Crea un informe mensual que tu contable pueda utilizar.
Proporcione mensualmente extractos bancarios y de tarjetas, recibos, facturas de clientes, facturas de proveedores, informes de procesadores de pago y explicaciones para transacciones comerciales poco claras. Incluya otros registros relevantes, como estados de cuenta de préstamos o resúmenes de nómina, cuando formen parte del alcance contable acordado. La lista de verificación debe reflejar cómo su empresa recibe y gasta dinero.
Proporcionar cobertura completa de la cuenta
Proporcione extractos de todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito pertinentes, así como registros de préstamos y sistemas de pago cuando sea necesario. Mencione las cuentas nuevas o cerradas. Una conexión de software puede importar transacciones sin proporcionar un período de extracto completo, por lo que no asuma que una fuente de datos activa reemplaza los extractos mensuales necesarios para la conciliación.
Explique qué no puede incluir la descripción de la transacción.
Conserve las facturas y recibos que identifiquen las compras, junto con el propósito comercial cuando este no sea evidente. Identifique los depósitos, reembolsos, aportaciones de los propietarios, compras personales y adquisiciones de equipos inusuales. Si un pago corresponde a varias facturas o diferentes tipos de gastos, proporcione suficiente detalle para su correcta asignación. Las explicaciones oportunas evitan la acumulación de transacciones inciertas.
Acordar una rutina segura y repetible
Utilice el proceso de intercambio de documentos aprobado y el nivel de acceso que necesita su contable. No envíe contraseñas de cuentas ni documentos confidenciales a través de conversaciones públicas en sitios web. Establezca una fecha límite mensual para la entrega de documentos e identifique quién responderá a las solicitudes de seguimiento. Un proceso de envío consistente hace que la fecha de presentación de informes sea más predecible y reduce la necesidad de reconstruir transacciones de memoria meses después. El IRS hace hincapié en la importancia de conservar los registros de respaldo tanto para los ingresos como para los gastos.