Poner al día la contabilidad de los registros atrasados de meses anteriores.
Localice el último mes completo con datos fiables y, a continuación, recopile los extractos bancarios, los extractos de tarjetas de crédito y demás registros comerciales de cada período incompleto. Trabaje en orden para que los saldos corregidos se transfieran correctamente. Mantenga una rutina sencilla de registro mientras se completan los trabajos anteriores.
Mapea el backlog antes de ingresar transacciones
Enumere las cuentas bancarias, de tarjetas y de pago utilizadas durante el período faltante, incluyendo las que se abrieron o cerraron. Reúna extractos, registros de ventas, facturas, recibos y comprobantes. Determine si los libros contables antiguos se conciliaron correctamente o si simplemente se actualizaron con la información descargada. La respuesta determinará si el trabajo comienza con las entradas faltantes o con la corrección de una base anterior.
Completa un período de apoyo a la vez.
Clasifique y compare las transacciones, resuelva los duplicados y concilie cada cuenta con su estado de cuenta. Registre los documentos faltantes y las preguntas de los propietarios en una lista organizada. Preste atención a las transferencias, los préstamos, los pagos de los propietarios y las comisiones de procesamiento, ya que pueden distorsionar los ingresos o los gastos si se tratan de forma demasiado simplista. Las correcciones tempranas pueden afectar los saldos posteriores, por lo que el orden de las tareas es importante.
Planifica en función del plazo real de la empresa.
Informe al contable si la presentación de impuestos, la solicitud de financiación o una decisión interna dependen de los registros contables. El plazo depende del volumen de transacciones, la complejidad de las cuentas y la disponibilidad de la documentación, no solo del número de meses. Si hay plazos fiscales, coordínelos con el asesor fiscal. Una vez resuelto el retraso, acuerden la recopilación y revisión periódica de documentos para que la empresa se mantenga al día.
Separe la contabilidad de recuperación de la contabilidad de la contabilidad de limpieza.
Ponerse al día con la contabilidad Completa los periodos que no se han completado. La limpieza contable investiga errores o inconsistencias en los registros existentes. Un retraso considerable puede requerir ambas acciones. Seis meses de asientos faltantes pueden ser fáciles de identificar, mientras que seis meses con importaciones superpuestas pueden requerir una corrección sustancial antes de que las cuentas sean fiables.
Comience por identificar el último período respaldado por una conciliación completa e informes útiles. Los asientos de cierre anteriores del contador también pueden afectar los saldos iniciales. Conservar un historial confiable evita tener que repetir el trabajo innecesariamente, mientras que revisar los saldos sin respaldo impide que un problema antiguo se repita en cada mes nuevo.
Reúna un período completo en lugar de un montón de recibos individuales.
Un archivo práctico de actualización incluye extractos de cada cuenta bancaria y de tarjeta, informes de ventas y pagos, facturas de proveedores, facturas de clientes y los comprobantes disponibles. Incluya las cuentas que se cerraron durante el período de cierre. No tener acceso a una cuenta cerrada puede generar transferencias y cargos finales sin explicación, incluso cuando las cuentas actuales parecen estar completas.
Guarde las exportaciones originales antes de realizar cambios. Una lista simple de cada cuenta y los extractos disponibles facilita la detección de los meses faltantes. Los recibos admiten detalles de las transacciones, pero no reemplazan una visión completa de la actividad de la cuenta. Del mismo modo, una descarga Fuente bancaria Esto no demuestra que la actividad anterior se haya importado o conciliado por completo.
Medir el progreso por el trabajo completado
Un registro de progreso útil identifica los periodos revisados, las cuentas conciliadas, los informes preparados y los elementos que aún requieren aclaración. Si la contabilidad respalda una declaración de impuestos o una solicitud de un prestamista, mantenga visible la fecha límite y coordine la entrega requerida con el profesional correspondiente. La finalización debe significar que los registros acordados están respaldados, no que cada transacción se haya categorizado rápidamente.
Una vez finalizado el trabajo histórico, mantenga una rutina mensual independiente. Acuerden quién recopilará los nuevos registros, quién explicará las transacciones inusuales y cuándo se revisarán los informes. Esto evitará que el proyecto de actualización se convierta en un sustituto recurrente de la contabilidad actual.