Reconstruir registros cuando los datos del software antiguo no están disponibles.
Si su antiguo sistema de contabilidad ya no proporciona los datos, comience por revisar las copias de seguridad, las exportaciones y las opciones de acceso antes de reconstruir nada. La falta de acceso al software no significa necesariamente que se hayan perdido todos los registros. Es posible que bancos, proveedores, clientes y sistemas de pago aún conserven parte del historial de transacciones.
Inventariar lo que aún se puede recuperar
Busque informes financieros guardados, exportaciones del libro mayor, informes de conciliación, facturas y archivos de extractos. Consulte con el proveedor anterior o el titular autorizado de la cuenta sobre el acceso al archivo y la disponibilidad de copias de seguridad. Registre qué períodos están cubiertos y dónde quedan lagunas. Una carpeta con extractos bancarios es útil, pero no necesariamente mostrará las solicitudes de facturas, los fines comerciales ni los asientos contables no monetarios.
Reconstruir a partir de registros independientes
Utilice los extractos bancarios y de tarjetas junto con las facturas, recibos, estados de cuenta del prestamista y detalles del procesador. Parta del último saldo fiable y concilie cada período afectado en orden. Evite tratar cada depósito como una venta o cada retiro como un gasto. Registre el origen de cada partida reconstruida y mantenga una lista de todo aquello que aún no se haya confirmado.
Proteger el historial recuperado
Guarde las exportaciones accesibles, además de cualquier archivo de software restaurado. Conserve los documentos que respalden las declaraciones de impuestos y los informes financieros, de acuerdo con los requisitos de registro aplicables. Si las declaraciones anteriores se basaron en registros que no se pueden recuperar o que ahora parecen inexactos, consulte el asunto con el preparador de impuestos. El plan de reparación debe reflejar la evidencia disponible y el alcance de las deficiencias, en lugar de prometer una reconstrucción completa antes de revisar lo que se conserva.