حساب‌ها و صورتحساب

یک فاکتور فقط زمانی مفید است که به طور دقیق ارسال و پیگیری شود. یک صورتحساب فروشنده به چیزی بیش از یک پوشه نیاز دارد. به یک سابقه دقیق، تاریخ سررسید و یک مسیر تأیید واضح نیاز دارد. Paper Trail این اجزای متحرک را با سوابق سازماندهی شده و پیگیری مداوم گرد هم می‌آورد.

• صدور فاکتور برای مشتریان: تهیه و ارسال فاکتورهای مشتریان با استفاده از جزئیات تأیید شده و نگهداری سوابق صورتحساب‌ها.
• پیگیری پرداخت‌ها: فاکتورهای پرداخت نشده را پیگیری کنید، مبالغ معوق را کنترل کنید و یادآوری‌های مناسب را طبق یک برنامه زمانی توافق شده ارسال کنید.
• مدیریت صورتحساب فروشندگان: صورتحساب‌های فروشندگان را دریافت و سازماندهی کنید، مبالغ و تاریخ‌های سررسید را ثبت کنید و تعهدات معوق را قابل مشاهده نگه دارید.
• هماهنگی پرداخت: پرداخت‌های فروشندگان را برای بررسی و تأیید آماده کنید تا تیم شما بتواند تصمیم بگیرد که چه چیزی و چه زمانی پرداخت شود.
• گزارش حساب‌ها و صورتحساب‌ها: خلاصه‌ای سازمان‌یافته از فاکتورهای پرداخت نشده مشتریان، صورتحساب‌های معوق فروشندگان و مواردی که نیاز به رسیدگی دارند، ارائه دهید.

Paper Trail آماده‌سازی، سازماندهی، پیگیری و ارتباطات را در محدوده خدمات توافق‌شده انجام می‌دهد. کسب و کار شما کنترل پول خود را حفظ می‌کند. ما به طور مستقل پرداخت‌های فروشندگان را منتشر نمی‌کنیم، وجوه را منتقل نمی‌کنیم یا هزینه‌ها را از طرف شما تأیید نمی‌کنیم. پرداخت‌های فروشندگان برای بررسی و تأیید شما آماده می‌شوند.

طرح‌های پایه، پلاس و حرفه‌ای ما شامل خدمات اصلی حساب‌ها و صورتحساب‌ها هستند. تفاوت در تعداد فاکتورهای مشتری و صورتحساب‌های فروشندگان است که هر ماه بررسی می‌شوند. کسب‌وکارهایی با حجم بیشتر یا فرآیندهای تخصصی می‌توانند درخواست قیمت‌گذاری سازمانی کنند.

ما با شناسایی محل رسیدن دستورالعمل‌های صورتحساب مشتری و صورتحساب‌های فروشندگان، سیستمی که سوابق را نگهداری می‌کند و چه کسی مجاز به تأیید تغییرات است، شروع می‌کنیم. تیم شما افراد مسئول تصمیم‌گیری در مورد صورتحساب و تأیید پرداخت را شناسایی می‌کند. محدوده توافق‌شده مشخص می‌کند که Paper Trail کدام مراحل اداری را انجام می‌دهد.

یک تحویل مفید شامل لیست مشتریان و فروشندگان، شرایط فاکتور، اقلام معوق و فرآیند تأیید فعلی است. جزئیات ناقص به جای اینکه از طریق فرضیات تکمیل شوند، با مسئول تعیین‌شده شما مطرح می‌شوند.

اطلاعات صورتحساب تأیید شده شما، شرح، مبلغ و شرایط را در اختیار مشتری قرار می‌دهد. تهیه و تحویل فاکتور، سابقه‌ای از آنچه که در صورتحساب آمده است، ایجاد می‌کند. سپس ردیابی وضعیت پرداخت، فاکتوری را که باز مانده است از فاکتوری که تا حدی یا کاملاً تسویه شده است، متمایز می‌کند.

وقتی یادآوری مناسب باشد، ارتباط طبق برنامه و دستورالعمل‌های توافق‌شده شما انجام می‌شود. سوالی در مورد قیمت‌گذاری، خدمات مورد اختلاف یا درخواست امتیاز، برای تصمیم‌گیری به بخش تجاری شما ارجاع داده می‌شود.

یک صورتحساب فروشنده به یک تأمین‌کننده قابل شناسایی، مرجع فاکتور، مبلغ و تاریخ سررسید نیاز دارد. ما این جزئیات را سازماندهی می‌کنیم تا صورتحساب‌های دریافتی از اقلامی که در انتظار توضیح یا تأیید هستند، قابل تشخیص باشند. یک نسخه تکراری احتمالی باید تا زمانی که تیم شما وضعیت آن را تأیید کند، به عنوان یک سؤال قابل مشاهده باقی بماند.

آماده‌سازی پرداخت از گردش کار تأیید شده پیروی می‌کند. این سابقه مشخص می‌کند که چه چیزی آماده شده است، کدام تأیید هنوز مورد نیاز است و کدام تأییدیه ارائه شده است. آماده‌سازی به منزله مجوزی برای Paper Trail برای آزادسازی وجه نیست.

تیم شما دستورالعمل‌های تأیید شده‌ی صورتحساب مشتری، صورتحساب‌های فروشندگان، شرایط پرداخت و نام بررسی‌کنندگان مجاز را ارائه می‌دهد. تغییرات در جزئیات مشتری، اعتبارات، مبالغ مورد اختلاف یا اطلاعات فروشندگان نیاز به دستورالعمل واضح از سوی فرد مسئول آن تصمیم دارد.

لطفاً برای سوابق پشتیبانی از فرآیند اسناد توافق‌شده استفاده کنید. رمزهای عبور بانکی یا دسترسی نامحدود به حساب را ارسال نکنید. ما می‌توانیم اطلاعات مفقود شده را بدون درخواست اشتراک‌گذاری اعتبارنامه‌های ورود در یک پیام معمولی، شناسایی کنیم.

خلاصه مانده بدهی زمانی مفید است که هر مبلغ را بتوان به فاکتور یا صورتحساب آن ردیابی کرد. سوابق اداری می‌تواند فاکتور پرداخت نشده، فاکتور نیمه پرداخت شده، صورتحساب در انتظار تأیید و موردی که نیاز به اطلاعات بیشتر دارد را تشخیص دهد.

این خلاصه‌ها، کارهایی را که در محدوده خدمات توافق‌شده نیاز به توجه دارند، نشان می‌دهند. آن‌ها جایگزین صورت‌های مالی تطبیقی ​​نمی‌شوند. حسابداری ماهانه، این سوابق مالی را نگهداری می‌کند، در حالی که حسابداری و صورتحساب، گردش کار اداری فعال را مدیریت می‌کند.

ممکن است مشتری در مورد فاکتور شک داشته باشد، فروشنده ممکن است صورتحساب اصلاح‌شده‌ای ارسال کند، یا تأیید پرداخت بدون مرجع مشخص دریافت شود. ما مورد حل‌نشده را شناسایی می‌کنیم و آنچه را که لازم است اطلاع می‌دهیم تا سوابق اداری، عدم قطعیت را پنهان نکند.

کسب و کار شما تصمیم اساسی در مورد اعتبار، تعدیلات، تخفیف‌ها و مجوز پرداخت را می‌گیرد. Paper Trail اطلاعات پشتیبان را سازماندهی کرده و دستورالعمل‌های دریافتی را در فرآیند توافق شده ثبت می‌کند. هیچ نتیجه پرداخت یا وصولی تضمین نمی‌شود.