Gastos empresariales que conviene controlar de forma constante
Lleva un registro de los costos operativos de tu negocio, incluyendo los costos directos de los proyectos, el alquiler, el software, los seguros, los servicios profesionales, las comisiones bancarias y otros gastos empresariales. Un registro útil muestra qué se compró, por qué se relaciona con el negocio y cómo se pagó. Registrar un gasto no garantiza automáticamente una deducción fiscal.
Crea categorías que reflejen cómo funciona el negocio.
Una empresa de servicios puede necesitar categorías separadas para subcontratistas, publicidad y suministros para proyectos. Un vendedor de productos también puede necesitar registros de inventario y costo de los bienes vendidos. Elija categorías que respondan a las preguntas de gestión y aplíquelas de forma coherente. Demasiadas categorías casi idénticas pueden dificultar la comparación de informes sin añadir detalles útiles.
Conserve el comprobante de compra y el propósito comercial.
El extracto de la tarjeta suele identificar al comercio y el importe, pero puede que no explique qué se compró. Conserve los recibos, las facturas y las notas justificativas cuando el propósito comercial no sea evidente. En el caso de una compra mixta, puede ser necesario documentar claramente la diferencia entre los gastos comerciales y personales. Evite asignar una compra completa a una categoría comercial simplemente porque se haya utilizado una tarjeta de empresa.
Separe los gastos de otros usos del efectivo.
Las compras de equipo, el capital del préstamo, los retiros y las transferencias de los propietarios pueden reducir el efectivo del banco sin ser considerados gastos operativos ordinarios. Identifíquelos antes de basarse en un informe de ganancias. Su asesor fiscal determinará la elegibilidad para las deducciones, la depreciación y cualquier limitación especial. La función del contador es organizar la información completa y mantener registros contables claros para que las decisiones se tomen con el respaldo adecuado.