Corregir una factura de proveedor pagada dos veces.
Si se pagó dos veces una factura de un proveedor, verifique que se trate de dos pagos reales y no de dos copias de un mismo asiento contable. Un pago duplicado genuino puede generar un crédito del proveedor o un importe a recuperar. Registrarlo como otra compra generalmente sobreestimaría el gasto.
Confirma que el dinero realmente salió dos veces.
Compare los extractos bancarios o de tarjeta con las referencias de facturas y pagos. Dos registros en el software no demuestran que se hayan realizado dos pagos. Un pago ingresado manualmente y una transacción descargada pueden representar el mismo retiro bancario. Si solo hubo un retiro, la corrección consiste en la eliminación de un registro duplicado, no en una solicitud de reembolso.
Mantenga un pago en exceso real separado de la factura.
Si ambos pagos se realizaron correctamente, deje la factura original saldada e indique el importe sobrante al proveedor. Confirme si se emitirá un reembolso o se aplicará un crédito a una factura futura válida. Conserve la respuesta del proveedor y las referencias de pago correspondientes para poder hacer un seguimiento del saldo hasta su resolución.
Registre el reembolso o crédito sin ninguna otra distorsión.
Cuando reciba un reembolso, asócielo con el sobrepago registrado en lugar de tratarlo automáticamente como un nuevo ingreso por ventas. Cuando utilice un crédito, documente a qué factura posterior se aplica. El costo original debe permanecer rastreable hasta la compra real. Revisar los estados de cuenta de los proveedores y cotejar las facturas antes del pago ayuda a detectar duplicados con anticipación y mantiene los informes de cuentas por pagar útiles para decidir qué pagos aún deben realizarse.