Elija entre dos posibles categorías de gastos.
Cuando una transacción parece encajar en dos categorías de gastos, clasifíquela según lo que se compró y cómo lo utiliza la empresa. Una sola compra puede dividirse si contiene artículos realmente diferentes. Un tratamiento coherente y documentado es más importante que elegir una categoría basándose únicamente en el nombre del comercio.
Fíjate en la factura en lugar de en la tienda.
Una compra en una gran tienda minorista podría incluir material de oficina, productos para reventa y un artículo personal. El comerciante es el mismo, pero el propósito contable difiere. Utilice los detalles del artículo para asignar la compra de forma razonable. El total de los asientos contables divididos debe coincidir con la transacción real, y el recibo de respaldo debe permanecer vinculado o ser fácil de localizar.
Utilice una regla coherente para gastos similares.
Si una suscripción de software cubre las operaciones rutinarias de la oficina, elija una categoría adecuada y úsela de forma consistente. Crear cuentas superpuestas, como varias versiones de software para gastos, puede fragmentar los informes. Cuando se necesite más detalle, los proyectos u otros campos de seguimiento pueden proporcionarlo sin necesidad de cambiar la categoría principal de gastos cada mes.
Identificar los elementos que necesitan un tipo diferente de revisión.
Algunas compras no se reducen a elegir entre dos gastos operativos. El equipo, el inventario, los servicios prepagados o el uso mixto (comercial y personal) pueden requerir un tratamiento diferente. Consulte con su asesor fiscal sobre la clasificación o asignación de impuestos que afecten su declaración. Mantenga una guía breve de categorías para situaciones recurrentes, de modo que los meses siguientes sigan la misma lógica y las comparaciones sigan siendo útiles.