Establezca un calendario de informes mensuales realista
Los informes mensuales deben estar listos según un cronograma acordado con el contable y adaptado al flujo de documentos de la empresa. No existe una fecha de presentación única que se ajuste a todas las empresas. El momento de la presentación depende de la disponibilidad de los estados financieros, el volumen de transacciones, la información faltante y el nivel de revisión incluido.
Establezca una fecha límite para el documento antes de la fecha límite del informe.
Los estados de cuenta, los resúmenes del procesador, las facturas y las explicaciones pueden llegar en momentos diferentes. Acuerden cuándo la empresa los proporcionará y cuándo se deben responder las preguntas. Una fecha de informe es más realista cuando está vinculada a estos datos. Una respuesta tardía del propietario o la falta de un estado de cuenta pueden retrasar la finalización, incluso si la mayoría de las transacciones ya se han registrado.
Distinga la información preliminar de los informes completos.
Algunas empresas necesitan una visión preliminar de las ventas o el flujo de caja antes de la conciliación de todas las cuentas. Esto puede ser útil si se identifica claramente como información preliminar. Los informes mensuales finales deben reflejar el trabajo de revisión acordado y revelar los elementos pendientes. Un informe exportado rápidamente no necesariamente representa un mes completo, y una conciliación finalizada no resuelve automáticamente todas las dudas de clasificación.
Utilice el cronograma para respaldar las decisiones.
Elija un ritmo de entrega que le permita responder a facturas vencidas, cambios en los gastos y compromisos de efectivo mientras la información aún sea útil. Revise los retrasos recurrentes para determinar si el problema radica en la recopilación de documentos, problemas históricos sin resolver o el alcance del trabajo. Un proceso confiable y una base de informes consistente son más valiosos que una fecha ambiciosa que no se cumple o se entrega con registros incompletos.