حساب‌های پرداختنی و دریافتنی

یک ورودی مفید، مشتری یا تأمین‌کننده، تاریخ سند، تاریخ سررسید، مبلغ و شماره مرجع را مشخص می‌کند. جزئیات منسجم به تشخیص یک تعهد جدید از کپی چیزی که قبلاً وارد شده است کمک می‌کند. سند پشتیبان همچنین زمینه را برای زمانی که موجودی بعداً مورد سوال قرار می‌گیرد، فراهم می‌کند.

گردش کار باید مشخص کند چه کسی فاکتورهای مشتری را صادر می‌کند، چه کسی صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان را وارد می‌کند و چه کسی تغییرات را تأیید می‌کند. یک رکورد تنها در صورتی می‌تواند به‌روز بماند که افراد درگیر بدانند اسناد جدید و به‌روزرسانی‌های پرداخت به کجا تعلق دارند.

پرداخت مشتری باید از مبلغ فاکتوری که تسویه می‌شود، بکاهد. پرداخت به تأمین‌کننده باید در صورتی که صورتحساب مربوطه قبلاً ثبت شده باشد، آن را کاهش دهد. اگر پرداخت بدون ایجاد این ارتباط، جداگانه وارد شود، ممکن است کالای اصلی پرداخت نشده به نظر برسد، حتی اگر پول جابجا شده باشد.

پرداخت‌های جزئی، سپرده‌ها، اعتبارات و اضافه پرداخت‌ها نیاز به توجه ویژه دارند. نحوه برخورد با آنها بستگی به توافق‌نامه اصلی و روش حسابداری دارد، بنابراین بدون اطلاع از میزان بدهی باقی‌مانده، نباید مانده حساب را به زور به صفر رساند.

گزارش تحلیل زمانی، مبالغ باز را بر اساس مدت زمان معوق یا دیرکرد، بسته به تنظیمات گزارش، سازماندهی می‌کند. این به کسب و کار کمک می‌کند تا ببیند در چه مواردی ممکن است پیگیری لازم باشد. تاریخ‌ها و شرایط پرداخت باید دقیق باشند تا گزارش مفید باشد.

موجودی قدیمی، دلیلی برای بررسی است، نه مدرکی خودکار مبنی بر اینکه مشتری پرداخت نکرده است. رسید استفاده نشده، اعتبار از دست رفته یا فاکتور تکراری می‌توانند ظاهر مشابهی ایجاد کنند.

مثال روشنگر: مشتری یک فاکتور ۲۰۰۰ دلاری دریافت می‌کند و ۱۲۰۰ دلار آن را پرداخت می‌کند. وقتی پرداخت به درستی اعمال شود، سوابق ۸۰۰ دلار مانده را نشان می‌دهند. ثبت ۱۲۰۰ دلار به عنوان درآمد نامرتبط می‌تواند باعث شود فاکتور ۲۰۰۰ دلار را هنوز نشان دهد و سوابق فروش را مخدوش کند.

همین توجه در مورد صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان نیز اهمیت دارد. تطبیق پرداخت و بررسی هرگونه اعتبار، مبنای روشن‌تری را برای تصمیم‌گیری در مورد میزان واقعی پرداختی به مالک می‌دهد.

سوابق حسابداری می‌توانند از پیگیری مشتری و برنامه‌ریزی پرداخت به تأمین‌کنندگان پشتیبانی کنند، اما نگهداری این سوابق به طور خودکار به کسی اجازه نمی‌دهد که وجوه را جابجا کند یا با مشتریان تماس بگیرد. هرگونه تأیید پرداخت، ارسال فاکتور یا مسئولیت وصول باید به صراحت توافق شود.

مانده‌های مورد اختلاف نیز نیاز به اظهار نظر مالک دارند. بازپرداخت، حذف یا بستانکار باید منعکس کننده یک تصمیم تجاری مصوب و نحوه برخورد حسابداری مناسب باشد. حذف یک مانده قدیمی صرفاً به دلیل نامناسب بودن آن می‌تواند یک مسئله تجاری حل نشده را پنهان کند.

سابقه تأیید را به همراه فاکتور و مرجع پرداخت نگه دارید. اگر فاکتوری مورد اختلاف است، مبلغ مورد نظر و شخص حل کننده آن را ثبت کنید، نه اینکه آن را به عنوان تأیید شده برای پرداخت در نظر بگیرید. تأییدیه‌های پرداخت را با صورتحساب بانکی تطبیق دهید تا پرداخت مجاز، پرداخت زمان‌بندی شده و پرداخت تسویه شده قابل تشخیص باشند.

قبل از شروع پرداخت، فاکتورهای تأیید شده برای پرداخت را از اقلام در انتظار پرداخت، برداشت‌های خودکار برنامه‌ریزی شده و اعتبارات در انتظار درخواست جدا کنید. شماره فاکتور، گیرنده وجه، مبلغ و تاریخ سررسید را در سابقه تأیید وارد کنید. سپس شخصی که وجه را واریز می‌کند می‌تواند پرداخت مورد نظر را از یک ورودی حسابداری معوق تشخیص دهد.

قبل از به‌روزرسانی دستورالعمل‌های پرداخت، تغییرات در جزئیات بانکی تأمین‌کننده را از طریق یک رابط شناخته‌شده تأیید کنید. اف‌بی‌آی توصیه می‌کند تغییرات شماره حساب‌ها و رویه‌های پرداخت را تأیید کنید.آن تأییدیه را به همراه تأیید پرداخت نگه دارید.

خروجی توافق‌شده می‌تواند شامل فهرست به‌روز شده‌ای از فاکتورها و صورتحساب‌های باز، پرداخت‌ها و اعتبارات اعمال‌شده و استثنائات مشخص‌شده باشد. در مواردی که حساب‌های دریافتنی و پرداختنی در دفتر کل نگهداری می‌شوند، این فهرست‌ها باید در رابطه با مانده حساب‌های مربوطه بررسی شوند. تفاوت‌ها می‌توانند نشان‌دهنده‌ی ورودی خارج از گردش کار عادی فاکتور یا صورتحساب باشند.

برای اولین مکالمه، دانستن اینکه آیا مشکل بزرگتر، جمع‌آوری پرداخت‌های مشتریان، مرتب نگه داشتن صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان یا درک مانده حساب‌های واقعی است، مفید خواهد بود. می‌توانید این نیازها را بدون به اشتراک گذاشتن هویت مشتریان یا جزئیات فاکتور شخصی در مکالمه وب‌سایت شرح دهید.

سوابق حسابداری می‌تواند مبلغ اولیه صورتحساب یا فاکتور، پرداخت‌های اعمال شده، اعتبارات ثبت شده و مانده حساب باز مانده در تاریخ گزارش را نشان دهد. کسب و کار شما همچنان مسئول تأیید پرداخت‌ها و تصمیمات مربوط به وصول مطالبات است. سوابق جاری به فردی که این تصمیمات را مدیریت می‌کند، مبنای روشن‌تری برای بررسی تاریخ‌های سررسید و پیگیری مانده‌های معوقه می‌دهد.

حجم بیشتری از فاکتورهای مشتریان و صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان، نیازمند ارجاعات منسجم، تطبیق پرداخت‌ها و یک لیست استثنائات سازمان‌یافته است. گزارش‌های مربوط به بررسی سوابق به تشخیص مانده‌هایی که هنوز سررسید نشده‌اند از مانده‌هایی که نیاز به توجه دارند، کمک می‌کند. در مواردی که چندین نفر اطلاعات صورتحساب یا پرداخت را ارائه می‌دهند، تحویل حساب باید مشخص کند چه کسی اعتبارات را تأیید می‌کند، مانده‌های مورد اختلاف را حل و فصل می‌کند و فعالیت پرداخت یا وصول را مجاز می‌داند.