Investigar un saldo negativo en la tarjeta de crédito
Un saldo negativo en la tarjeta de crédito en el software de contabilidad puede representar un crédito real, una convención de visualización o un error de registro. Comience por verificar cómo el software presenta las obligaciones de la tarjeta de crédito y compare el saldo con el estado de cuenta de la tarjeta de la misma fecha. No dé por sentado que un signo negativo siempre significa que la empresa tiene deudas.
Compruebe si el emisor de la tarjeta le debe dinero a la empresa.
Un pago en exceso o un reembolso puede generar un saldo a favor con la entidad emisora de la tarjeta. En ese caso, los registros deben reflejar el crédito real y su origen. Un reembolso recibido después de haber pagado el estado de cuenta en su totalidad es una explicación común. Guarde el estado de cuenta y, si es posible, asocie el reembolso con la compra original.
Investigar cargos faltantes y pagos duplicados
Si se importaron los pagos pero no las compras, es posible que los registros contables muestren un crédito artificial. Un pago duplicado con tarjeta puede tener el mismo efecto. Verifique también el saldo inicial y si la tarjeta se configuró con el tipo de cuenta correcto. Compare el historial de transacciones antes de realizar un ajuste de categoría o saldo.
Concilie todo el período del estado de cuenta.
Utilice el saldo inicial del estado de cuenta, las compras, los créditos, las comisiones y los pagos para explicar el importe final. Un pago bancario debe reflejar la reducción en el saldo de la tarjeta, en lugar de generar un segundo gasto por compras ya registradas. Tras corregir un error, revise tanto la tarjeta como la cuenta bancaria. Si el estado de cuenta no es claro o genera dudas, resuelva el problema con la entidad emisora, conservando la documentación contable.