Comprenda las transacciones liquidadas antes de conciliarlas.
Una transacción liquidada aparece en el registro de actividad del banco o emisor de la tarjeta. Esto no significa necesariamente que la transacción haya completado una conciliación formal en su software de contabilidad. La liquidación identifica el movimiento en la institución financiera, mientras que la conciliación verifica un período completo del estado de cuenta con los registros contables.
Separar pendientes, liquidados y conciliados
Una compra pendiente con tarjeta puede cambiar de importe o desaparecer antes de registrarse. Una compra liquidada se ha registrado, pero las etiquetas de estado del software pueden variar. Generalmente, un asiento conciliado se incluye en la comparación de extractos. Comprender estas diferencias ayuda a evitar añadir una compra dos veces cuando aparecen tanto un asiento pendiente como un asiento registrado.
Coincidencia de la transacción antes de agregar otra
Si ya existe un pago de factura o un recibo de cliente en los libros, Fuente bancaria El artículo debería coincidir con el registro. Agregar un nuevo gasto o una nueva venta puede duplicar la actividad. Verifique el importe, la fecha, la cuenta y la referencia del pago, teniendo en cuenta las posibles diferencias de tiempo entre el momento en que la empresa registró la transacción y el momento en que el banco la procesó.
Investigar los elementos que siguen pendientes
Un cheque pendiente de cobro aún podría estar esperando ser depositado, pero un asiento contable antiguo podría reflejar un duplicado, un pago anulado o una cuenta bancaria incorrecta. Revíselo con la documentación de respaldo en lugar de marcarlo como cobrado para forzar un saldo. Las directrices de conciliación del IRS enfatizan la importancia de contabilizar los cheques pendientes, los depósitos y los cargos bancarios para que los registros ajustados coincidan por una razón comprensible.