Contabilidad en Wyoming

Mantener registros que respalden los libros.

Las empresas de Wyoming conservan libros de ventas, certificados de exención, facturas de proveedores, registros de alojamiento y de indemnización por despido, cuando corresponda, y documentos de trabajo para el informe anual de la Secretaría de Estado, porque Wyoming no tiene una declaración de impuestos sobre la renta que sirva de base para un archivo de registros anual como lo hace un estado con impuesto sobre la renta.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Dado que en Wyoming no existe el impuesto sobre la renta, los principales factores que influyen en la contabilidad estatal son el impuesto sobre las ventas y el uso por condado y ubicación, el impuesto sobre el alojamiento cuando corresponda, los impuestos sobre la extracción y los minerales para los productores, los informes de nómina de compensación laboral y desempleo, y el impuesto anual sobre licencias basado en activos.

Registros de nómina e informes del empleador

Wyoming no tiene retención de impuestos estatales sobre la renta salarial, porque no tiene impuesto sobre la renta personal, como se indica en la sección de impuestos estatales.

Los empleadores cubiertos se registran en el Departamento de Servicios Laborales para el seguro de desempleo y la compensación laboral, presentan informes trimestrales de salarios por desempleo a través del portal de usuarios del Seguro de Desempleo de Wyoming, llamado WYUI en la página del Departamento mencionada en el párrafo anterior, y presentan informes de nómina de compensación laboral según el calendario asignado por el Departamento.

Ingresos, compras y documentación

Un minorista de Wyoming mantiene un registro de ventas a nivel de condado, porque los impuestos opcionales del condado modifican la tasa combinada y la distribución del impuesto, aunque la declaración se presente ante el estado.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Energía y minería. Los productores de minerales están sujetos al impuesto sobre la extracción y al impuesto ad valorem sobre la producción, por lo que el volumen, el valor, las regalías y los registros de ventas por pozo o mina constituyen registros contables fundamentales. El alcance se limita a los productores, procesadores y operadores relacionados con minerales y energía.

Alojamiento y hostelería. Los establecimientos de alojamiento recaudan el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el alojamiento cuando corresponda, por lo que se necesitan registros de ocupación, tarifas y exenciones por estancia, además de los registros de ventas habituales.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Cheyenne con licencia para el impuesto sobre las ventas de Wyoming mantiene registros de ventas por condado, recauda el impuesto estatal del 4 por ciento más cualquier impuesto del condado vigente para el lugar de venta, presenta la documentación ante el Departamento de Ingresos y conserva los registros durante al menos el período de evaluación de tres años en la sección de retención, aunque no presente ninguna declaración de impuestos sobre la renta de Wyoming.

Una pequeña empresa de servicios energéticos conserva las facturas de compra de equipos con las notas del impuesto sobre el uso, los registros de la ubicación del trabajo y los informes de nómina para el desempleo y la compensación laboral, e informa de una nueva contratación en un plazo de 20 días, porque en Wyoming existe la presentación de informes de nómina aunque no exista la retención del impuesto sobre la renta salarial.

Informes anuales sobre producción mineral y activos

Las empresas de Wyoming no pagan impuesto estatal sobre la renta, pero eso no elimina la necesidad de contar con datos financieros organizados. Los productores de minerales pueden necesitar cronogramas de volumen y valor, mientras que las empresas que preparan declaraciones anuales pueden necesitar una contabilidad precisa de los activos ubicados en el estado.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Wyoming estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Wyoming.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.