حساب بانکی و کارت استفاده می‌کند، هر حساب به یک تاریخچه کامل صورتحساب و وضعیت تطبیق واضح نیاز دارد. انتقال‌ها باید حساب‌های صحیح را بدون ایجاد فروش یا هزینه اضافی به هم متصل کنند. یک لیست مشترک از حساب‌ها و سابقه اختلافات معوق به مالک یا تیم داخلی کمک می‌کند تا ببیند کدام دوره‌ها کامل شده‌اند و در کجا هنوز به اطلاعات پشتیبانی نیاز است.