Lista de verificación mensual de contabilidad para un mes completo
Una lista de verificación mensual de contabilidad abarca la recopilación de registros, la categorización de transacciones, la conciliación de cuentas, la revisión de saldos pendientes y la preparación de informes financieros. Complete el trabajo para el mismo período contable y mantenga visibles los elementos sin resolver. La lista de verificación debe reflejar los sistemas de cuentas y pagos que su empresa utiliza habitualmente.
Recopila la actividad de todas las cuentas relevantes.
Revise los extractos bancarios y de tarjetas, facturas, recibos e informes de procesadores de pago. Incluya las cuentas nuevas y las que tengan poca actividad, ya que podrían aparecer cargos o transferencias. Las transacciones importadas deben cotejarse con las existentes para evitar que un pago o compra con tarjeta se registre dos veces.
Resuelva los detalles que modifican los informes.
Una transferencia requiere un tratamiento diferente al de una compra de negocio. Es posible que sea necesario dividir los pagos de préstamos, vincular los reembolsos a su actividad original e identificar por separado las transacciones del propietario. Las preguntas se agrupan para el propietario cuando la documentación justificativa no explica el propósito. Posteriormente, las conciliaciones bancarias y de tarjetas permiten identificar partidas faltantes, duplicados y diferencias de tiempo legítimas.
Revise los resultados antes de dar por finalizado el mes.
La revisión final verifica saldos inusuales, cambios significativos y cualquier factura o recibo impagado incluido en el alcance. Los informes deben indicar sus fechas y base contable. Las preguntas pendientes se documentan hasta su resolución. Acordar una fecha límite mensual para la documentación y una fecha de informe realista da ritmo al proceso, mientras que un proyecto inicial de reparación o puesta al día aborda problemas antiguos que, de otro modo, se arrastrarían.
Utilice una lista de verificación mensual de contabilidad en un orden práctico.
Una lista de verificación es más útil cuando cada tarea tiene una persona responsable y un registro que indica si se completó. Descargar las transacciones es una tarea; cotejarlas con los extractos es otra. Establezca las fechas de los informes antes de comenzar para que el saldo bancario actual no se compare con los registros del mes anterior.
- Recopile los extractos bancarios y de tarjetas de crédito completos del período.
- Recopilar registros de ventas, procesadores de pagos, facturas, recibos y comprobantes.
- Compare los pagos existentes antes de agregar la actividad descargada.
- Clasifique las transacciones admitidas y enumere los elementos inciertos.
- Concilie cada cuenta bancaria y tarjeta incluida.
- Revisar las facturas pendientes, los recibos y otros saldos relevantes.
- Prepare los informes acordados y documente las excepciones restantes.
Evite que un documento faltante se convierta en una suposición oculta
Si un pago carece de información suficiente, identifique la fecha, el importe, la cuenta y la explicación necesaria en los registros contables. Una persona de la empresa podrá entonces aportar el contexto. Un cargo recurrente puede ser reconocible, pero un nombre de comerciante desconocido no es un indicador fiable. Mantenga los asuntos pendientes separados de las tareas ya finalizadas.
Una lista de verificación también debe tener en cuenta los plazos. Un mes puede permanecer abierto mientras el estado de cuenta final no está disponible o una transacción importante está pendiente de aclaración. El cronograma de informes debe dejar claras estas dependencias, en lugar de considerar que el período ha finalizado simplemente porque ha transcurrido su último día calendario.
Utiliza el cierre para mejorar el mes siguiente.
Tras revisar los informes, guarde juntos los registros de conciliación, los informes y la explicación de los cambios significativos. Identifique los problemas recurrentes en los documentos y asigne la responsabilidad de corregirlos. Por ejemplo, si los pagos de los clientes llegan repetidamente sin referencias de factura, corregir este error puede reducir tanto los recibos no coincidentes como los recordatorios de cobro innecesarios.
La lista de verificación organiza el trabajo contable. El procesamiento de nóminas, la presentación de declaraciones de impuestos, los recuentos de inventario y las aprobaciones de pagos requieren responsabilidades específicas cuando corresponden. Sus registros pueden incorporarse al cierre mensual, pero no se incluyen automáticamente en cada servicio contable.