Guarda los informes que explican tu año.
Al cierre del ejercicio, guarde el estado de resultados final, el balance general, los informes de conciliación, los registros detallados de transacciones y los anexos pertinentes. Incluya las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los préstamos, los activos y la actividad del propietario, según corresponda. Conserve las versiones aprobadas y cualquier ajuste posterior para poder explicar los saldos reportados.
Guarda los informes finales con su configuración.
Conservar el estado de resultadosBalance general y cualquier informe de flujo de efectivo que utilice la empresa. Registre el rango de fechas, la base de presentación de informes y la fecha de preparación para que las comparaciones posteriores utilicen la misma configuración. Los informes comparativos mensuales pueden ayudar a explicar la actividad estacional que se pierde dentro de un único total anual.
Conservar los detalles que hay detrás de los equilibrios
Guardar un balance de comprobación, libro mayor y completado Conciliación bancaria y de tarjetas Informes. Cuando corresponda, mantenga un registro de antigüedad de cuentas por cobrar y por pagar, saldos de préstamos, detalles de activos fijos, información de inventario y resúmenes de nómina. Estos anexos ayudan a explicar el motivo del saldo de fin de año y a verificar su concordancia con registros externos.
Conserva la versión final después de los ajustes.
Los informes generados antes de la aprobación de los asientos contables por parte del preparador de impuestos pueden diferir de los registros finales. Guarde las instrucciones de ajuste y un conjunto de informes finales claramente identificados después de que se registren los cambios. Exporte los datos importantes en formatos accesibles en lugar de depender completamente del acceso al software en el futuro. Los requisitos de conservación dependen del documento y las circunstancias, por lo que debe coordinar una política de archivo con su asesor fiscal. Un archivo duradero facilita la resolución de preguntas, migraciones y comparaciones posteriores.