Conciliación bancaria cuando sus libros no coinciden
El saldo de su cuenta bancaria y el saldo contable pueden diferir debido a la diferencia de tiempo, la falta de asientos, duplicados o errores. La comparación solo es válida cuando se utiliza la misma cuenta y fecha. La conciliación explica los saldos pendientes legítimos y corrige los problemas de registro para que los saldos ajustados coincidan.
Comprueba la sincronización antes de asumir que algo anda mal.
Es posible que un cheque registrado en la contabilidad aún no se haya cobrado. Un depósito registrado puede llegar después de la hora de cierre del estado de cuenta. El saldo disponible del banco también puede diferir del saldo reflejado en el estado de cuenta. Compare la fecha de cierre del estado de cuenta con la información contable de esa fecha, en lugar de comparar la pantalla bancaria actual con un informe financiero anterior.
Buscar actividad que se haya omitido o contado dos veces
Las comisiones bancarias, los intereses, las transacciones manuales y las importaciones de datos incompletas suelen explicar las diferencias. Un pago de un cliente puede ingresarse una vez manualmente y otra vez desde el Fuente bancariaTambién es posible que una transferencia se registre en la cuenta incorrecta. Revise el saldo inicial y la última conciliación realizada para identificar cuándo apareció la diferencia por primera vez.
Resolver la causa y mantener la reconciliación.
Compare los asientos contables con los registros, identifique los elementos pendientes y documente las correcciones justificadas. No registre un ajuste de gastos o ingresos inexplicado solo para forzar una diferencia cero. Las directrices del IRS describen la conciliación mensual como una forma de identificar errores y contabilizar los cargos bancarios y las transacciones pendientes. El informe final debe mostrar por qué el saldo es correcto y qué, si corresponde, queda pendiente de pago.
Comparar la misma fecha y el mismo tipo de saldo
Un banco puede mostrar un saldo disponible que incluya retenciones o transacciones pendientes. El saldo final del estado de cuenta muestra un límite diferente. El registro contable puede incluir cheques ya emitidos pero aún no compensados. Antes de investigar una discrepancia, identifique la cuenta exacta del estado de cuenta, la fecha de cierre y el saldo que se está conciliando.
Por ejemplo, supongamos que un estado de cuenta cierra con $10,000, pero los libros contables muestran $9,500 porque un cheque de $500 aún no se ha cobrado. Este cheque pendiente podría explicar la diferencia. Esto no significa automáticamente que alguno de los registros sea incorrecto. Si el cheque permanece pendiente durante un tiempo inusualmente prolongado, conviene investigar su estado en lugar de dejarlo pendiente indefinidamente.
Siga una secuencia de conciliación bancaria
Comience con la última conciliación completada y confirme que su saldo final coincide con el saldo inicial del siguiente período. Luego, compare los depósitos y retiros con el estado de cuenta. Identifique los saldos pendientes legítimos por separado de los cargos faltantes, las entradas duplicadas, los importes incorrectos y los pagos asignados a otra cuenta.
Una transacción importada puede tener ya un pago de factura o recibo correspondiente registrado. Agregarla nuevamente genera un problema de registro en lugar de completar la conciliación. Revise los registros vinculados antes de eliminar cualquier cosa, ya que borrar un pago también puede modificar el saldo de una factura o recibo.
Conserva la explicación con el período finalizado.
La conciliación final debe conectar el saldo del estado de cuenta, los elementos pendientes de pago y el saldo contable. Guarde el informe y las notas de corrección correspondientes para que el mes siguiente cuente con un punto de partida fiable. Si se modifica un asiento conciliado anterior, identifique los periodos afectados antes de tratar la diferencia actual como un nuevo problema.
Una diferencia cero por sí sola no garantiza que todas las transacciones subyacentes sean correctas. Dos errores pueden compensarse entre sí, o un ajuste no justificado puede ocultar la causa. Una revisión exhaustiva sigue la actividad y conserva su explicación, en lugar de considerar la coincidencia del total como el único objetivo.