Cambiar de proveedor de contabilidad a mitad de año sin perder su historial financiero.
Publicado
Una empresa no tiene por qué esperar hasta diciembre para reemplazar a un proveedor de contabilidad que ya no satisface sus necesidades. Sin embargo, cambiar de empresa a mitad de año plantea una cuestión importante: ¿cómo transferir el trabajo sin perder el significado de las cifras?
El reto no suele ser trasladar una hoja de cálculo de una carpeta a otra, sino saber qué meses se han conciliado, qué saldos están respaldados, qué asuntos quedan pendientes y quién es responsable de la transferencia.
Establecer el último período contable completado
Antes de finalizar el acuerdo actual, solicite el estado de cada cuenta financiera relevante. Identifique la fecha de la conciliación más reciente y si dicho período se completó y revisó. Una cuenta bancaria conciliada hasta agosto se encuentra en una situación diferente a una cuenta con transacciones de agosto registradas pero sin una conciliación completa.
Solicite los estados financieros correspondientes a los periodos finalizados, incluidos los estados de resultados y los balances generales, si estos informes formaban parte del acuerdo. Estos documentos sirven de referencia para el nuevo proveedor, pero la documentación de respaldo sigue siendo importante.
Si un proveedor no puede confirmar qué período ha concluido, la empresa no debe describirlo como finalizado. El nuevo proveedor debe conocer la incertidumbre antes de utilizar esos saldos como punto de partida.
Solicite los registros que expliquen los saldos.
Una transferencia útil incluye acceso a la plataforma contable, extractos bancarios y de tarjetas de crédito, informes de conciliación, anexos de transacciones, recibos, facturas y una lista de preguntas pendientes. Dependiendo del alcance del servicio, la empresa también podría necesitar registros de facturas pendientes de clientes y proveedores.
El IRS hace hincapié en que los registros deben respaldar los ingresos y gastos de la empresa. Este principio es fundamental durante un cambio de proveedor, ya que los archivos contables deben seguir siendo utilizables incluso después de que la persona que registró las transacciones haya dejado la empresa.
Exportar únicamente un estado de pérdidas y ganancias no es suficiente si nadie puede explicar cómo se clasificó un depósito importante o por qué el saldo de una cuenta difiere de su extracto.
Conservar las explicaciones, no solo los archivos.
Las decisiones contables suelen tener un contexto que no se deduce claramente de la descripción de la transacción. Una transferencia entre cuentas puede parecer un ingreso hasta que alguien confirme su naturaleza. Un pago a un proveedor puede abarcar varias facturas. Un depósito puede estar relacionado con una transacción de un período anterior. Solicite al proveedor saliente una lista de excepciones que incluya clasificaciones sin resolver, recibos faltantes, saldos inusuales y ajustes pendientes de aprobación. Si el proveedor no puede proporcionar dicha lista, el proveedor entrante debería elaborarla durante el proceso de incorporación, en lugar de asumir sin más que la contabilidad es correcta.
El objetivo no es generar un extenso registro de culpas, sino permitir que la siguiente persona identifique el trabajo ya realizado y el que aún requiere atención.
Transferir acceso deliberadamente
La empresa debe mantener el control de su plataforma contable y sus registros financieros. Revise los roles de usuario, elimine las credenciales innecesarias solo cuando la transferencia sea segura y otorgue al nuevo proveedor el acceso adecuado para las funciones acordadas.
Evite compartir su contraseña bancaria personal por correo electrónico o permitir que un proveedor utilice las credenciales de otra persona. Utilice los controles de acceso individual disponibles, siempre que el banco y el software los admitan. Mantenga los derechos de aprobación de pagos y administración de cuentas en manos del personal autorizado, a menos que exista un acuerdo específico que indique lo contrario.
Cambiar de proveedor también es un buen momento para verificar dónde se conectan las conexiones bancarias automatizadas, las herramientas de carga de documentos y las notificaciones de informes.
Decidir quién es el responsable del Mes de la Transición
Los cambios a mitad de año suelen fallar en la transición entre proveedores. Una empresa da por sentado que la otra se encargará de la conciliación del mes en curso. El nuevo proveedor espera un saldo inicial definitivo. El propietario cree que todo está cubierto porque ambas empresas recibieron el pago durante la transición.
Establezca una fecha límite por escrito: el proveedor saliente cubre las transacciones hasta una fecha específica, mientras que el proveedor entrante asume la responsabilidad a partir de otra fecha claramente definida. Si se requiere una limpieza previa antes de que el nuevo servicio pueda comenzar con normalidad, debe identificarse y presupuestarse, en lugar de integrarse discretamente en el trabajo recurrente.
El cronograma de transición también debe especificar cuándo se entregará el primer informe nuevo y qué preguntas debe responder el propietario durante el proceso de incorporación.
Elija un reemplazo basándose en un plan de traspaso claro.
La capacidad de un proveedor para explicar sus requisitos de incorporación revela mucho sobre cómo gestionará los registros posteriormente. Pregunte qué información se necesita para comenzar, cómo se verificarán las conciliaciones previas y qué sucede si los archivos existentes están incompletos.
Paper Trail ofrece servicios recurrentes de contabilidad y Reparación de contabilidad para registros que necesitan corrección. Un negocio que cambia de proveedores puede Solicitar presupuesto Basándose en la estructura actual de su cuenta, el volumen de transacciones y las condiciones de transferencia. El objetivo es una continuidad precisa del registro financiero, no un cambio apresurado que genere un segundo problema contable.