متعادل‌سازی و اصلاحات

مانده حساب جاری، مانده کارت اعتباری و مانده وام هر کدام نمایانگر چیز متفاوتی هستند. قبل از تغییر ورودی‌ها، بررسی، حساب، تاریخ مقایسه و منبع مورد استفاده برای بررسی آن را مشخص می‌کند. مانده حساب جاری و مانده پایان دوره صورتحساب ممکن است صرفاً به این دلیل که تاریخ‌های متفاوتی را پوشش می‌دهند، متفاوت باشند.

برای حسابی که قبلاً تطبیق داده شده است، آخرین تطبیق موفق بسیار مفید است. این به محدود کردن بررسی به دوره‌ای که اولین اختلاف ظاهر شده است، کمک می‌کند.

ممکن است پرداختی که در دفاتر ثبت شده است، تا تاریخ صورتحساب به بانک تسویه نشده باشد. این امر به طور خودکار باعث اشتباه در ثبت نمی‌شود. تطبیق، اقلام معوق معتبر را در هنگام بررسی فعالیتی که مفقود، تکراری یا با مبلغ نادرست وارد شده است، در نظر می‌گیرد.

ورودی‌های معوق قدیمی نیاز به توجه بیشتری دارند. چکی که هرگز پاس نشده، یک واریز تکراری یا یک پرداخت باطل شده، در صورت باقی ماندن به مدت نامحدود، می‌تواند مانده گمراه‌کننده‌ای را به جا بگذارد. قبل از تغییر ورودی، رویداد مربوطه باید تأیید شود.

انتقال وجهی که به عنوان درآمد ثبت شده باشد، درآمد را افزایش می‌دهد. پرداخت با کارت اعتباری که به عنوان خرید دیگری ثبت شده باشد، می‌تواند هزینه‌ها را بیش از حد نشان دهد. صورتحسابی که از طریق بانک پرداخت شده است، اگر پرداخت به صورتحساب مرتبط نباشد، ممکن است همچنان پرداخت نشده به نظر برسد. هر موقعیت نیاز به اصلاح متفاوتی دارد، حتی اگر مالک در ابتدا متوجه شود که یک جمع کل اشتباه است.

این بررسی همچنین بررسی می‌کند که آیا یک ورودی که قبلاً تطبیق داده شده، ویرایش یا حذف شده است یا خیر. اصلاح ماه جاری بدون رسیدگی به تغییر قبلی می‌تواند علت اصلی را به جای خود باقی بگذارد.

یک تعدیل بدون توضیح می‌تواند باعث شود که صفحه تطبیق به صفر برسد، بدون اینکه نشان دهد واقعاً چه اتفاقی افتاده است. رویکرد قوی‌تر این است که اختلاف را تا علت آن ردیابی کرده و اصلاحیه پشتیبانی شده را ثبت کنید. در مواردی که تعدیل مناسب است، هدف و اطلاعات پشتیبان آن باید مستند شود.

مثال توضیحی: یک پرداخت ۲۵۰ دلاری به تأمین‌کننده، دو بار پس از یک ورود دستی و یک واردات بانکی ظاهر می‌شود. تأیید اینکه صورتحساب شامل یک پرداخت است، مبنایی برای اصلاح تکرار فراهم می‌کند. افزودن درآمد نامرتبط برای جبران این تفاوت، هم سوابق هزینه و هم سوابق درآمد را گمراه‌کننده می‌کند.

اصلاحات باید با آگاهی از دوره‌های بسته، تعدیلات حسابدار قبلی و اظهارنامه‌های ثبت‌شده انجام شود. یک ورودی قدیمی ممکن است بخشی از یک تعدیل پایان سال بزرگتر باشد، بنابراین نباید صرفاً به دلیل ناآشنا بودن توضیحات آن حذف شود. ثبت تغییرات به کسب و کار کمک می‌کند تا تأثیر آنها را بر گزارش‌های قبلی درک کند.

در مواردی که اطلاعات موجود نتواند نحوه برخورد صحیح را مشخص کند، مورد باید با مالک یا حسابدار مطرح شود. توضیح روشن در مورد مانده حساب حل نشده مفیدتر از قطعیت بدون پشتوانه است.

گزارش تطبیق قبلی و صورتحسابی که برای تکمیل آن استفاده شده است را نگه دارید. اگر اصلاح بعدی آن دوره را تغییر دهد، ارتباط بین ثبت اولیه، تعدیل و مانده به‌روز شده را حفظ کنید.

حساب‌های متصل را نیز بررسی کنید. جابجایی یک پرداخت بین حساب‌های بانکی می‌تواند بر دو مغایرت‌گیری تأثیر بگذارد، بنابراین بستن یک اختلاف به معنای صحیح بودن حساب دیگر نیست.

خروجی مورد توافق باید حساب اصلاح‌شده را به صورت‌حساب پشتیبان یا برنامه زمانی برای دوره بررسی‌شده متصل کند. بسته به موضوع، می‌تواند شامل تطبیق‌های تکمیل‌شده، پیوندهای تراکنش اصلاح‌شده، گزارش‌های به‌روز شده و خلاصه‌ای از استثنائات باقی‌مانده باشد. دامنه همچنین باید روشن کند که آیا فقط یک حساب یا چندین حساب مرتبط مورد بررسی قرار می‌گیرند.

اگر همان خطا مرتباً برمی‌گردد، گردش کار تراکنش نیز شایسته توجه است. مدیریت مداوم نقل و انتقالات، صورتحساب‌ها و پرداخت‌های دانلود شده به جلوگیری از ایجاد یک پروژه اصلاحی دیگر در پشت صحنه کمک می‌کند.

یک اصلاحیه می‌تواند علاوه بر حسابی که مشکل برای اولین بار در آن ظاهر شده است، بر موارد دیگری نیز تأثیر بگذارد. پرداختی که به حساب بانکی اشتباه اختصاص داده شده باشد، می‌تواند باعث شود یک حساب بیش از حد و حساب دیگر کمتر از حد واقعی محاسبه شود. ردیابی کاغذی، ورودی‌های مرتبط را دنبال می‌کند، بنابراین اصلاحیه به سوابق مرتبط می‌پردازد و بررسی حاصل، شواهد پشتیبان تغییر را توضیح می‌دهد.