Revise los informes mensuales antes de aprobarlos.
Antes de aprobar los informes mensuales, verifique el período, la base contable y la integridad de los registros subyacentes. Luego, revise los cambios significativos y los saldos inusuales. La aprobación implica comprender los informes y saber qué elementos, si los hay, quedan pendientes, en lugar de simplemente aceptar un conjunto de totales.
Confirme qué incluyen los informes.
Verifique el nombre de la empresa, las fechas y si los informes se basan en efectivo o en devengo. Pregunte si se incluyen y concilian todas las cuentas bancarias, de tarjetas y de pago acordadas. Una cuenta omitida o una información incompleta pueden alterar sustancialmente la situación. Confirme que los informes sean la versión más reciente si se realizaron correcciones después del primer borrador.
Compara los resultados con lo que sucedió en el negocio.
Analice los cambios importantes en las ventas, los gastos inusuales y los pagos que esperaba ver. Examine en detalle las categorías desconocidas en lugar de aprobar un total sin explicación. Compare períodos similares, teniendo en cuenta que un proyecto estacional o una factura anual de seguros pueden generar una diferencia válida. Solicite información detallada cuando el informe no coincida con su comprensión de las operaciones.
Revisar las obligaciones y las decisiones pendientes
Revise las facturas vencidas, las cuentas impagas, las deudas de tarjetas de crédito y los préstamos, según corresponda. Pregunte si algún saldo es estimado o si depende de información faltante. Confirme las transacciones del propietario y las compras importantes con la persona responsable de su gestión. Mantenga un registro breve de las preguntas resueltas y de las que aún estén pendientes. Esto crea un historial de revisión útil y ayuda a comprender los cambios posteriores al cierre del mes.