Documentos que debe preparar antes de contratar a un contable
Prepare el nombre de su software de contabilidad, una lista de las cuentas de su negocio, el último mes completo y los problemas que desea solucionar. Anote cualquier fecha límite próxima para impuestos, financiamiento o informes, y qué registros están disponibles. No es necesario que usted mismo corrija los libros antes de hablar sobre el trabajo.
Describe cómo se mueve el dinero dentro de la empresa.
Identifique los productos o servicios que vende, cómo pagan sus clientes y qué cuentas utiliza para sus gastos. Anote los procesadores de pago, las ventas en efectivo, la facturación a clientes, el inventario o los préstamos, según corresponda. El número de cuentas es importante, pero la verdadera complejidad reside en las relaciones entre ellas.
Identifique el último período de informes confiable
Reúna informes financieros recientes, registros de conciliación y un recuento aproximado de los meses sin terminar. Si no está seguro de si un mes se completó, indíquelo. Enumere los problemas conocidos, como entradas duplicadas, gastos personales mezclados, recibos faltantes o saldos inexplicables. Estos detalles ayudan a diferenciar un proyecto de reparación de uno en curso. contabilidad mensual.
Elija el resultado y aclare las responsabilidades.
Decida si su necesidad inmediata son registros actualizados, informes corregidos, una transferencia de información fiscal organizada o un proceso recurrente. Anote cualquier fecha límite importante y si ya cuenta con un asesor fiscal. Antes de otorgar acceso, defina el alcance, la propiedad de los registros, el intercambio de documentos y quién autoriza los cambios. Una visión clara desde el principio permite planificar el servicio en función de su negocio sin necesidad de que usted cuente con conocimientos de contabilidad ni un archivo perfectamente organizado.
Comience con una lista de verificación de documentos para el período acordado.
Una vez acordados el alcance y el método para compartir documentos, recopile los registros de las cuentas y los periodos que se van a revisar. Un historial completo de estados financieros es más útil que capturas de pantalla inconexas. Identifique los documentos que no estén disponibles para que su ausencia se tenga en cuenta al planificar el trabajo.
- Extractos bancarios y de tarjetas de crédito, incluidas las cuentas cerradas utilizadas durante el período.
- Informes de ventas y procesamiento de pagos, facturas de clientes y saldos pendientes.
- Facturas de proveedores, recibos y registros de pagos o créditos.
- Extractos de préstamos y documentos justificativos de la compra de equipos, cuando corresponda.
- Informes financieros existentes y registros de conciliación completos.
- La lista de solicitudes de su preparador de impuestos o los asientos de ajuste aprobados, cuando corresponda.
Conservar el trabajo realizado por el proveedor anterior.
Si otra persona se encargaba de la contabilidad, identifique el último período que completó y organice una transición ordenada. Conserve copias de informes, conciliaciones y ajustes documentados. Confirme que su empresa controla su archivo contable y que se puede otorgar acceso mediante los permisos de usuario compatibles con el software.
Un cambio de proveedor es una oportunidad para aclarar responsabilidades, no un motivo para descartar información histórica fiable. Evite la duplicación de registros acordando cuándo finaliza la rutina anterior y comienza la nueva. Las correcciones históricas podrían requerir una revisión aparte si afectan a saldos o informes que ya utiliza su contable.
Utilice la primera revisión para definir un punto de partida realista.
El propietario no necesita conocer todos los términos contables. Describir un saldo inexplicable, un período incompleto o un informe que nunca llega proporciona un punto de partida práctico para la revisión. Los registros disponibles ayudan a determinar si el trabajo consiste en una corrección limitada, un proyecto de recuperación o un soporte mensual continuo.
Mantenga registros detallados en el canal de documentación acordado, en lugar de iniciar la conversación en el sitio web. El alcance inicial se puede definir utilizando el nombre del software, el número aproximado de cuentas, el período de tiempo y el resultado deseado. Esto es suficiente para comenzar a planificar sin compartir credenciales de acceso ni enviar documentos financieros antes de que el proceso esté establecido.